Home-Office: Tools für Chat, Mail, Videokonferenzen und Kollaboration
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Wie läuft Ihr Arbeitsalltag ab? Wenn Sie sich mit Kollegen regelmäßig absprechen müssen und sonst viel Zeit mit Tätigkeiten in Word- und Excel-Dateien verbringen, an denen andere Kollegen und Kolleginnen auch arbeiten, gibt es gute Alternativen zu typischen Lösungen auf der Arbeitsstelle.CMS, ...
Wie läuft Ihr Arbeitsalltag ab? Wenn Sie sich mit Kollegen regelmäßig absprechen müssen und sonst viel Zeit mit Tätigkeiten in Word- und Excel-Dateien verbringen, an denen andere Kollegen und Kolleginnen auch arbeiten, gibt es gute Alternativen zu typischen Lösungen auf der Arbeitsstelle.
CMS, CRN und viele andere Systeme in einem Intranet können Sie über ein eingerichtetes VPN einfach erreichen. Alternativ können Admins - je nach System - auch den Zugriff von außen über das Web ermöglichen. In modernen Lösungen sollten Online-Anforderungen in der Regel erfüllt sein. Kontaktieren Sie im Zweifel den Hersteller oder eine von ihm zur Verfügung gestellte Anleitung.
Kommunikation und Videokonferenzen
Es gibt viele Kollaborations-Tools, die auch Telefonie inkl. Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern ermöglichen. Dazu kommen Anforderungen wie Gruppen- und projektbasierte Kommunikation, Terminplanung, Visualisierung von Daten oder Meilensteinen in der Projektrealisierung, Support für Kanban wie OKR und mehr. Prüfen Sie den Feature-Umfang der vorgestellten Lösungen darauf, ob sie Ihren Ansprüchen gerecht werden - oder zumindest das Nötigste abdecken können.
Ein klassischer Vertreter wäre Microsoft Teams. Die Lösung gibt es bis 2021 in einer kostenlosen Version, die ein paar Einschränkungen vorweist. Microsoft Teams bringt Office-Apps (siehe unten), E-Mail, Kalender, Chats, Anrufe, Cloud-Speicher und Konferenzen mit. Je nach Umfang fangen die monatlichen Einzelplatzkosten bei 10,50 Euro an. Mittlerweile sind Microsofts Server auch in Deutschland und bieten eine gesetzeskonforme Datenhaltung.
Alternativ gibt es Googles G-Suite für Unternehmen, das für gewerbliche Nutzer aktuell auch kostenlos zu haben ist. Google Docs unterstützt Office-Dateien etwa von Word und erlaubt das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument. Google Sheets ist Googles Excel-Ersatz. Auch Lösungen für Präsentationen und Kalender sind u.a. dabei. Dazu gibt es eigene E-Mail-Adressen und einen gemeinsamen Online-Speicher. Die Kosten beginnen bei monatlich 5,20 Euro pro Nutzer. Prüfen Sie allerdings, inwiefern Sie Ihre (und fremde) Daten auf ausländischen Servern speichern dürfen.
Der Online-Dienst Slack möchte E-Mails ersetzen und bietet sehr durchdachte Möglichkeiten, Teams zu bilden, zu verknüpfen, Projekte gemeinsam zu planen und mehr. Es gibt eine kostenlose Variante mit Eischränkungen, für kleine und mittlere Unternehmen gehen die Slack-Preise ab 6,25 Euro im Monat los.
Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und mehr
Die oben genannten Rundumglücklich-Tools von Microsoft und Google sind auch hier zu nennen, aber es gibt auch separate Möglichkeiten, wenn es Ihnen beispielsweise nur um den klassischen Office-Umfang geht.
Es gibt zwar Office 365 Home für maximal sechs Nutzer - das ist Microsofts klassische Bürosuite mit typischen Cloud-Features. Allerdings gestattet Microsoft nicht die geschäftliche Nutzung. Stattdessen gibt es Office 365 Business, das für jeden Benutzer zwischen 8,80 und 10,60 Euro im Monat kostet.
Auch Google Docs, Sheets und mehr aus der G-Suite lässt sich gewerblich verwenden. In dem Zuge können Sie natürlich auch Lösungen von Telekom und Strato sowie weiteren hier ansässigen Unternehmen prüfen, ob sie Ihren Ansprüchen gerecht werden.
Wenn es nur darum geht, dass Ihre Mitarbeiter zuhause ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle bearbeiten oder anlegen und danach verschicken sollen, können Ihre Mitarbeiter und Sie selbst auf eine kostenlose Office-Alternative wie etwa LibreOffice umsteigen. Beachten Sie jedoch, dass hier - und auch bei Google - beispielsweise Formatierungen in Texten oder Formeln in Excel streiken können oder angepasst werden müssen.
Wenn Ihr Mail-Verkehr nicht online abrufbar ist - also beispielsweise nicht auf Microsoft Exchange aufbaut bzw. POP3 oder IMAP unterstützt -, kann es eine Überlegung wert sein, auf eine Lösung umzusteigen, die ebenjenes bietet. Office 365 mit Outlook wäre ein Kandidat. Der Vorteil ist, dass auch mobile Apps zur Verfügung stehen können - und sie theoretisch überall mit Internetzugang Mails abrufen und bearbeiten können.
