MailStore Home

E-Mails archivieren

Fürs Archivieren der Mails bietet sich zum Beispiel die Software MailStore Home an, die für den Privatgebrauch kostenlos ist. Die aktuelle Version 5 verfügt über eine komplett neu entwickelte Benutzeroberfläche, die einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht: Archivieren, Durchsuchen und Exportieren von E-Mails. Beim Einrichten der E-Mail-Konten hilft der Auto-Konfigurator: Es genügt, E-Mail-Adresse und Passwort einzugeben, den Rest erledigt MailStore Home.

Webmail-Postfächer wie Google Mail oder GMX lassen sich genauso leicht einrichten und archivieren wie Postfächer, die bereits in E-Mail-Clients wie Outlook oder Mozilla Thunderbird konfiguriert wurden. Mit der aktuellen Version 5 lässt sich MailStore Home erstmals portabel betreiben, zum Beispiel auf einem USB-Stick. Somit kann man das Programm bei Bedarf ohne Installation auf jedem beliebigen PC einsetzen.

Eine Alternative zur lokalen Archivierung steht mit dem Cloud-Dienst von Astaro bereit. Die skalierbare Business-Lösung richtet sich an Unternehmen, die E-Mails aufgrund gesetzlicher oder branchenspezifischer Regelungen verpflichtend archivieren müssen.

Mindestens zehn und bis zu 2000 E-Mail-Postfächer aus Microsoft Outlook lassen sich dauerhaft sichern, wobei unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht. Ein Web-Interface gibt es ebenfalls. Die Kosten belaufen sich bei zehn Nutzern auf 4 Euro pro Jahr.

Post durchsuchen

Fürs Durchsuchen von Nachrichten innerhalb von Mail-Programmen gibt es Speziallösungen wie den X1 Professional Client. Er durchstöbert Post in Outlook oder Lotus Notes nach Stichworten, wobei er auch E-Mail-Anhänge berücksichtigt. Steckt beispielsweise eine wichtige Information in einem PDF-Dokument, das Sie per E-Mail bekommen haben, findet X1 diese Information.

Das Tool kann aber noch viel mehr, etwa den Rechner nach Dateien aller Art, Bildern, Musik und Videos durchforsten. Unter www.x1.com gibt es eine Trial-Version zum Download sowie einen Link zum Erwerb der Vollversion für 35,95 Euro. Das Zusatz-Tool X1 Mobile Search ermöglicht das Durchsuchen von Desktop-Rechnern vom iPhone oder iPad aus.

Ebenfalls sehr nützlich ist das kostenlose Tool Xobni . Die Outlook-Erweiterung stellt zusammenhängende Nachrichten als Konversationen dar. Zudem bietet sie umfangreiche Suchfunktionen innerhalb von Mails, nach Absendern oder Dateianhängen.

Einzigartig: Xobni stellt Beziehungen zwischen E-Mail-Absendern dar, indem es deren Verknüpfungen in Sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter berücksichtigt. Xobni gibt es auch für Blackberry-sowie Android-Geräte (Beta-Version); eine Version für iPhone ist in Arbeit.

Mobile E-Mail-Clients

Die Zahl verbreiteter E-Mail-Clients für PC und Mac ist überschaubar: Neben Microsoft Outlook und Lotus Notes im Business-Umfeld sind Mozilla Thunderbird, Eudora und Pegasus Mail bei Privatanwendern sicherlich die meist genutzten Programme - neben den Betriebssystem-eigenen Clients Outlook Express (Windows XP), Windows Mail (Windows Vista/7) und Apple Mail (Mac OS).

Dagegen ist das Angebot an E-Mail-Clients für mobile Plattformen ziemlich unübersichtlich. Nahezu alle aktuellen Handys besitzen einen eigenen E-Mail-Client, und die meisten Smartphones ermöglichen die Installation alternativer E-Mail-Programme. Wichtig bei der Auswahl: Achten Sie auf die IMAP-Funktionalität und auf Sicherheits-Features.

Ein guter mobiler Client sollte Nachrichten auszugsweise laden können, zum Beispiel nur die ersten zwei oder drei Zeilen. Dann können Sie individuell entscheiden, welche E-Mails sie abrufen müssen. Auch das Laden von Mail-Anhängen sollte sich einstellen lassen, um teure Übertragungskosten und unnötige Ladezeiten zu verhindern.

Viele Webmail-Provider bieten eigene Clients an - entweder als echte App oder als so genannte Web-App, die im Browser des Mobilgeräts ausgeführt wird. So gibt es etwa einen Google-Mail-Client als App für Android (vorinstalliert) und iPhone sowie eine Web-App, die auf Android, Blackberry, iPhone, Nokia S60, Windows Mobile und anderen mobilen Betriebssystemen läuft.

Sie synchronisiert sich per IMAP mit den Standard-E-Mail-Clients der Mobiltelefone. Die bekannten Webmail-Anbieter GMX und Web.de haben ebenfalls Apps entwickelt, und zwar für Android und iPhone. Alternativ ist der E-Mail-Zugriff über spezielle Mobilportale der Anbieter möglich (m.web.de bzw. m.gmx.de).