Cloud ERP-Lösungen

Wenn man heutzutage mit dem Auto auf unbekannten Pfaden unterwegs ist, hilft ein Navigationssystem. Bei der Routenführung zum gewünschten Ziel erwartet der Fahrer, dass auch aktuelle Verkehrsinformationen berücksichtigt werden. Solche Assistenzsysteme sind aus unseren Fahrzeugen nicht mehr wegzudenken.

In vielen Unternehmen dagegen wird eine vergleichbare Unterstützung mittels exakter Analysen betriebswirtschaftlicher Daten vielleicht vermisst, ihre Abwesenheit jedoch als Normalzustand empfunden. Mehr noch: Die meisten Geschäftsführer wären schlichtweg überrascht ob einer solchen Unterstützung.

Veränderte Rahmenbedingungen

Eine Ursache für dieses Defizit ist die Tatsache, dass verfügbare Daten in der Regel fragmentiert vorliegen und oft nicht aktuell sind. An dieser Stelle werden derzeit durch das Cloud-Thema die betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen entscheidend verändert. Denn ein Cloud-basiertes System zeichnet sich dadurch aus, dass die Datenerfassung an einem anderen Ort erfolgt als die Datenspeicherung.

Bei verteilten Standorten und dezentraler Erfassung von Daten und Informationen, beispielsweise beim Kunden vor Ort, handelt es sich also nicht mehr um Ausnahmen der zentralen Datenerfassung, sondern um Standardprozesse. Datensilos existieren nicht, eine Datenkonsolidierung ist aufgrund dessen nicht notwendig. Unabhängig vom Ort der Erfassung werden alle Daten ohne Zeitverlust zentral gespeichert. 

IT-Strategien - Bedrohungen aus dem Netz nehmen zu

Nutzen mittelständische Unternehmen nun auf dieser technischen Grundlage ein ERP-System mit durchgängigen Prozessen und integrieren ihre Logistik und Finanzbuchhaltung, vermeiden sie redundante Daten und manuelle Erfassungen.

Werden die so gewonnenen betriebswirtschaftlichen Daten darüber hinaus derart gespeichert, dass jederzeit eine analytische Auswertung möglich ist, dann sind die Voraussetzungen für betriebswirtschaftliche Assistenzsysteme erfüllt. Die alles entscheidende Frage lautet demnach: Gibt es überhaupt ein ERP-System, das all diese Voraussetzungen erfüllt?

On-Demand-Lösung auf dem Pru?fstand

Am Beispiel der On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign ist ein Experten-Team der IBIS Prof. Thome AG dieser Frage auf den Grund gegangen. Dabei galt es, die Lösung auf drei Anforderungen eines Geschäftsführers eines mittelständischen Unternehmens hin zu untersuchen:

1. sollte die Lösung tagesgenaue Liquiditätsprognosen für die kommenden 90 Tage ermöglichen,
2. sicherstellen, dass sich Daten von überall aus und ohne manuellen Aufwand erstellen und aktualisieren lassen, und
3. sollten sich mit der Lösung Auftragschancen und deren Auswirkungen auf die prognostizierte Liquidität simulieren lassen können.

Bei der Untersuchung des in der Lösung enthaltenen Liquiditätsmanagements fand das Experten-Team heraus, dass Liquiditätsprognosen tagesgenau auf Basis der operativen Prozesse ohne manuellen Aufwand erstellt werden können. Damit werden die Anforderungen des Unternehmens grundsätzlich erfüllt.

Einschränkungen ließen sich allerdings feststellen hinsichtlich der für die Prognose berücksichtigten betriebswirtschaftlichen Inhalte und einer möglichen Simulation von Auftragschancen. Deshalb hat sich der IT-Dienstleister entschlossen, ein Liquiditäts-Cockpit für SAP Business ByDesign zu entwickeln.

IT-Strategien - Der Weg zur eigenen Cloud

Dieses als Add-on realisierte Cockpit nutzt die Eigenschaften der On-Demand-Lösung als Grundlage, erweitert diese aber um zusätzliche betriebswirtschaftliche Inhalte. Dazu zählen die Option, manuelle Daten zu ergänzen, sowie die Simulation von Auftragschancen. 

Auswertungen auf Knopfdruck

"Einnahmen" und "Ausgaben" werden im Liquiditäts-Cockpit mit ihren Bestandteilen wie "Bestellobligo" oder "Kundenaufträge Bestand" getrennt ausgewiesen. Die vom Cockpit dargestellten Daten stammen aus der Cloud-basierten ERP-Lösung SAP Business ByDesign und werden durch operative Prozesse erzeugt, also beispielsweise durch das Anlegen einer Kundenrechnung oder der Freigabe einer Bestellung.

Da sich diese Werte durch die betriebliche Tätigkeit permanent ändern, kann ein Geschäftsführer diese jederzeit unabhängig von seinem Aufenthaltsort über das Cockpit auf Knopfdruck aktualisieren. Die tagesgenaue Zuordnung der Beträge erfolgt durch eine Auswertung der Informationen auf Ebene der einzelnen Belege wie Lieferdatum oder Zahlungsbedingungen. Alle angezeigten Werte lassen sich bis auf die Ebene des ursprünglichen Belegs, beispielsweise einer Bestellung, identifizieren und nachvollziehen.

Fasst ein Geschäftsführer nun diese einzelnen relevanten Bewegungsdaten zusammen und berücksichtigt dabei die aktuellen liquiden Mittel, kann er eine Prognose über die Liquiditätsentwicklung für sein Unternehmen erstellen. Führt er diese Auswertung nun exemplarisch in der Kalenderwoche 26 durch, erkennt er auf Anhieb, dass für die Wochen 27 und 35 ein dringender Handlungsbedarf gegeben ist.

Handlungsoptionen gezielt abwägen

In seinem Cockpit sieht er, dass die Tagesliquidität am 2. Juli in den negativen Bereich gerät. Da er die Zahlung der Löhne und Gehälter (125.000 Euro in der Kategorie "Wiederkehrende Posten") nicht kurzfristig beeinflussen kann, muss er mithilfe der Auswertung andere Optionen u?berpru?fen: So kann er möglicherweise die Ausgaben vom 28. Juni in Höhe von 85.000 Euro bis zum 6. Juli verschieben oder die erwartete Einnahme vom 6. Juli in Höhe von 180.000 Euro auf den 28. Juni vorziehen.

Falls dies nicht möglich sein sollte, kann er weitere Posten abgleichen und diese verschieben oder vorziehen, um die negative Entwicklung zwischen dem 2. und 5. Juli zu vermeiden. Steht keine der drei Optionen zur Verfügung, könnte das Unternehmen versuchen, erbrachte aber noch nicht fakturierte Leistungen schneller abzurechnen oder andere Beschaffungen zu vermeiden. Im ungünstigsten Fall müsste sich die Geschäftsführung frühzeitig mit der Hausbank abstimmen und eine entsprechende Kreditlinie sicherstellen.

Fazit: Eine solide Planungsgrundlage

Eine gezielte Liquiditätsprognose verleiht Unternehmen eine bessere Planungsgrundlage. Ein speziell dafür ausgelegtes Werkzeug reduziert den Aufwand einer zuverlässigen Auswertung erheblich. Finanzielle Engpässe lassen sich so frühzeitig erkennen, unnötige Kosten vermeiden und insbesondere Auftragschancen simulieren.

Damit kann das Management die Auswirkungen von potenziellen Großaufträgen auf die Liquidität des Unternehmens schnell überprüfen. Das IBIS Liquiditäts-Cockpit ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Unternehmen durch die Kombination der eingangs geforderten Eigenschaften eine leistungsfähige betriebswirtschaftliche analytische Unterstützung erreichen können.