Office Service Paket 2016: Die besten Vorlagen, Schriften, Cliparts und Add-ins

Das Internet ist voll von vermeintlich tol­len Helfern für Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Vieles von dem, was angeb­lich praktisch sein soll, entpuppt sich bei genauerer Prüfung als umständlich, in­kompatibel oder schlicht untauglich. Bei den hier vorgestellten Erweiterungen zu Office lohnt genaues Hinsehen: Die Programme erweitern den Funktionsumfang von Word, Excel & Co. und passen die Anwendungen optimal an die persönlichen Bedürfnisse an. Probieren Sie es aus!

• Hinweis: Einige Tools und Erweiterungen finden Sie in diesem Artikel als Download verlinkt. Der Großteil findet sich aber auf der Heft-DVD der PC-Magazin-Ausgabe 3/2016.

Tipp 1: Menü als Ribbon-Element

Wesentliches Element der Office-Oberflä­che seit Office 2007 ist die flache Ribbon- Multifunktionsleiste. Sie stellt kontextbe­zogen Funktionen zur Auswahl und macht Klicks in konventionellen Menüstrukturen überflüssig. Die in Form eines aufklapp­baren Streifens dargestellten Register be­inhalten Symbol- sowie Textschaltflächen und fassen etwa Formatierungs- oder An­sichtsbefehle zusammen. So praktisch es in der Theorie auch sein mag, dem Nutzer nur solche Bedienelemente anzuzeigen, die zum gerade bearbeiteten Objekt passen, so sehr vermissen Power-Nutzer die Freiheit, rasch in beliebige Menüs zu wechseln.

Hier kommt UBitMenu für Eilige ins Spiel: Das für Privatnutzer kostenlose Add-on ergänzt Word, Excel und PowerPoint um ein zusätzliches Ribbon, das die klassische Menüstruktur von Office 2003 einschließ­lich korrespondierender Symbolleisten und Tastaturkürzel bietet. Dadurch können Sie nach Bedarf nahtlos zwischen Microsoft- Ribbon- und klassischem Menü-Interface wechseln und die Vorteile beider Bedien­konzepte für Ihren Office-Alltag nutzen. UBitMenu unterstützt die Office-Versionen 2007, 2010, 2013 und das neue 2016.

Tipp 2: Standardtexte als Musterbrief

Textbausteine wie Adressen, Namen oder Grußformeln, die Sie immer wieder in Word nutzen, können Sie über die Auto­textfunktion speichern und anschließend in Dokumente einfügen. Autotext eignet sich vor allem für umständlich einzuge­bende Floskeln, die Sie nicht immer er­neut tippen wollen. Für ganze Seiten ist die Autotextfunktion weniger optimal. Diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools- Musterbrief-Assistent für Word.

Er bringt 50 Textvorlagen mit und kann Ihre eigenen Texte als Muster­briefe speichern. Dazu markieren Sie den gewünschten Textabschnitt samt enthal­tenen Tabellen sowie Bildern und überneh­men ihn in die Template-Sammlung. Später genügt ein Doppelklick, um den Mustertext ins aktuelle Dokument einzufügen. Sogar zusammengesetzte Vorlagen sind möglich, indem Sie mehrere Abschnitte speichern und per Mehrfachauswahl in einem Rutsch in ein neues Dokument übernehmen.

Tipp 3: Falzmarken passgenau einfügen

Damit Sie Ihre Briefe leichter lochen und für Umschläge falten können, lassen sich in Word Loch- und Falzmarken anlegen. Weil sich allerdings nicht einmal in Word 2016 eine entsprechende Platzierungsautomatik findet und diese auch nicht zum Funktionsumfang von Druckertreibern gehört, ist Handarbeit angesagt: Sie müssen zunächst eine Kopfzeile einfügen, diese zur Bearbei­tung aufrufen, dann händisch drei waa­gerechte Linien einfügen und ihre Länge anpassen - hierzulande üblich sind 0,3 Zen­timeter für Falzmarken und 0,6 Zentimeterfür Lochmarken.

Danach steht das genaue Positionieren der Marken im Seitenlayout an, damit die Marker auch an der richti­gen Stelle ausgegeben werden. Ein kleiner Irrtum, und schon war all die Mühe ver­gebens. Die ganzen Arbeitsschritte erspart Ihnen der Falz- und Lochmarken-Assistent von SmartTools. Zu Beginn legen Sie einmal die gewünschten Abstände sowie die bevorzugte Linienart und -stärke fest. Danach genügt ein Maus­klick, und der Assistent ergänzt das aktuelle Dokument mit passgenauen Papiermarken.

Lesetipp: Office 365 jetzt kostenlos für Schüler und Studenten

Eine empfehlenswerte Ergänzung ist der Adressfenster-Assistent vom selben Entwickler. Er sorgt in Briefen für ein einwand­frei formatiertes Adressfeld gemäß DIN 5008, das garantiert für Umschläge passt.

Tipp 4: Kalenderblätter für Word

Eine weitere Schwäche von Word betrifft die Erstellung von vielseitig nutzbaren Kalenderblättern. Zwar finden sich in der Vorlagenbibliothek von Word unter dem Schlagwort Kalender zig Online-Muster, die jedoch alle statisch und dadurch schlecht anzupassen sind. Auch dieses Problems hat man sich bei SmartTools angenommen und stellt mit dem Kalender-Assistenten 2016 einen kostenlosen Generator für Tages-, Wochen- und Monatskalender zur Verfü­gung. Nach dem Start geben Sie neben dem Wunschzeitraum noch an, welchen Kalen­dertyp Sie erstellen möchten, wie die For­matierung aussehen soll und ob neben Fei­ertagen auch Ferientermine hervorgehoben werden sollen. Daraus erzeugt der Genera­tor ein Word-Dokument, das Sie formatie­ren, bearbeiten und ausfüllen können.

Tipp 5: 300 neue Funktionen für Excel

Ein dickes Paket voller Zusatzfunktionen für die Microsoft-Tabellenkalkulation Ex­cel holen Sie sich mit den für den priva­ten Einsatz kostenlosen ASAP Utilities von Bastien Mensink auf den Rechner. Die umfangreiche Funktions­bibliothek richtet eine eigene Ribbon-Leiste ein, auf der sich Formatierungshilfen für Arbeitsblätter neben Ausfüllassistenten, Bereichsauswahlwerkzeugen und Zellen­formatierungsbefehlen aneinanderreihen. Formeln können auf markierte Zellen an­gewandt, Spalten nach Farbe sortiert und Zellinhalte mit einem Passwort geschützt werden. Auch Import- und Exportfilter für gängige Formate sind vorhanden.

Tipp 6: Checklisten einsetzen

Checklisten machen das Leben leichter - vor allem dann, wenn Sie fix und fertig zur Verfügung stehen. Über 140 einsatzbereite Aufgaben- und Planungsvorlagen bietet die Vollversion Checklisten & Tabellen mit Excel auf der Heft-DVD der PC Magazin Ausgabe 3/2016. Abgedeckt werden private und geschäftliche Bereiche wie Autokauf, Umzug, Urlaubsplanung, Finanzen, Marketing, Freizeit und Zeitmanagement. Die Vorlagen enthalten alle wichtigen Punk­te zum Abhaken und dienen als Ausgangs­basis für individuelle Checklisten. Somit sparen Sie gegenüber einer Neuerstellung von null an eine Menge Zeit.

Lesetipp: Häufige Office-Fehler und ihre Lösungen

Gut 500 praktische Excel-Vorlagen rund um Ihre Finanzen stecken im Haushalts­buch 2016 mit Excel, das Sie ebenfalls als Vollversi­on auf der genannten Heft-DVD finden. Die Vorlagen für zu Hause und fürs Büro umfassen Fi­nanzpläne und Kalkulationen, Muster­berechnungen zur Hausfinanzierung, für Kaufverträge, Stundennachweise, Reisekos­tenabrechnungen, Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Gewinn-Verlust-Listen und weitere Templates für Haushalt, Bankge­schäfte, Sekretariat, Verwaltung und Verein.

Tipp 7: Projekte visualisieren

Längerfristige Projekte lassen sich mit dem Excel Jahresplaner 2016 visualisieren. Auf dem handlichen Arbeitsblatt können etwa Urlaubszeiten, Geschäftsreisen, Messebesuche und Dead­lines für Projekte eingetragen werden. Für Übersicht sorgt die Verwendung von Farb­codes. Kalenderwochen, bundeseinheitli­che Feiertage und Wochenenden sind ein­getragen, und die Anzahl der Arbeitstage im jeweiligen Monat ist angegeben. Gedacht ist die Alternative zu handbeschriebenen Wandplanern zur Nutzung am Bildschirm oder zum Ausdrucken im DIN-A4-Format. Per Rechtsklick lassen sich bis zu drei Kom­mentare pro Kalendertag hinterlegen.

Tipp 8: Suchmaschine für Office

Für weniger Stress beim Suchen nach Nachrichten in Outlook und generell nach Office-Dokumenten sorgt Copernic Desktop Search, das in der Lite-Version für bis zu 75.000 Dateien gratis ist. Das Tool erstellt einen Volltextindex Ihres gesamten Dokumenten- und Nachrichten­archivs und hält ihn im Hintergrund aktu­ell. Dazu kann es neben neuen auch mit älteren Officedatei- und Outlook-Versionen umgehen. Über eine Suchmaske geben Sie ähnlich einer Google-Anfrage an, wonach Sie recherchieren möchten. Nach Bedarf können Sie noch Felder spezifizieren. Bei Word-Dateien lässt sich so etwa nach ei­nem bestimmten Ersteller suchen, bei Mails nach Absender, Empfänger oder Betreffzei­le. Die Treffer lassen sich sortieren - ein Klick auf ein Ergebnis öffnet die Fundstelle.

Tipp 9: Durchblick bei Dateianhängen

Die Suche nach Mailanhängen im Post­eingang von Outlook kann Nerven kosten. Schneller geht es mit OutlookAttachView. Das Tool scannt den Post­eingang und andere Mailordner nach Nach­richten mit Dateianhängen und präsentiert die Ergebnisse als Liste. Hier können Sie bequem einzelne oder mehrere Anhänge gleichzeitig auswählen, über das Kontext­menü in Explorer-Ordnern speichern oder löschen. Fürs Exportieren von Anhängen lassen sich anhand von Platzhaltern präzi­se Vorgaben für Dateinamen machen.

Tipp 10: Papiersparende Ausdrucke

Längere Dokumente wie PDF-Anleitungen gibt der kostenlose Booklet-Assistent auch ohne Duplex-Drucker zweiseitig aus. Erst werden nur die geraden und nach dem Umdrehen der Papierbögen die ungeraden Seiten gedruckt.