Persönliche Daten synchronisieren

Auf dem Weg zu den Göttern bestand eine Aufgaben des Herakles darin, den Stall des Augias auszumisten. In diesem hatte sich seit 30 Jahren Mist angesammelt. Hätte Eurystheus einen PC, ein Laptop, ein PDA, ein Handy, einen Server und fünf E-Mail-Konten besessen, so hätte er dem Halbgott sicher eine andere Aufgabe gestellt: Alle Datenbestände auf einen Nenner zu bringen und eine Synchronisationsstrategie für die Zukunft zu entwickeln. Eine wahrlich heroische Aufgabe und die Gülle von 3000 Rindern ist nichts dagegen.

Wer Angst hat, im Datenchaos zu versinken, muss sich aufraffen und es dem Helden nachmachen. Herakles hat zwei Flüsse umgeleitet - die Aufgabe heute ist es, den Datenfluss zu kontrollieren. Auch der Schweiß muss fließen, so wollen es die Götter. Zu Beginn der Heldentat sollte der Computerfreund sich erst einmal Klarheit verschaffen, wo welche Daten liegen, wie er sie verwendet, wo er sie noch benötigt und wo sie am sinnvollsten lagern. In Hinblick auf ein Backup ist es zweckmäßig, dass der Anwender einen Rechner wählt, auf dem er alle Daten zusammenführt.

Geht das nicht, weil er private Daten von beruflichen physikalisch trennen will, so sollten es nicht mehr als zwei zentrale Punkte sein. Denn sonst hat er sein Chaos nicht minimiert, sondern nur verlagert. Für das Backup selbst sollte ebenfalls eine Strategie angelegt werden, wie das Speichern auf einer externen Festplatte oder Brennen auf DVD. Für das Auflisten und Sortieren der Datenbestände eignet sich eine Tabelle, die zum Beispiel folgende Felder enthält:

Datenquelle bezeichnet einen Datenbestand, der an einer bestimmten Stelle im System anfällt, etwa Adressen aus der Arbeit oder private Briefe. Speicherort ist eben der Ort, an dem diese Daten zuerst auftreten - also Outlook am Arbeitsplatz oder Laptop zu Hause.

Am besten gibt man gleich das genaue Verzeichnis an. Über die nächsten beiden Spalten der Tabelle sollte der Anwender genau nachdenken, denn die Frage, wo er die Daten noch benötigt und wie sie da am einfachsten immer verfügbar sind, ist das zentrale Element beim Strukturieren und Ausmisten. Adressen und Passwörter benötigt man fast überall, private Briefe nur zu Hause.

Schließlich gibt es das oder die beiden Endlager, die alle Daten zusammenführen. Von hier wird dann das Backup genommen. Der letzte Punkt bezeichnet den Weg der Daten ins Endlager. Es könnte sein, dass Daten eines Servers auf dem Laptop verfügbar sein sollen. Dann würde die Synchronisierung mit diesem erfolgen. Das Endlager wäre aber der PC im Büro. Der Server-Daten würde also zuerst auf dem Laptop landen und dann mit dessen Datenbestand erst auf dem PC.

Jetzt wird es Zeit, sich zu überlegen, wie man Datenströme vereinheitlicht und sortiert. Ein paar Anregungen:

• Wollen Sie Daten von einem Rechner regelmäßig mit einem anderen Gerät synchronisieren, so ist es sinnvoll, sie in einem Ordner (Sync-Ordner) zu bündeln.
• Flexible Datenbestände können gleich immer auf einem USB-Stick liegen, sind praktisch überall verfügbar (wenn man den Stick nicht vergessen hat) und werden nur mit einem Endlager synchronisiert.
• Ebenfalls zu überlegen wäre ein Online-Ordner (Webdav oder Teamdrive), der den Zugriff von mehreren Standorten erlaubt.