Mail, Adressen und Termine synchronisieren

Der zweite Hauptsatz der Thermodynamik lehrt uns, dass die Welt so lange nicht zur Ruhe kommt, bis alle Materieteilchen sich wunderbar und gleichmäßig im Raum verteilt haben, ausgewogen und sauber sortiert.

Still und friedlich wie Schneeflocken, die gleichmäßig vom Himmel sinken. Wer würde da von Chaos sprechen? Ähnlich sinken die Nachrichten in steter, aber nachhaltiger Gleichförmigkeit auf den kommunizierenden Menschen hinab, hundert Mails hier, hundert dort, noch hundert aus Facebook und last but not least hundert als SMS. Chaos? Ja, und zwar total!

Nicht weniger chaotisch verteilen sich Kontakte, Termine oder Notizen in den Postzentralen rund ums Web. Der Orte sind es viele: lokale Mail-Ordner daheim und in der Arbeit, Webmailer, mobile Mails, SMS und Nachrichten aus den Communities.

Der Nachrichtenarten sind es nicht weniger, in erster Linie gibt es wichtige Nachrichten, wozu eigentlich nur Mails gehören, die teilweise Dokumentencharakter besitzen und vor Gericht eine Rolle spielen können, und unwichtige: SMS, Community-Nachrichten und eben doch die meisten E-Mails. Oft bedeutsamer als die Nachrichten selbst sind hingegen Kontakte und Notizen.

Kontakte stellen sich über die verschiedenen Nachrichtenquellen hinweg ein und der Kommunikator speichert sie meist da, wo er sie gerade empfängt. Telefonnummern erhält man per SMS und E-Mail-Adressen via Xing. Viele Dienste und Programme speichern die Mail-Adressen automatisch irgendwo ab.

Wer Ordnung ins Chaos bringen möchte, sollte sich zuerst überlegen, über welche Informationen will ich überhaupt nachdenken und welche überlasse ich dem sich selbst irgendwann löschenden Datenchaos.

Eine weitere Überlegung betrifft die Ordnungsstrategie, für die sich zwei Wege anbieten. Einmal versammelt der Anwender alle Daten an einem Ort, archiviert sie da und sichert sie mit Backups. Das kann der heimische PC sein oder für Kontakte und Termine auch das Handy. Mancher trennt auch zwei Orte, für persönliche und berufliche Daten. Die andere Strategie ist, die Daten zu lassen, wo sie sind, aber vernetzt und transparent.

Beispielsweise lassen sich Mail-Clients, lokal und im Web, so einrichten, dass sie Mails auf dem Server belassen. So kann der Anwender sie überall betrachten und nur an einer Stelle holt er sie endgültig ab. Bei IMAP bleiben die Mails von vornherein auf dem Server, und der Zugriff ist von überall aus möglich.

Im Folgenden beschreiben wir verschiedene konkrete Synchronisations- und Austauschtechniken zwischen Providern und Protokollen. Die Zahl der Kombinationsmöglichkeiten ist schier unendlich, sodass wir nur ein paar wichtige aufzeigen, die aber alle Probleme in irgendeiner Form anreißen sollten. Den persönlichen Sync-Cocktail muss sich jeder selbst zusammen mixen.

Mails zentrieren mit IMAP

Inzwischen sind alle E-Mail-Programme gut auf IMAP vorbereitet und auch die meisten Mail-Provider bieten diesen Dienst an. Die Mails bleiben wie gesagt immer auf dem Server, dennoch kann der Anwender sie bei sich auf einem Rechner archivieren, wenn er wünscht (siehe Absatz Archivieren und Suchen).

Andere Mail-Konten lassen sich in das Hauptkonto einbinden zum Beispiel über Weiterleitungen oder einen POP-Sammeldienst. So landen alle Nachrichten an einem Platz.

Die IMAP-Konfiguration von Thunderbird erfolgt inzwischen reibungslos. Bei Programmversion 3 gibt der Anwender nur noch seine Mail-Adresse an und Thunderbird sucht selbsttätig die Serverdaten, wobei er IMAP bevorzugt. Das funktioniert auch mit Google Mail, früher war da ein spezielles Add-on nötig.

Von da ab laufen alle Vorgänge synchron, der Anwender probiert es aus, indem er einerseits im Browser, andererseits über Thunderbird bei Google eingeloggt ist. Löscht er eine Mail hier, verschwindet sie Sekunden später dort.