Mindjet - Teamwork in der Cloud

Mit Mindjet werden aus Ideen Konzepte. Die Software hilft, chaotische Gedanken zu ordnen, neu zu strukturieren und in eine professionelle Projektplanung zu überführen. Mit GANTT-Charts, Terminplanung und Kostenkalkulation überschreitet Mindjet die Grenze zwischen Mindmapping und Projektmanagement. Die aktuelle Version stellt vor allem die Zusammenarbeit in Projektgruppen in den Fokus. Dreh-und Angelpunkt ist dabei das Social Task Management in der Mindjet Cloud.

Auf Kollaboration ausgerichtet

Beim Social Task Management geht es vor allem darum, komplexe Projekte in Teilaufgaben herunterzubrechen, diese zu delegieren, laufend zu überwachen und Mitarbeiter bei Statusänderungen automatisch zu informieren - und zwar ohne sich dabei im E-Mail-Verkehr zu verzetteln. Um dies zu erreichen, hat sich Mindjet explizit für die Teamarbeit engagiert. Die Software, die früher eher auf den Einzelplatz fokussiert war, ist heute ein offenes System, prädestiniert für Teamwork. Der Schlüssel hierzu ist die Mindjet Cloud. Die Online-Kollaborationsplattform lässt sich ergänzend zur Desktop-Version beziehungsweise als kostenpflichtige Web-Variante nutzen. Die Registrierung ist über die Mindjet-Seite möglich.

Ausgangspunkt des Social Task Managements ist häufig der finale Projektplan in einer Map: Anstatt Aufgabenlisten manuell per E-Mail zu verschicken, werden Teammitglieder als Ressourcen den verschiedenen Aufgaben zugewiesen. Mit einem weiteren Klick lassen sich die verteilten Aufgaben mit der Mindjet Cloud synchronisieren.

Effizientes Aufgabenmanagement

Mindjet umfasst neben der Cloudversion des Mindmapping-Tools auch eine persönliche Aufgabenliste. Diese beinhaltet - fein säuberlich nach Projekten sortiert - alle zugewiesenen Jobs. Ei¬ne konsolidierte Gesamtliste sorgt für zusätzlichen Überblick. Automatische Prioritäten helfen, die wichtigsten Jobs im Überblick zu behalten. Die Statuspflege erfolgt in einem speziellen Unterdialog, der ausgesprochen einfach zu bedienen ist. Anwender können beispielsweise den Status ändern, voraussichtliche Fertigstellungstermine planen und Notizen, Kommentare oder Dokumente hinzufügen. Zu jeder Aufgabe lassen sich weitere Teammitglieder oder Kollegen zuordnen.

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Sie können dann jeden einzelnen Bearbeitungsschritt verfolgen, freigeben oder kommentieren. Auch Abhängigkeiten finden beim Aufgabenmanagement Berücksichtigung. Selbstverständlich können Änderungen jederzeit mit der ursprünglichen Planungs-Map synchronisiert werden. Wie bei einem Chat wird die gesamte Kommunikation aufgabenbezogen gespeichert. Kommentare, Dokumente oder Freigaben bleiben so stets nachvollziehbar. Auf diese Weise entsteht eine lückenlose Dokumentation, die vor allem bei kreativen Denkprozessen sehr hilfreich sein kann. Konsolidierte Projektansichten, Aufgabenlisten und Berichte sorgen dafür, dass die Nutzer auch bei hohem Arbeitsaufkommen mit Mindjet den Überblick behalten.

Weitere Online-Funktionen

Das Social Task Management ist eine zentrale, aber nicht die einzige Komponente von Mindjet. Vielmehr erlaubt der Online-Dienst die zentrale Bereitstellung von Dokumenten, vor allem von gemeinschaftlich zu nutzenden Maps. Ähnlich wie Aufgaben, lassen sich auch komplette Projektpläne online für Partner und Kollegen freigeben. Die Einladung zur Bearbeitung wird entweder über die Social-Task-Management Funktion oder per E-Mail verteilt. Ein Link führt direkt zur Mindmap, die - je nach Voreinstellung - betrachtet und bearbeitet werden kann. Freigaben lassen sich sowohl mit der Desktop-Version als auch über die Mindjet Cloud erteilen.

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Mit der Cloud-Technologie fallen gleichzeitig sämtliche Zugangsbeschränkungen: Projekte und Aufgaben lassen sich - eine entsprechende Rechtevergabe vorausgesetzt - nicht nur via Webbrowser bearbeiten, sondern auch mit den Mindjet Mobile Apps für Apples iOS und Android.

Heißer Draht zu SharePoint

Trotz aller Vorteile nimmt längst nicht jedes Unternehmen Kurs auf die Datenwolke. Das gilt besonders dann, wenn adäquate Kollaborationslösungen bereits "on Premise" installiert sind. Viele Betriebe unterstützen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter zum Beispiel über den Microsoft SharePoint Server. Ein Umstand, der natürlich auch bei Mindjet bekannt ist. Die Anbindung an SharePoint ist deshalb bereits seit Längerem integriert.

Das Schöne dabei: Es handelt sich hierbei nicht um eine halbmanuelle Schnittstelle, sondern um eine echte bidirektionale Anbindung, die sich äußerst komfortabel bedienen lässt. Bei der Aufgabenverteilung genügt es, den betreffenden Zweig im Projekt zu aktivieren und anschließend mit einem Klick an SharePoint zu übergeben. Viel mehr als die URL des SharePoint Servers und die passende Teamseite muss man hierfür nicht wissen. Nach der Datenübergabe sind Map und Teamsite, beziehungsweise Aufgabenliste fest miteinander verknüpft. Werden einer Aufgabe später in SharePoint Ressourcen zugeordnet oder ändert sich der Grad der Fertigstellung, erscheinen die Informationen automatisch auch in Mindjet.

Projektteams können auf diese Weise die Vorteile beider Systeme optimal miteinander verbinden: So lassen sich komplexe Projekte mit den grafischen Mindjet-Werkzeugen besser planen als auf Basis einer behäbigen SharePoint-Liste. Auf der anderen Seite ist es effizienter, Mitarbeiter so in Projekte einzubinden, dass sie ihre gewohnten Strukturen nicht verlassen müssen. Der gepflegte Doppelpass mit SharePoint funktioniert nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit anderen Elementen wie etwa Termine, Dokumente oder Bilder.

Dashboards sorgen für Durchblick

Ein weiteres interessantes Mindjet-Feature sind Dashboards. Sie fassen Aufgaben oder Termine aus unterschiedlichen Projekten in einer Map zusammen und lassen sich völlig frei gestalten. Die konsolidierte Übersicht hilft, Überlastungen zu vermeiden und unterstützt übergeordnete Planungsprozesse. Mit dieser hilfreichen Möglichkeit können sich Mitarbeiter, die in mehreren Projekten engagiert sind, einen schnellen Überblick über alle Aufgaben und Termine verschaffen. Auf anderer Ebene vermitteln Dashboards Projektmanagern bei komplexen Projekten einen schnellen Überblick über den Status einzelner Teilbereiche. Dashboards lassen sich nicht nur mit Mindjet-Aufgaben bestücken, sondern ebenso mit SharePoint- Elementen.

Fazit

Mindjet gelingt es wie kaum einer anderen Software, kreative Planungsprozesse mit zentralen Funktionen aus dem Projektmanagement und strukturierten Arbeitsabläufen zu verbinden. Bei der Kollaboration haben Nutzer dabei die Wahl zwischen dem Mindjet-Service über die sogenannte Public Cloud und einer vorhandenen Infrastruktur auf Basis von Microsoft SharePoint Server. Unternehmen können auf diese Weise in bewährten Strukturen weiterarbeiten, ohne Abstriche bei der Projektplanung hinnehmen zu müssen. Die Tatsache, dass sich auch kostenfreie Mindjet-Accounts in den Abstimmungs- und Planungsprozess einbinden lassen, erleichtert die Zusammenarbeit mit Partnern und Freelancern.