Zeiterfassung in der Cloud: 6 Lösungen im Vergleich
Nach einem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichtes kommt nun kein deutsches Unternehmen mehr um die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter herum. Moderne Cloud-Tools ermöglichen eine kostengünstige Umsetzung und bieten dazu noch viele Zusatzmöglichkeiten. Wir haben sechs Lösungen verglichen.
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Am 13. September 2022 verkündete das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet seien, ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage der Entscheidung war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019...
Am 13. September 2022 verkündete das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet seien, ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage der Entscheidung war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019.
Dieses verpflichtete im Grunde bereits alle Unternehmen in der EU, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzuführen. Ziel war in erster Linie, die Beschäftigten zu schützen und dafür zu sorgen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten und Überstunden bezahlt oder ausgeglichen werden.
Die meisten Juristen gingen bisher davon aus, dass die EuGH-Vorgabe nicht direkt gilt, sondern die Gesetzgeber der EU-Mitgliedsstaaten zuerst aktiv werden müssten. Zumindest hierzulande lässt diese Initiative jedoch auf sich warten, bislang ist nicht einmal ein Entwurf in Sicht. Viele Unternehmen haben deshalb abgewartet. Doch spätestens nach der BAG-Entscheidung besteht nun dringender Handlungsbedarf, sonst drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen – siehe Interview auf der letzten Seite.
Cloud statt Stechuhr
Glücklicherweise bedeutet dies aber nicht, dass am Firmeneingang nun auf alle wieder die gute alte Stempeluhr oder ihre neuzeitliche Variante mit Magnetkarte oder RFID-Chip warten muss. Denn moderne Cloud-Zeiterfassungsprogramme lassen sich von überall aus am Computer und meist auch am Smartphone bedienen. Und bei der Ein- oder Ausbuchung per App lässt sich außerdem auch oft der Ort über GPS festhalten.
Für größeren Komfort bei der Bedienung vor Ort ist bei manchen Anbietern zudem die Kombination mit einem Hardwareterminal möglich. Mit den Tools werden zum einen die Arbeitnehmerrechte gewährleistet, zum anderen haben Verantwortliche jederzeit den Überblick über geleistete Zeiten. Darüber hinaus bieten viele Programme weitere Features, etwa Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder die Datenübergabe an andere Anwendungen.
Ein solches System macht flexibel und hält die Kosten im Rahmen. Denn üblicherweise entsteht nur eine laufende Gebühr pro Mitarbeiter. Wir haben sechs etablierte Tools für Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung getestet.
Testverfahren - Zeiterfassung
Für unseren Vergleich haben wir sechs etablierte Zeiterfassungsprogramme ausgewählt. Dabei war uns nicht nur der Funktionsumfang wichtig, sondern auch die Bedienbarkeit. Nur wenn eine neue Anwendung einfach zu handhaben ist, wird sie bei den Mitarbeitern auch schnell akzeptiert und zuverlässig genutzt. Optionale Hardwareterminals erleichtern die Bedienung vor Ort.
Von Vorteil ist darüber hinaus eine detaillierte und möglichst flexible Rechteverwaltung, mit der sich Zugriffs-, Änderungs- und Genehmigungsrechte optimal auf die betrieblichen Bedürfnisse ausrichten lassen. Damit Führungskräfte jederzeit den Überblick behalten, sind aussagekräftige Berichte hilfreich, die idealerweise flexibel gestalt- und anpassbar sind.
