Cloud-Zeiterfassung
6 Cloud-Tools für die Arbeitszeiterfassung im Vergleich
Der Europäische Gerichtshof verpflichtet Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos zu dokumentieren. Moderne Cloud-Tools ermöglichen die kostengünstige Umsetzung mit vielen Zusatzmöglichkeiten. Wir haben 6 Cloud-Tools einem Vergleich unterzogen.
- 6 Cloud-Tools für die Arbeitszeiterfassung im Vergleich
- Cloud-Arbeitszeiterfassung: Testverfahren
Die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter wird in kleineren, aber auch größeren Betrieben oft als entbehrlich angesehen. Vielfach gilt sogar die Vertrauensarbeitszeit, bei der die Leistung nur noch anhand des Ergebnisses beurteilt wird.
Doch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 verpflichtet nun alle Unternehmen in der EU dazu, sämtliche Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter lückenlos und systematisch zu dokumentieren. In erster Linie soll dies dem Schutz der Arbeitnehmer dienen und sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten und Überstunden bezahlt oder ausgeglichen werden.
Lieber jetzt schon handeln
Die Mitgliedsstaaten sind nun verpflichtet, das Urteil in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland liegt noch kein Gesetzesentwurf vor, doch zahlreiche Arbeitsrechtler und auch einige Arbeitsgerichte gehen davon aus, dass die Regeln dennoch bereits gelten.
Falls nicht vorhanden, sind Firmen also gut beraten, ein solches System schon jetzt einzuführen, denn es drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Die neuen Regeln bedeuten jedoch nicht zwingend die Rückkehr der Stempeluhr bzw. deren aktuellerer Variante mit Magnetkarte oder RFID-Chip.
Cloud-Zeiterfassungstools
Moderne Cloud-Zeiterfassungstools lassen sich von überall aus am Computer und oft auch am Smartphone bedienen. Verantwortliche haben jederzeit den Überblick über die geleisteten Zeiten, und vielfach bieten die Programme weitere Features, etwa Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder Datenübergabe an andere Anwendungen.
Das macht flexibel und hält zugleich die Kosten im Rahmen, denn es entsteht nur eine laufende Gebühr pro Mitarbeiter. Bei manchen Anbietern ist auch die Kombination mit einem Hardwareterminal möglich.
Es erleichtert die Bedienung des Systems vor Ort parallel zur einfachen und rechtskonformen Zeiterfassung im Außendienst oder im Homeoffice. Bei der Ein- oder Ausbuchung per App lässt sich via GPS oftmals gleich der Ort des Geschehens festhalten.
TimeTrack: Interessante Features
Im schönen Wien beheimatet ist die TimeTrack GmbH mit ihrem Programm TimeTrack. Es ist durchdacht gestaltet und leicht anzuwenden. Bei der Einarbeitung werden immer wieder hilfreiche kleine Videos angezeigt.
Für die einfache Anwesenheitserfassung vor Ort setzt TimeTrack GmbH auf eine spezielle App, die aus jedem Android-Tablet ein Terminal macht, an dem sich die Beschäftigten per NFC, Passwort oder PIN ein- und ausbuchen können. Interessant für Nutzer von lexoffice ist die Möglichkeit, TimeTrack direkt anzubinden.
Allerdings erfordert dies die Gold-Version für 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo. Im Standard-Paket sind es nur 4 Euro bei jährlicher Kündigungsfrist.
Details: TimeTrack
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: ab 4 Euro
- Internet: www.timetrackapp.com
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 91 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: sehr gut; Testsieger
- Preis/Leistung: sehr gut
Fazit: TimeTrack
Durchdachtes Programm mit interessanten Funktionen und Terminal-App für beliebige Android-Tablets.
Clockodo: Übersichtlich und individuell
Die clickbits GmbH aus Unna richtet sich mit seinem ansprechend gestalteten Tool Clockodo an kleine und mittlere Unternehmen. Für die Arbeits- und Projektzeiterfassung gibt es eine digitale Stoppuhr in einem praktischen Extrafenster.
Fehlende Zeiten lassen sich nachtragen und sind dann gekennzeichnet. Eine komplexe Abwesenheitsverwaltung ist ebenfalls integriert. Das Programm überzeugt mit durchdachten Details, beispielsweise die Option „Pausen erzwingen“, die bei durcharbeitenden Mitarbeitern die Pausenzeit trotzdem abzieht.
Pro Nutzer und Monat werden bei Jahresverträgen 6,50 Euro berechnet, für 50 Cent mehr ist die monatliche Kündigung möglich. Ab dem 11. Mitarbeiter reduziert sich der Preis in beiden Fällen auf 3,50 Euro.
Details: Clockodo
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: 3,50 bis 6,50 Euro
- Internet: www.clockodo.de
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 81 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: gut
- Preis/Leistung: gut
Fazit: Clockodo
Leistungsfähiges Tool mit innovativer und ansprechender Benutzeroberfläche.
Clockout: Spartanisch, aber günstig
Soll es einfach nur um die Erfassung von Arbeitszeiten gehen, ist das neue Clockout von Ashampoo eine preisgünstige Variante. Standalone kann das Programm schon für 1,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat gebucht werden.
Für nur einen Euro mehr lässt sich der Urlaubsplaner Vacationizer anbinden, der als komplette Abwesenheitsverwaltung fungiert und in dem auch Anträge gestellt und freigegeben werden können.
Allerdings sind die Preise bislang als Einführungspreis bezeichnet. Auf jeden Fall hat die Firma am Support zu arbeiten. Zum Testzeitpunkt stand nur ein Chat zur Verfügung, der leider auch noch offline war. Ansonsten ist das Programm übersichtlich und gut zu bedienen.
Details: Clockout
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: ab 1,50 Euro
- Internet: www.clockout.me
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 46 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: ausreichend; Sieger "Preis/Leistung"
- Preis/Leistung: sehr gut
Fazit: Clockout
Funktionierende Arbeitszeiterfassung ohne große Zusatz-Features, dafür aber zum günstigen Preis.
TimeTac: Gut, aber unübersichtlich
Etwas überladen präsentiert sich TimeTac aus dem österreichischen Graz. Der Versuch viel auf wenig Raum zu zeigen, geht zulasten des Überblicks. Zumindest kann das Programm dafür auch einiges.
Praktisch ist der Kalender, in dem nicht nur alle erfassten Zeiten eingesehen, sondern auch Planeinträge hinzugefügt werden können. Drei verschiedene, optional erhältliche Terminals erfassen die Zeiten vor Ort komfortabel per RFID, NFC oder Fingerprint. TimeTac ist modular aufgebaut.
Zu einer Basisgebühr von 15 Euro pro Monat kommt für die Arbeitszeiterfassung noch eine Gebühr von 3,50 pro Mitarbeiter, die Abwesenheitsverwaltung kostet weitere 1,50 Euro extra. Wer auch Projektzeiten verwalten möchte, muss noch einmal 8 Euro draufzahlen.
Details: TimeTac
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: ab 3,50 Euro
- Internet: www.timetac.com
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 79 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: gut
- Preis/Leistung: sehr gut
Fazit: TimeTac
System mit sehr vielen Möglichkeiten und praktischem Kalender, aber etwas unübersichtlich.
TimO: Lieferung nach Bedarf
Klar strukturiert und ohne Ballast präsentiert sich das Tool TimO der Time Management Office GmbH. Das liegt unter anderem daran, dass das Programm vom Hersteller nur mit Modulen ausgestattet wird, die auch benötigt werden.
Der Kunde hat viele Möglichkeiten, die Anwendung nach den betrieblichen Bedingungen einzurichten, etwa durch Überstunden- und Pausenregelungen oder mit Zeitzuschlägen. Zur einfachen und bedienungsfreundlichen Arbeitszeiterfassung vor Ort gibt es optional ein Terminal, das per Chip, Karte oder Fingerprint funktioniert.
Die Preise für TimO sind gestaffelt. Einzelnutzer zahlen 19,95 Euro pro Monat, ab fünf Nutzer wird es mit 4,95 Euro erschwinglicher.
Details: TimeO
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: ab 5 Nutzer 4,95 Euro
- Internet: www.timo24.de
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 86 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: sehr gut
- Preis/Leistung: sehr gut
Fazit: TimeO
Klar strukturierte und gut an die betrieblichen Bedürfnisse anpassbare Anwendung.
ZEP: Nur zahlen, was gebraucht wird
ZEP ist im Kern eine Projektzeiterfassung und kann durch zahlreiche, weitere Module ergänzt werden. Damit zahlt der Kunde nur das, was auch benötigt wird und erhält dadurch ein übersichtlich gestaltetes Produkt.
Beispielsweise lassen sich pro Mitarbeiter und Monat 1,25 Euro sparen, wenn keine Smartphone-Apps erforderlich sind. Wer eine Reisekostenabrechnung wünscht, bucht diese für 5 Euro hinzu.
Billig wird es allerdings nie, denn allein das Grundmodul ZEP Compakt kostet bis zu 10 Euro pro Nutzer und Monat. Mit An- und Abwesenheitsverwaltung sowie Smartphone-Apps können dann 17,50 Euro fällig werden.
Details: ZEP
- Preis pro Nutzer bei monatlicher Zahlung: ab 11,25 Euro
- Internet: www.zep.de
- Gesamtwertung (100 Punkte max.): 80 Punkte
- PC Magazin-Testurteil: gut
- Preis/Leistung: ausreichend
Fazit:
Modular aufgebautes, leistungsfähiges Programm, für die reine Arbeitszeiterfassung zu teuer.
Gesamt-Fazit: Individuell beurteilen
Alle getesteten Programme eignen sich für die rechtskonforme Umsetzung der neuen EU-Regeln. Welches Tool am besten zum eigenen Unternehmen passt, hängt neben speziellen Vorlieben davon ab, welche Funktionen zur Zeit der Einführung, aber möglicherweise auch künftig gebraucht werden.
Am wichtigsten für die Auswahl ist daher, sich die Angebote detailliert anzusehen und vor Vertragsabschluss ausgiebig auszuprobieren.
Expertenmeinung: Heiko Bauer, Autor PC Magazin
Um die lückenlose Arbeitszeiterfassung kommt mittelfristig kein Unternehmen herum; und schon jetzt drohen unangenehme Konsequenzen für diejenigen, die noch länger warten. Dank SaaS ist es heute aber äußerst einfach, die Forderungen des EU-Urteils zu erfüllen.
Die Tools sind schnell eingerichtet, und die laufenden Gebühren sind klar kalkulierbar. Da die Programme möglichst gut zu den Unternehmensstrukturen passen sollten, ist es ratsam, Testzeiträume zu nutzen und gegebenenfalls zumindest anfangs noch Verträge mit kurzen Laufzeiten zu wählen, falls sich der Bedarf im täglichen Betrieb noch ändern sollte.
