Bestandteile eines Briefs

Jeder Brief sollte aus fünf Bestandteilen bestehen:

• Ort und Datum
• Anrede
• den eigentlichen Text
• die Schlussformulierung
• die Unterschrift

Denken Sie daran, Ihren Brief nicht zu überladen. Schreiben Sie lieber eine Seite mehr, als alles auf einer Seite einzuengen.

Die "Seitenansicht" von Word bietet Ihnen die Möglichkeit, sich die Gesamtdarstellung des Briefes schon einmal vorab anzusehen.

Ziehen Sie den äußeren Platzhalter Ihres Adressfeldes (den schraffierten Rahmen) im unteren Bereich auf die Größe des Adressfeldes. Klicken Sie dazu auf den rechten unteren Anfasspunkt und ziehen Sie diesen mit gedrückter linker Maustaste auf die Größe des Adressfeldes.

Klicken Sie unterhalb des Adressbereiches und betätigen Sie zweimal die "Enter"-Taste.

Ort und Datum:

Die Angabe von Ort und Datum gehört rechts oben über den Brieftext. Tippen Sie zunächst den  Ortsnamen, zum Beispiel "München", gefolgt von einem Komma ein.

Um das aktuelle Tagesdatum automatisch einzufügen, wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Datum und Uhrzeit".Wählen Sie aus dem Listenfeld "Verfügbare Formate" das zweite Format, also "Freitag, 25. März 2006".

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK", um das aktuelle Datum einzufügen. Damit der Eintrag rechtsbündig dargestellt wird, klicken Sie auf das Symbol "Rechtsbündig" in der Symbolleiste "Format".

Anrede:

Betätigen Sie zweimal die "Enter"-Taste und klicken Sie anschließend auf das Symbol "Linksbündig".Tippen Sie dann die Anrede ein.

Standardanreden sind "Sehr geehrte Damen und Herren" oder, wenn Sie den Empfänger namentlich kennen, "Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr" gefolgt von dem Namen.

Beenden Sie die Anrede mit einem Komma.

Eigentlicher Text:

Jetzt folgt der eigentliche Text, der klein beginnt, da Sie die Anrede mit einem Komma abgeschlossen haben.

Grußformel:

Nachdem Sie Ihren Text eingetippt haben, geben Sie nach zwei Leerzeilen die Grußformel ein. Beachten Sie aber dabei, dass noch genügend Platz für Ihre Unterschrift frei bleibt.

Eine Standardgrußformel lautet "Mit freundlichen Grüßen". Auch für mögliche Anhänge an Ihr Schreiben benötigen Sie eine weitere Zeile.

Sehen Sie sich das Ergebnis Ihrer Briefvorlage mit einem Mausklick auf das Symbol "Seitenansicht" an und korrigieren Sie eventuelle Formfehler. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Schließen" verlassen Sie die "Seitenansicht" wieder.

Unterschrift:

Sie sollten jeden Brief mit Vor- und Nachnamen unterschreiben und die Unterschrift sollte immer handschriftlich erfolgen.

Sie können Ihren Namen zudem unterhalb der Unterschrift noch einmal wiederholen. Beachten Sie, dass Sie auch dafür noch eine Zeile benötigen.