OpenOffice Calc: Einführung in Pivot-Tabellen

Mit Pivot-Tabellen können Sie Daten aus unterschiedlichsten Blickwinkeln durchleuchten. Die wichtigsten Daten werden pointiert dargestellt. Der Begriff Pivot stammt aus dem Französischen und steht für Dreh- und Angelpunkt. Das Besondere an einer Pivot-Tabelle besteht darin, dass die Ursprungstabellen nicht geändert werden.

Schritt 1: Eine Vereinstabelle als Basisdaten- Lieferant für Ihre Pivot-Tabelle nutzen 

Damit Sie die Vorteile einer Pivot-Tabelle nutzen können, müssen zunächst einmal Daten vorliegen. In diesem Fall sind das die Daten einer Vereinstabelle. Erstellen Sie in Calc zunächst eine Basistabelle mit folgender Spalten-Struktur, beginnend in der Zelle A1: Name; Geburtsdatum; Alter; Eintritt; Sparte; Jahresbeitrag; Bezahlt. 

Markieren Sie die Felder und formatieren Sie diese anschließend für eine bessere Lesbarkeit Fett. Füllen Sie die Zeilen unterhalb dieser Überschrift mit Daten aus. Lassen Sie die Spalte Alter leer, denn das Alter soll sich mit den folgenden Schritten automatisch auf Basis des aktuellen Datums errechnen. 

Nach der Eingabe der ersten Daten aktivieren Sie die Zelle C2. Zum Berechnen des Alters des ersten Mitglieds tippen Sie folgende Formel ein: =(HEUTE()-B2)/365. Mit der Funktion HEUTE() wird das aktuelle Tagesdatum ermittelt. Hiervon wird das Geburtsdatum des Mitglieds abgezogen (-B2). Damit nicht die Anzahl der Tage, sondern die Anzahl der Jahre seit der Geburt berechnet wird, wird das Ergebnis durch 365 geteilt. 

Jetzt ergibt sich das Problem, das ungerade Ergebnisse kaufmännisch gerundet werden. Das ist bei der Berechnung des Alters allerdings falsch. Wenn ein Mitglied zum Beispiel 17,5 Jahre alt ist, wird als Ergebnis eine 18 angezeigt. Das achtzehnte Lebensjahr ist noch nicht erreicht, und es muss folglich eine 17 angezeigt werden. Daher benötigen Sie noch eine Funktion zum Abrunden. 

Ergänzen Sie die Funktion in der Zelle C2 folgendermaßen: =ABRUNDEN((HEUTE()-B2)/365;0). Jetzt wird das Alter korrekt berechnet. Diese Formel kopieren Sie für alle Mitglieder Ihres Vereins. Zur eindeutigen Identifizierung benennen Sie das Tabellenblatt um. Führen Sie dazu einen Doppelklick auf das Blatt Tabelle 1 aus. Das Dialogfenster Tabelle umbenennen wird eingeblendet. Tippen Sie in das Eingabefenster Daten den Text Basisdaten ein, und betätigen Sie dann zum Abschluss die Schaltfläche OK.

Schritt 2: So erstellen Sie Ihre erste Pivot- Tabelle unter Calc von OpenOffice 

Damit Sie Ihre Daten in einer Pivot-Tabelle auswerten können, müssen Sie diese zuerst erstellen. Klicken Sie zunächst in eine Zelle im Bereich Ihrer Basisdaten. Aktivieren Sie dann den Menübefehl Daten, und stellen Sie im Untermenü den Cursor auf den Befehl Pivot Tabelle. Im daraufhin eingeblendeten Untermenü klicken Sie auf den Befehl Erstellen. Das Dialogfenster Quelle auswählen wird eingeblendet und die Daten im gesamten Bereich werden markiert. 

Die Option Aktuelle Selektion ist aktiviert. Betätigen Sie die Schaltfläche OK. Jetzt wird das Dialogfenster Pivot Tabelle eingeblendet. In diesem neuen Dialogfenster wird nun das Layout für Ihre Pivot-Tabelle festgelegt. Alle Überschriften aus Ihrer Tabelle der Basisdaten werden hier im Bereich Felder abgebildet. Ziehen Sie das Feld Name in den Platzhalter Zeilenfelder des Layoutbereichs.

Schritt 3: Erstellen Sie in Calc ein neues Tabellenblatt für Ihre Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sollten Sie grundsätzlich in ein neues Tabellenblatt legen. Dann sind die Basisdaten der Ausgangstabelle sicher vom Pivot-Bereich getrennt. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Mehr. In dem jetzt erweiterten Dialogfenster aktivieren Sie den Auswahlpfeil neben dem Feld Ausgabe an und wählen den Eintrag Neue Tabelle aus. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird ein neues Tabellenblatt mit Ihren Pivot-Daten erstellt. Die Spalte mit den Namen wird automatisch nach den Vornamen sortiert. Optimieren Sie die Spaltenbreiten mit einem Doppelklick zwischen die Spalten A und B.

Schritt 4: Ergänzen Sie die Auswertung Ihrer Pivot-Tabelle um Sparten

Bisher sind nur die Namen in Ihrer Pivot-Tabelle zu sehen. Sie möchten allerdings gerne wissen, in welchen Sparten die einzelnen Mitglieder aktiv sind. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in Ihre Pivot-Tabelle. Im jetzt eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie Bearbeitungslayout aus. Das Fenster Pivot Tabelle wird eingeblendet. Ziehen Sie das Feld Sparte aus dem Bereich Felder in den Bereich Layout, Zeilenfelder. Ziehen Sie das Feld Sparte so, dass es oberhalb von Name steht. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK haben Sie eine übersichtliche Darstellung der Sparten und der in den Sparten aktiven Mitglieder erstellt.

Schritt 5: Ermitteln Sie das Durchschnittsalter der Mitglieder in den einzelnen Sparten 

Sie möchten jetzt gerne das Durchschnittsalter Ihrer Mitglieder feststellen. Wechseln Sie dazu wieder in das Bearbeitungslayout Ihrer Pivot-Tabelle. Ziehen Sie das Feld Alter in den Layoutbereich Datenfelder. Betätigen Sie dann die Schaltfläche Optionen. Im Anschluss wird das Dialogfenster Datenfeld eingeblendet. Wählen Sie hier die Funktion Mittelwert aus, und betätigen Sie dann die Schaltfläche OK. 

Klicken Sie im Dialogfenster Pivot Tabelle auf die Schaltfläche OK. Jetzt werden Ihnen alle Mitglieder mit der zusätzlichen Spalte Alter angezeigt, in der Zeile Gesamtergebnis wird das Durchschnittsalter aller Mitglieder ermittelt. Wenn Sie anstatt der einzelnen Mitglieder nur das Durchschnittsalter pro Sparte und das Durchschnittsalter gesamt auswerten möchten, entfernen Sie im Bearbeitungslayout das Feld Name aus den Zeilenfeldern. Ziehen Sie dazu das Feld Name einfach aus dem Layoutbereich in den Bereich der Felder zurück.