Brief abschließen
6. Brief vervollständigen und abschließend prüfen Jetzt fehlt nur noch der eigentliche Brieftext, den Sie wie gewohnt eingeben und editieren. Selbstverständlich können Sie den Text beliebig formatieren und mit eingefügten Grafiken ausstatten. Wenn Sie im Dokument noch einzelne Seriendruckfe...
6. Brief vervollständigen und abschließend prüfen
Jetzt fehlt nur noch der eigentliche Brieftext, den Sie wie gewohnt eingeben und editieren. Selbstverständlich können Sie den Text beliebig formatieren und mit eingefügten Grafiken ausstatten. Wenn Sie im Dokument noch einzelne Seriendruckfelder einfügen wollen, positionieren Sie erst die Einfügemarke und öffnen dann das Aufklappmenü der Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen", in dem Sie das gewünschte Feld auswählen können. Nachdem Sie das Dokument vervollständigt haben, klicken Sie auf "Vorschau Ergebnisse". Jetzt werden zum ersten Mal anstelle der Seriendruckfelder die Empfängerdaten in Ihr Dokument eingefügt und Sie sehen den ersten Serienbrief. Mit den Navigations-Schaltflächen der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen hin- und herschalten und prüfen, ob Daten und Text gut zusammenpassen. Um den Vorschaumodus wieder zu verlassen, klicken Sie die Schaltfläche "Vorschau Ergebnisse" erneut an.
7. Serienbriefe erzeugen und letzte Anpassungen vornehmen
Ihr Serienbrief ist damit so gut wie fertig. Für den letzten Schritt klicken Sie die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" an und müssen sich dann nur noch für eine der drei folgenden Varianten entscheiden:
- Wenn Sie den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" wählen, schickt Word die Serienbriefe nicht direkt zum Drucker, sondern schreibt sie in ein Dokument. In diesem Dokument befinden sich die einzelnen Briefe jeweils in einem eigenen Abschnitt. Sie können dann bei einzelnen Briefen noch Änderungen vornehmen und anschließend das gesamte Dokument ausdrucken.
- Der Befehl "Dokumente drucken" schickt die einzelnen Briefe direkt zum Drucker.- Mit dem dritten und letzten Befehl können Sie die Briefe per E-Mail verschicken. Dies ist wesentlich eleganter als der Versand per Verteilerliste, da so vermieden wird, dass jeder Empfänger der E-Mail alle Adressen der anderen Empfänger zu sehen bekommt. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre E-Mails per Outlook verwalten. Andere E-Mail-Programme werden von Word leider nicht unterstützt. Unabhängig davon, für welche der drei besprochenen Varianten Sie sich schließlich entscheiden, erscheint zuvor noch ein Dialogfeld, in dem Sie zusätzlich steuern können, ob Sie alle oder nur bestimmte Empfänger anschreiben wollen.
