Teil 3: Persönliche Daten synchronisieren

E-Mail von mehreren Rechnern zu bündeln, ist der Wunsch vieler Anwender. Am einfachsten ist das, wenn es sich um POP3- oder IMAP-Accounts handelt. Bei POP3 stellt der Anwender alle Mail-Programme so ein, dass nur eines die Mails wirklich abholt und löscht. An allen anderen Rechnern liest er Mails nur, ohne sie zu löschen. Bei IMAP bleiben die Mails immer auf dem Server.

Bei der Verwendung von Outlook ergeben sich andere Probleme, denn der Anwender verwaltet nicht nur Mails, sondern auch Termine und Kontakte damit. Zum Synchronisieren benötigt er ein Tool, das die Outlook-Datenbank liest. Denn wer nur die PST-Datei synchronisiert, bekommt Probleme, wenn sich links und rechts innerhalb der Datenbank etwas geändert hat. Auf dem PC wurde etwa eine Adresse hinzugefügt, auf dem Laptop ein Termin verschoben. In beiden Fällen hat sich die PST-Datei geändert. Wenn der Anwender nun eine über die andere kopiert, so verliert er eine Information. Anders wenn ein Sync-Tool die Infos aus der Datenbank liest und die Inhalte vergleicht.

Eine gute Möglichkeit ist der Datenaustausch über einen USB-Stick. Dafür gibt es spezielle Tools wie etwa Dmailer (40 Dollar), Mingo (30 Dollar) oder Carry it Easy Plus (25 Dollar). Alle gibt es auch als U3-Software, aber keines konnte uns wirklich zufrieden stellen: Dmailer gleicht die Daten nur zwischen sich und einem Rechner ab. Wer Daten zwischen mehreren PCs verschieben will, bekommt eine Fehlermeldung. Außerdem bietet es keine Möglichkeit, bei einem Versionskonflikt zu entscheiden, welche Fassung den Vorrang hat. Wenn sich beide Adressen geändert haben, so überschreibt es ohne Vorwarnung immer die Daten auf dem Stick. Carry it Easy versprach zwar, das zu tun, was wir wollten, war im Test aber instabil, so dass wir es auf einem Rechner gar nicht mehr verwenden konnten. Mingo kopiert nicht nur Outlook oder bestimmte Dateien, sondern überträgt komplette Arbeitsumgebungen.

Der Anwender legt zum Beispiel einen Desktop für die Arbeit und einen für zu Hause an. Mit dem Stick wechselt er nun an einem Rechner über Mingo hin und her. Aber wenn er zwei Outlook-Konten hat, kann er diese nicht zusammenführen. Sie liegen zwar theoretisch auf einem Rechner, aber sind in verschiedene Arbeitsumgebungen getrennt.

Besser hat uns Easy2Sync gefallen: Der Anwender gleicht zwei Outlooks direkt über Netzwerk ab. Falls die PCs nicht verbunden sind, legt er eine Austauschdatei (Brückendatei) an, die sich über einen USB-Stick oder eine CD transportieren lässt. Das Tool erkennt, wenn sich in beiden Outlooks ein Datensatz etwa ein Kontakt oder Termin geändert hat und fragt den Anwender, wie es vorgehen soll.

Eine weitere Möglichkeit unterschiedliche Outlooks auf dem gleichen Nenner zu halten, ist, nur eine PST-Datei auf einem USB-Stick einzusetzen. Das kann ein zusätzlicher persönlicher Ordner sein, in den der Anwender alle Daten schiebt, oder gleich die Hauptdatei von Outlook (die Einstellung finden Sie unter Extras/Optionen/E-Mail-Setup/Datendateien). Prinzipiell gilt: Ein Backup der E-Mails und Kontakte muss nicht auf Ebene der Datenbank erfolgen. Es genügt, die komplette PST-Datei zu sichern.

Handy und PDA

Mobile Geräte eignen sich nicht zum Austausch von Daten zwischen Rechnern. Denn sie haben oft einen begrenzten Speicherplatz, nehmen nur eine bestimmte Anzahl von Adressdatensätzen auf und verändern Daten. Windows Mobile konvertiert Word- und Excel-Dokumente in das mobile Format. Auch nicht alle Adressfelder von Outlook werden angenommen. So ist es besser, das Gerät parallel zu einem Rechner zu betreiben und nur mit diesem abzugleichen. Über diesen kann dann die Synchronisation mit anderen Rechnern erfolgen.

ActiveSync bietet allerdings nur begrenzte Optionen. Im Konfliktfall muss sich der Anwender entscheiden, ob ActiveSync den Datensatz auf dem stationären oder dem mobilen Rechner ersetzen soll. Daher ist es ratsam, beide oft abzugleichen, so dass keine Konflikte entstehen. Viele Handys bieten eigene Tools, die oft umfangreichere Möglichkeiten bieten als ActiveSync.