Im Test: Das Cloud-Angebot Haufe Gefährdungsbeurteilung

Menschen sollen an ihrem Arbeitsplatz nicht unnötig ihre Gesundheit auf Spiel setzen oder anderen Gefahren ausgesetzt sein. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene Kompetenzen auf diesem Gebiet ist jedoch der Arbeitsschutz eine echte Herausforderung.

Nicht nur mit Blick auf die praktischen Sicherheitsmaßnahmen, sondern auch in Sachen Dokumentation. Die zentrale Säule ist hier die Gefährdungsbeurteilung, in der Unternehmen einzelne Arbeitssituationen bewerten, die Risiken dokumentieren und zum Schutz Ihrer Mitarbeiter geeignete Maßnahmen vorschreiben.

Beurteilungen effizienter erstellen

Da es sich bei der Gefährdungsbeurteilung immer um den gleichen Ablauf handelt, ist der Prozess bestens für eine Standardisierung geeignet. Genau hier kommt die Cloud-Lösung Haufe ­Gefährdungsbeurteilung ins Spiel. Sie unterstützt Unternehmen dabei, gefährliche ­Situationen zu analysieren, Schutzmaßnahmen festzulegen und in der obligatorischen Beurteilung rechtssicher zu beschreiben.

Weil die Inhalte online bereitgestellt werden, braucht man sich keine Gedanken über ihre Aktualität zu machen. Gefährdungsbeurteilungen kann man zudem auf jedem Endgerät verfassen – also beispielsweise auch mobil auf einem Tablet direkt auf der Baustelle. Allein dadurch entsteht ein hoher Praxisbezug.

Benutzerführung und Textbausteine

Der Beurteilungsprozess ist übersichtlich strukturiert. Die notwendigen Eingaben des Parcours sind weitgehend selbsterklärend und entsprechend einfach zu verstehen. Gestartet wird mit den Angaben zum Unternehmen, wobei auch Standorte und Abteilungen berücksichtigt werden. Außerdem lassen sich mehrere Unternehmen anlegen, was für Unternehmensgruppen und Konzerne ein Pluspunkt ist.

Nutzen mehrere An­wender die Software, können sie Gefährdungsbeurteilungen gemeinsam erarbeiten und in einem strukturierten Freigabeprozess finalisieren. Der ordnungsgemäße Verlauf der Freigabe wird protokolliert und bleibt so auch im Nachhinein transparent. Dabei benötigen nicht zwangsläufig alle Beteiligten eine eigene Lizenz, da man Mitarbeiter auch via Microsoft Outlook einbinden kann.

Bei der Dokumentenerstellung greift Haufe Gefährdungsbeurteilung auf vordefinierte Textbausteine zurück. Ein umfangreicher Katalog liefert dafür den Input. Alternativ kann man Mustertexte verwenden, die sich mit wenigen Klicks an die eigene Situation anpassen lassen. Auch Fotos oder bereits vorhandene Beschreibungen aus anderen Quellen lassen sich ergänzen.

In einem Management Dashboard bleibt der Fortschritt der verschiedenen Gefährdungsbeurteilungen jederzeit im Blick, sodass man bei Verzögerungen rechtzeitig nachhaken kann. Ist die Beurteilung final abgestimmt, lässt sich das Dokument im PDF-Format ausgeben und im betrieblichen Dokumentenmanagement hinterlegen.

FAZIT:

Haufe Gefährdungsbeurteilung bringt Struktur, Transparenz und Sicherheit. Unternehmen sparen Zeit und profitieren von der Rechtssicherheit der bereitgestellten Texte.

Haufe Gefährdungsbeurteilung: Preis bei Redaktionsschluss:

Online-Jahrespreis, 1er Lizenz: 1010 Euro, weitere Lizenz-Modelle stehen zur Verfügung

Haufe Gefährdungsbeurteilung: Die Funktionen

• Anlegen einer Organisationsstruktur
• Vollumfängliche Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen
• Unterstützung bei der Erstellung durch umfangreichen Standardkatalog (inklusive Vorschläge für Schutzmaßnahmen)
• Muster-Gefährdungsbeurteilungen
• Berücksichtigung der Vorgaben nach Mutterschutzgesetz
• Möglichkeit zur Ergänzung von Rechtsvorschriften
• Delegation von Schutzmaßnahmen inkl. Festlegen von Verantwortlichkeiten und Fristen für die Umsetzung
• Durchführung von Wirksamkeitskontrollen
• Freigabe-Workflow mit Beteiligung von Führungskraft und / oder Betriebsrat
• Freigabe-Historie
• Unterstützung bei der Kommunikation zwischen allen Beteiligten
• Versionierung und Archivierung von Gefährdungsbeurteilungen
• Dashboard mit Übersicht über offene oder überfällige Maßnahmen
• Prozess-Beteiligung von Führungskräften oder weiteren Personen durch Nutzung von Mehrfachlizenzen
• Zentrales Dashboard für den Überblick über offene oder überfällige Aufgaben sowie noch ausstehende Freigaben