So formatieren Sie Dokumente mit LibreOffice Writer richtig

Formatierungszeichen einblenden

Zum Formatieren ist es sinnvoll, die Formatierungszeichen sichtbar zu machen. Das ist zunächst etwas gewöhnungsbedürftig, hilft beim Ausrichten von Texten aber weiter. Nachdem Ihr Dokument fertig formatiert ist, schalten Sie die Formatierungszeichen wieder aus. Sie machen die Formatierungszeichen sichtbar, indem Sie auf das Symbol Formatierungszeichen umschalten klicken.

Alternativ benutzen Sie die Tastenkombination [Strg]+[F10]. Solange Sie nichts formatiert haben, werden nur die Leerzeichen zwischen den Wörtern als Punkte angezeigt. Sobald Sie durch das Betätigen der [Enter]-Taste einen Absatz erstellen, wird das als Formatierungszeichen dargestellt. Wenn Sie mit [Tabulatortasten] arbeiten, werden diese als Pfeil angezeigt.

Zeichen, Wörter, Sätze, Abschnitte oder den ganzen Text formatieren

Um Textformatierungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst markieren, was formatiert werden soll. Dabei kann es sich um einzelne Zeichen, um Wörter, Sätze, Abschnitte oder den kompletten Text handeln. Zum Markieren eines einzelnen Zeichens ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste über dieses Zeichen.

Dann formatieren Sie dieses Zeichen. Das wird häufig zum Erzeugen von Initialen angewendet. Initiale sind vergrößerte oder ein verzierter Anfangsbuchstabe bei Kapitelanfängen. Wählen Sie zum Beispiel eine besondere Schriftart und eine große Schriftgröße aus. Ein ganzes Wort markieren Sie am einfachsten mit einem Doppelklick auf das gewünschte Wort. Danach führen Sie die gewünschte Textformatierung durch.

Zum Teil müssen auch ganze Sätze eine besondere Formatierung bekommen. Hier besteht der schnellste Weg zum Markieren durch einen Dreifachklick in den gewünschten Satz. Schon steht der entsprechenden Formatierung nichts mehr im Wege. Es kann vorkommen, dass zum Beispiel die komplette Schriftart des Dokuments geändert werden muss.

Bei vielen Seiten kann die Markierung anstrengend werden. Dann hilft ein Vierfachklick im Dokument weiter. Oder Sie betätigen die Tastenkombination [Strg]+[A]. Dadurch wird das komplette Dokument markiert und Ihre Formatierung wird darauf angewendet.

Überschriften zur Gliederung von Absätzen und Dokumenten erzeugen

Überschriften gehören zum Bereich der Absatzformatierung. Im Gegensatz zur Textformatierung brauchen Sie vor dem Formatieren nichts zu markieren. Es reicht, wenn die Schreibmarke im entsprechenden Absatz steht. Eine Überschrift legen Sie fest, indem Sie in die entsprechende Zeile klicken und dann über das Auswahlfeld Absatzvorlage den Eintrag Überschrift 1 auswählen. Alternativ geht das auch mit der Tastenkombination [Strg]+[1].

Zur weiteren Vertiefung haben Sie auch die Möglichkeit, Unterüberschriften auszuwählen (Überschrift 2 etc.). Auch das funktioniert mit der entsprechenden Tastenkombination. Beim Einsatz mehrerer Überschriftstiefen haben Sie die Mittel, das komplette Dokument mit einem Mausklick durchgehend zu nummerieren. Das Zauberwort dazu heißt Gliederung. Klicken Sie dazu in die erste Überschrift 1.

Betätigen Sie dann den Auswahlpfeil neben dem Symbol Nummerierte Liste. Klicken Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster auf den Befehl Weitere Nummerierungen. In dem jetzt angezeigten Fenster wählen Sie das Registerblatt Gliederung aus. Hier markieren Sie die Vorlage mit den Einträgen 1, 1.1, 1.2 . Betätigen Sie dann die Schaltfläche OK. Schon werden alle im Dokument enthaltenen Überschriften nach der ausgewählten Vorlage durchnummeriert.

Optimale Ausrichtung von Absätzen

Standardmäßig werden Texte linksbündig ausgerichtet und haben auf der rechten Seite einen sogenannten Flatterrand. Das eignet sich sehr gut für wissenschaftliche Texte, da die Abstände zwischen den Wörtern gleich ist und dadurch schnell gelesen werden kann. Anders sieht es aus, wenn Sie einen Roman schreiben.

Hier wird bevorzugt eine einheitliche Ausrichtung links und rechts vom Absatz eingesetzt. Das sieht zwar gut aus, geht aber zu Kosten der gleichen Abstände zwischen den Wörtern und bremst damit die Lesegeschwindigkeit. Aber in einem guten Roman möchte man ja vielleicht auch länger verweilen. Um die einheitliche Ausrichtung hinzubekommen, klicken Sie in den gewünschten Absatz und klicken dann auf das Symbol Blocksatz.

Wenn Sie den Blocksatz auf das komplette Dokument anwenden wollen, müssen Sie es vorher markieren. Für Ersteller von Gedichten bietet sich das Symbol Zentriert ausrichten an. Auch das Symbol Rechts ausrichten hat seine Berechtigung. Es bietet sich an, wenn Sie Datumswerte eintragen. Anstatt mit der Leertaste oder der Tabulatortaste an den rechten Dokumentenrand zu gelangen, klicken Sie in die entsprechende Zeile und dann auf das Ausrichtungssymbol Rechts ausrichten.

Zeilenabstände für eine gute Lesbarkeit des Textes einstellen

Wenn der Zeilenabstand auf dem Wert 1 steht, lässt sich das Dokument nicht gut lesen. Optimal ist ein Abstand von 1,15. Auch weitere Abstände sind möglich, verlängern aber auch Ihr Dokument. Auch die Zeilenabstände gehören zu den Absatzformatierungen. Um den Zeilenabstand zu verändern, reicht also ein Mausklick in den entsprechenden Absatz.

Zur Zeilenabstandsänderung im ganzen Dokument muss das ganze Dokument markiert werden. Am besten stellen Sie den Zeilenabstand ein, bevor Sie zu schreiben beginnen. Um den Zeilenabstand einzurichten, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Zeilenabstand einstellen. Wählen Sie dann den gewünschten Zeilenabstand aus.

Die Größe der Leerräume zwischen den Absätzen automatisch einstellen

Häufig werden Leerräume zwischen Absätzen durch das Betätigen der [Enter-]Taste erzwungen. Das sollten Sie nicht machen. Gehen Sie stattdessen den folgenden Weg: Wählen Sie den Menübefehl Format aus, und klicken Sie im daraufhin eingeblendeten Untermenü auf den Befehl Absatz. Nun wird Ihnen das gleichnamige Dialogfenster angezeigt.

Im Registerblatt Einzüge und Abstände sehen Sie verschiedene Auswahlfelder. Hier wählen Sie die gewünschten Abstände vor und nach den Absätzen aus. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK werden die ausgewählten Abstände übernommen. Auch diese Einstellungen sollten Sie vornehmen, bevor Sie den Text erfassen.

Zur absolut genauen Ausrichtung der Texte eine Tabelle einfügen

Damit Ihre Texte wirklich genau an der Stelle stehen, wo Sie diese stehen haben wollen, fügen Sie eine Tabelle ein. Erstellen Sie beispielsweise eine zweispaltige Tabelle. So gehen Sie vor: Setzen Sie die Schreibmarke an eine freie Stelle in Ihrem Dokument. Aktivieren Sie den Menübefehl Tabelle, und klicken Sie anschließend im Untermenü auf den Befehl Tabelle einfügen.

Das Dialogfenster Tabelle einfügen wird nun eingeblendet. Hier tippen Sie in das Feld Name den Text Ausrichten ein. Im Feld Spalten ist der Wert 2 bereits eingetragen. Lassen Sie ihn stehen. Stellen Sie den Wert Zeilen auf 3 ein. Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Einfügen. Die Tabelle wird in Ihr Dokument eingefügt.

Mit Grafiken, Galerievorlagen oder eigenen Bildern in Writer arbeiten

Sie haben im Writer auch die Möglichkeit, Grafiken einzufügen. Bilder haben einen Mehrwert gegenüber reinen Textdokumenten, denn sie sagen bekanntlich „mehr als Tausend Worte“. Komplexe Sachverhalte lassen sich mithilfe von Grafiken einfacher erklären.

Im Writer stehen Ihnen in einer Sammlung eine Anzahl vorgefertigter Grafiken zur Verfügung. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Bilder von Laufwerken oder externen Quellen in Ihr Dokument zu integrieren.

Grafiken, Bilder und Fotos einfügen

Um vorgefertigte Bilder in Ihr Dokument einzufügen, bietet sich die Galerie vom Writer an. Zum Aktivieren der Galerie klicken Sie im rechten Fensterbereich auf das Symbol Gallery. Daraufhin wird auf der rechten Bildschirmseite die Gallery eingeblendet.

Im oberen Teil dieses Fensters stehen Ihnen unterschiedliche Kategorien zur Verfügung. Klicken Sie die einzelnen Kategorien an, um zu sehen, welche Grafiken in der jeweiligen Kategorie vorhanden sind. Wählen Sie zum Beispiel die Kategorie Netzwerk aus. Ziehen Sie die Grafik Smartphone mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in Ihr Dokument; schon haben Sie die Grafik in Ihr Dokument eingefügt.

Wenn Sie lieber ein eigenes Bild in Ihr Dokument einsetzen wollen, stellen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle im Dokument, an der Sie Ihr Bild einfügen möchten. Wählen Sie dann aus dem Hauptmenü den Menüpunkt Einfügen aus. Im daraufhin eingeblendeten Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Befehl Bild.

Wählen Sie im jetzt eingeblendeten Dateiexplorer das gewünschte Bild aus Ihrem Verzeichnis aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen wird das Bild in Ihr Dokument übertragen. Es lassen sich nahezu alle bekannten Bildformate (JPG, TIFF, BMP, SVG, PNG etc.) in ein Writer-Dokument einfügen.

Größe einer Grafik anpassen

Leider haben die eingefügten Grafiken oder Bilder nicht immer die gewünschte Größe. In den meisten Fällen werden sie zu groß oder zu klein dargestellt. Aber das ist kein Problem, denn Sie können die Maße einer Grafik jederzeit verändern.

Sobald Sie ein Bild anklicken, wird ein Rahmen mit Punkten um diese Grafik herum angezeigt. Ziehen Sie den Cursor auf einen der Eckpunkte. Die Darstellung des Cursors verwandelt sich dadurch in einen Doppelpfeil. Jetzt ziehen Sie die Grafik mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe. Damit Ihre Grafik beim Verkleinern oder beim Vergrößern nicht die Proportionen verliert, sollten Sie immer von den Eckpunkten aus arbeiten.

Wenn Sie die Grafik an einem der mittleren Punkte größer oder kleiner ziehen, wird der Grafikinhalt verzerrt. Alternativ benutzen Sie auf der rechten Bildschirmseite das Fenster Eigenschaften. Setzen Sie hier zunächst im Bereich Position und Größe einen Haken in das Kontrollkästchen Seitenverhältnis beibehalten, und ändern Sie anschließend den Eintrag in den beiden Feldern Breite oder Höhe.

Ein Bild oder eine Grafik in einem Text optimal einpassen

Sie haben die Möglichkeit, bereits eingefügte Grafiken innerhalb Ihres Textes zu verschieben. Klicken Sie in die zu verschiebende Grafik, und stellen Sie den Cursor direkt in die Grafik. Der Cursor wird zum Vierfachpfeil. Schieben Sie nun die Grafik mit gedrückter linker Maustaste in einen der Absätze.

Stellen Sie anschließend ein, wie die Grafik sich zum Text verhält. Dazu nutzen Sie die Textumlauf-Optionen. Sobald Sie in eine Grafik klicken, werden diese in der Symbolleiste angezeigt.

• Das Symbol Durchlauf lässt den Text hinter der Grafik verschwinden.
• Mit Umlauf rechts wird der Fließtext rechts von der Grafik angezeigt.
• Mit dem Symbol Umlauf links erscheint der Text links von der Grafik.
• Optimaler Umlauf sucht automatisch die optimale Aufteilung von Bild und Text aus.
• Der Befehl Paralleler Umlauf lässt Ihren Text links und rechts um die Grafik herumfließen.
• Mit dem Symbol Kein Umlauf sorgen Sie dafür, dass die Grafik für sich bleibt und der Text oberhalb und unterhalb des Bildes erscheint.

In den Eigenschaften legen Sie bei Bedarf den Abstand vom Text zum Bild fest.

Der Unterschied zwischen Text- und Absatzformatierungen

Vor dem Formatieren markieren Sie den zu formatierenden Bereich. Und hier sehen Sie auch gleich den großen Unterschied: Wenn Sie Texte formatieren wollen, müssen Sie den entsprechenden Text vorher markieren. Zum Formatieren von Absätzen reicht es dagegen aus, wenn die Schreibmarke im entsprechenden Bereich steht.

Zum Bereich der Textformatierung gehört das Aussehen der Schriften, also die Schriftart, Schriftgröße, ob die Schrift fett, kursiv oder unterstrichen ist, die Schriftfarbe und Hintergrundfarbe; zur Absatzformatierung gehören Überschriften, Ausrichtungen, Einzüge, Abstände und Aufzählungen.