Cloud-Tools für Unternehmen: Personalplanung und sichere Datenräume

Gerade in Firmen aus dem mittelständischen Bereich und in kleineren Unternehmen sind die Probleme bekannt, die sich bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter sowie bei genauer Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit ergeben. Auch hier kommen häufig noch Excel-Tabellen oder sogar Post-it-Aufkleber als „Werkzeug“ zum Einsatz – mit entsprechenden Ergebnissen. Die deutsche Eurodata AG gehört zu einer ganzen Reihe von Anbietern, die spezielle Cloud-Lösungen für diesen Bereich bereitstellen. Als Einstieg wird von vielen Kunden laut Aussage von Eurodata dabei zunächst häufig die reine Zeiterfassung per Cloud-Lösung eingeführt. 

Dieses Produkt nennt sich edtime und ermöglicht es, sowohl Arbeitszeiten als auch Pausen zu erfassen. Im Gegensatz zu Hardware-Terminals („Stechuhren“), die wartungsintensiv und teuer sind, können die Mitarbeiter bei dieser Cloud-Lösung über eine „mobile Stempeluhr“ ein- und auschecken. Die Abspeicherung der Daten geschieht dabei in der eurodata Cloud, die in einem deutschen Rechenzentrum gehostet ist. 

Wie bei der größeren Lösung edpep, die der kompletten Personaleinsatzplanung dient und das Zeiterfassungsmodul beinhaltet, kommt bei diesem Ansatz ein weiterer Cloud-Vorteil zum Tragen: Der Anbieter pflegt automatisch die jeweils aktuellen arbeitsrechtlichen Auflagen ein. Weiterhin steht den Mitarbeitern eine Kommunikations-App zur Verfügung, über die sie –wenn das gewünscht ist – beispielsweise direkt den Schichttausch regeln können.​​

Arbeiten im Hochsicherheitsbereich: Secure Virtual Datarooms 

Gerade wenn es zum Beispiel um Themen wie Verwaltung der Unterlagen einer Aufsichtsratssitzung, das Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche oder die Verhandlungen bei Fusionen und Übernahmen geht, scheuen viele Firmen noch davor zurück, auf Cloud-Lösungen zu setzen. Zu groß sind häufig die Sicherheitsbedenken und die juristischen Hürden. Mit dem Konzept der sicheren virtuellen Datenräume bieten einige Anbieter wie Brainloop​​, Droom​​ oder Netfiles​​ spezielle Cloud-Lösungen an, die eine sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente ermöglichen. 

So werden dann beispielsweise Sitzungsunterlagen nur noch auf der Web-basierten Sicherheitsplattform bearbeitet und anschließend durchgängig verschlüsselt und vollkommen geschützt zur Verfügung gestellt. Wir konnten die Brainloop-Lösung in einem Praxistest näher betrachten: Je nach Sicherheitseinstellung verlangte das System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Neben der Eingabe von Benutzernamen und Passwort ist das dann üblicherweise eine TAN, die automatisch an die hinterlegte Mobiltelefonnummer per SMS oder standardmäßig auch an die E-Mail-Adresse verschickt werden kann. 

Lesetipp: Cloud-Daten sicher verschlüsseln​

Nach dem Hochladen eines Dokuments standen uns neben der Einstufung Keine Sicherheitskategorie die Einstellungen Öffentlich, Vertraulich und Streng vertraulich zur Verfügung. Vertrauliche Dokumente können mitlesende Benutzer nur als geschützte PDFs mit einem Wasserzeichen herunterladen. Wechselt der Anwender gar in die Einstellung Streng vertraulich, ist nur noch ein Lesen am Bildschirm zulässig. Diese Art der Anwendung ermöglicht es dadurch auch bei hochsensiblen Daten und Dokumenten, eine Cloud-Lösung einzusetzen und deren Vorteile wie die enge, direkte Zusammenarbeit über das Web zu nutzen.​