Interview mit Karolina Jackson-Ward
Insider-Tipps in Zeiten agiler Projektarbeit
Patentrezepte für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Projekten gibt es nicht, aber Erfahrungswerte. Karolina Jackson-Ward, seit 15 Jahren Produktmanagerin der Collaboration-Plattform Projectplace, kennt die Chancen und Risiken in der Projektarbeit. Im Gespräch mit dem PC Magazin erläutert sie, warum gerade die Zusammenarbeit für den Erfolg eines Projekts so entscheidend ist und mit welche Tricks sie sich positiv beeinflussen lässt.
Frau Jackson-Ward, die Zeiten in denen Unternehmen bei Stichwort Projektmanagement nur an ein Programm gedacht haben sind vorbei. Webbasierte Collaboration-Lösungen prägen mittlerweile den Markt. Aber sind diese überhaupt eine wirkliche Alternative für das Management komplexer Projekte?
Aber ja, denn moderne Projektteams werden immer heterogener. Sie binden Externe ein, Kollegen aus anderen Ländern und anderen Unternehmensbereichen. Durch den enormen Wettbewerbsdruck fordern die Chefetagen zudem immer bessere und schnellere Ergebnisse. Da ist es unablässig, dass sich ein solches Team optimal für eine schnelle und zuverlässige Kommunikation und Zusammenarbeit aufstellt. Zeitraubende Prozesse oder eine lange Einarbeitungszeit sind da eher störend. Deshalb haben sich moderne Collaboration-Tools mittlerweile zu anerkannten Projektmanagement-Plattformen entwickelt und finden immer mehr Zuspruch.
Der Pragmatismus spielt demnach eine wichtige Rolle. Dennoch bin ich skeptisch, ob sich mit einem solchen Selbstverständnis große Projekte bewältigen?
Ich kann die Vorbehalte nachvollziehen, muss aber gleich darauf hinweisen, dass Toyota bereits vor mehr als 40 Jahren mit der Einführung des Kanban-Prinzips genau das bewiesen hat. Bei dieser Vorgehensweise steht die Idee von der Eigenverantwortung und dem kooperativen Miteinander im Vordergrund. Wir bei Projectplace haben von jeher die Idee, dass die Umsetzung eines Projekts ganz zentral von der Kommunikation der Teammitglieder untereinander abhängt. Deshalb sehen wir unsere Lösung auch als zentrale Kommunikationsplattform, auf der alles wesentlichen Informationen und Dokumente ausgetauscht werden.
Dennoch lassen wir unseren Anwendern die Wahl, ob Sie sich in Form einer Projektmanagement-Methode, beispielsweise PRINCE2 organisieren möchten, die Darstellung des Projekts in Gantt-Diagrammen bevorzugen oder agil mit Kanban-Boards arbeiten möchten. Wer Projectplace nutzt, kann die Vorgehensweise individuell an seine eigene Arbeitsweise anpassen und das sorgt nicht nur für Zufriedenheit, sondern auch für bessere Ergebnisse.
Was sind Ihrer Meinung nach die Erfolgsfaktoren?
Die Kombination der einzelnen Faktoren ist das Entscheidende. Wir stellen beispielsweise in Projectplace sowohl eine elektronische Kommunikationsplattform als auch digitale Kanban Boards zur Verfügung, so dass Projektteams ihre Aufgaben und deren Verlauf aussagekräftig visualisieren können. Entscheidend ist aber, dass diese Kommunikation auch entsprechend verknüpft ist, dass Dokumente an gleicher Ort und Stelle sind und nicht mittels Email verschickt werden. So passieren nicht nur weniger Fehler, sondern das ganze Projekt bekommt eine positive Eigendynamik und die Gefahr, dass Emails untergehen reduziert sich.
Wie lässt sich der Teamspirit anderweitig unterstützen?
Die Perspektive des Einzelnen ist zudem wichtig. Was meine ich damit? Viele Lösungen bieten individuelle Hilfestellungen an, etwa automatisierte persönliche Übersichten mit allen aktuell anstehenden Aufgaben. Alles andere aber müssen sich die Projektmitglieder selbst organisieren – meistens über ein E-Mail-Programm. Und genau das ist das Problem, denn im Grunde benötigt jeder Einzelne eine vollständige Liste aller anstehenden Arbeiten. Bei Projectplace setzen wir das um, indem wir die Kanban-Boards erweitert haben und so die Möglichkeit besteht, Aufgaben einzutragen und Dokumente anzuhängen. Das macht die Projektarbeit auf der einen Seite flexibler und auf der anderen Seite übersichtlicher. Wer möchte, kann sogar seine private To-Do-Liste über diese Kanban-Boards führen.
Aber dann verschwimmen doch die Grenzen. Wie kann das funktionieren?
Keine Sorge, Privates bleibt privat und kann von den anderen Teammitgliedern anderen nicht gesehen werden. ich persönlich weiß aber, dass ich alles im Überblick habe – auch was meine privaten Aufgaben angeht.
Auch wenn so etwas die Motivation der Mitarbeiter stärkt, wichtig ist doch, dass die Geschäftsführung optimal informiert ist.
Für das Management ist es wichtig, alles auf einen Blick zu haben und das am besten in Realtime. Genauso wichtig ist es aber auch, dass die Projektleitung sieht, wenn etwas aus dem Plan läuft. Da hilft es, wenn sich die Verantwortlichen in die Produktivdaten hineinzoomen können um rechtzeitig zu sehen, wo sich Schwierigkeiten anbahnen. So lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch die Stimmung innerhalb des Teams positiv beeinflussen. So gesehen unterstützten solche Tools auch den agilen Führungsstil, der immer mehr gefordert wird.
Welche Trends sehen Sie aktuell? In welche Richtung wird sich die Projektarbeit in der nächsten Zeit verändern?
Eine flexible und zeitgemäße Zusammenarbeit wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen - vor allem die Ganzheitlichkeit, sprich das Zusammenspiel der verschiedenen Projektebenen und -phasen. Aber es wird auch darum gehen, solche Plattformen jederzeit und von jedem Device aus einfach und zuverlässig nutzen zu können und das natürlich intuitiver Anwendung und einem positiven Nutzererlebnis. Eine flexible Projektmanagement-App also, bei der alle Perspektiven der Projektarbeit berücksichtig werden, die eine unmittelbare Kommunikation unterstützt und einen schnellen Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.
Über Karolina Jackson-Ward
Karolina Jackson-Ward hat mehr als zwanzig Jahre Erfahrung in der IT-Branche in unterschiedlichen Rollen. In ihrer aktuellen Position sorgt sie dafür, dass der Kundennutzen bei der Entwicklung im Fokus bleibt und der Produktwert klar kommuniziert wird, damit die Anwender das Produkt optimal nutzen können. Karolina ist eine erfahrene Referentin, die sich für Wertschöpfung und Zusammenarbeit begeistert.
