9 hilfreiche Outlook Add-Ins

PC-Magazin hat für Sie eine Auswahl an hilfreichen Outlook Add-ins zusammengestellt - darunter Freeware aber auch einige kostenpflichtige Erweiterungen. Hier unsere Tipps:

1. Automatische Kontakterstellung

Wer seine Outlook-Kontakte pflegt, wird den Adress-Assistent (add-in-world.com, kostenlos) nach kurzer Zeit nicht mehr missen möchten. Markieren Sie einen Adressblock in Mails, auf Webseiten, in Word oder PDF-Dokumenten, so analysiert das Tool Angaben wie Anrede, Firma, Straße, Ort, Telefon und E-Mail und kann daraus einen neuen Kontakt anlegen.

2. Smartphone-Datenabgleich

MyPhoneExplorer (fjsoft.at/de) verbindet Outlook mit Android-Geräten. Ist die Freeware entsprechend konfiguriert, werden bei jeder Verbindung zwischen PC und Smartphone mittels USB-Kabel, Bluetooth oder WLAN Adressbuch und Kalendereinträge synchronisiert. Unterwegs neu hinzugefügte Einträge sowie Termine landen automatisch in Outlook.

3. Voransicht von angehängten Bildern

Das kostenlose SmartTools Bildervorschau (add-in-world.com) erweitert Outlook um eine Voransicht für Grafiken - eine Funktion die Microsoft noch immer nicht integriert hat. Statt die an eine Mail angehängten Bilder einzeln zu sichten, kann man nun schnell alle Anlagen betrachten und sie speichern, oder an andere Empfänger weiterleiten.

4. Übersicht aller Dateianhänge

Das Outlook Attach View (nirsoft.net, kostenlos) durchsucht Mail-Ordner nach Nachrichten mit Dateianhängen und gibt eine Übersichtstabelle der Treffer aus. Nun können Sie einen oder mehrere Anhänge gleichzeitig auswählen, in beliebigen Ordnern speichern und dann im Postfach Outlook löschen.

5. Outlook-Abgleich mit der iCloud

Apples iCloud-Erweiterung hat einen Nachteil: Man kann den Kontakt- oder Terminordner in Outlook nicht frei wählen. Stets wird ein neues Postfach in Outlook eingerichtet und die vorhandenen Kontakte dorthin kopiert. Das hat zur Folge, dass andere Add-ons nicht mehr funktionieren, die auf die Standardordner zugreifen. Mit CodeTwo Sync for iCloud (codetwo.de, 16 Euro) kann man Kontakte, Kalender und Aufgaben frei auswählen und mit der iCloud abgleichen. So bleiben iPhone und iPad mit Outlook auf dem gleichen Stand.

6. Doppelt vorhandene Mails und Kontakte bereinigen

Das 30 Euro teure Add-on 1-Klick Duplikate löschen (easy2sync.de) findet und entfernt doppelte Mails und Kontakte sowie mehrfach in Outlook eingetragene Termine. Dabei können verschiedene Kriterien als Filter eingestellt werden, etwa Datum, Betreff und Absender. Vor dem Löschen lassen sich die Dubletten in einer Liste anzeigen und kontrollieren. Mit dem Add-on ist außerdem das Zusammenführen von Kontakten möglich. Das ist etwa dann nützlich, wenn Sie zu einem Kontakt zwei Einträge mit privaten oder geschäftlichen Adressen, Mails und Rufnummern haben.

7. Outlook mit dem Google-Konto synchronisieren

Sollen Kalender, Aufgaben und Kontakte automatisch mit einem Android-Gerät synchronisiert werden, ist Gsyncit (fieldstonsoftware.com, 20 US-Dollar) erste Wahl. Nach dem Einrichten gleicht das Add-on Outlook fortan mit Ihrem Google-Konto ab - der Kalender und die Kontakte vom PC stehen dann auch am Android-Gerät zur Verfügung. Unterwegs erstellte Einträge werden automatisch in Outlook übernommen.

8. Wichtige Outlook-Dateien regelmäßig sichern

Da Outlook Mails, Termine und Adressen zentral in einer PST-Datei ablegt, sind bei Verlust oder Beschädigung alle Informationen verloren. Outlook Backup Assistant (priotecs.com, 20 Euro) sichert nicht nur die PST-Datei, sondern auch Signaturen, Kontakte, Adressbücher, Favoriten, Mailregeln, Junkmail-Listen und Einstellungen.

9. Unerwünschte Nachrichten erkennen und ausfiltern

Spamfighter für Outlook (spamfighter.com) untersucht jede eingehende Mail auf Spam. Dabei greift das Tool auf einen Community-Filter zurück, der laut Hersteller von acht Millionen Nutzern gepflegt wird. Markieren mehrere eine Mail als unerwünscht, wird sie auf die Blacklist gesetzt. Zudem bedient sich Spamfighter bei der Spamerkennung typischer Muster und Sprachfilter. Die Gratisversion (Pro-Version: 25 Euro) für ein Konto blendet Werbung in ausgehende Mails ein.