Unified Communications

Unified Communications (UC) setzt sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen: E-Mail, Instant Messaging, Telefonie, Videokonferenzen, Internet-Chat und Dokumenten-Sharing. Das Hauptmerkmal - und der wesentliche Nutzen - von UC ist, dass alle diese Anwendungen integriert werden, mit einheitlicher Benutzeroberfläche und Zugriff über diverse Endgeräte. Die Kommunikation wird erheblich verbessert, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Ansprechpartnern. Das führt zu kürzeren Projektlaufzeiten, schnellerer Time-to-Market, besserer Mitarbeiterproduktivität und höherer Betriebseffizienz. Und das kann wiederum den Kundendienst verbessern, die Akquise beschleunigen und den Umsatz steigern.

Neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit

Unified Communications ist nicht nur eine Idee in den Köpfen der Entwickler - sondern eine Lösung, die hier und jetzt einsetzbar ist. Sie integriert Echtzeit-Kommunikation und asynchrone Kommunikation mit Geschäftsprozessen und Anwendungen, strafft dadurch die Kommunikation und die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter produktiver und effizienter arbeiten und schneller reagieren können. Ein wesentliches Merkmal dieser Technologie ist es, dem Nutzer über die verschiedensten Endgeräte und Medientypen hinweg ein einheitliches Look & Feel zu bieten.

Denn Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass ihre Mitarbeiter immer häufiger von unterwegs aus arbeiten. Mitarbeiter erwarten, in teamorientierten Abläufen zusammenzuarbeiten, und sie wollen vielleicht auch dieselbe Art von Video-Kommunikation nutzen wie mit ihren Freunden. Und auf jeden Fall müssen sie in der Lage sein, jederzeit effektiv mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren - von jedem Endgerät, das gerade zur Verfügung steht, ob das nun ein Smartphone, ein PC oder ein Tablet ist.

IT-Manager erkennen den Nutzen

Für die Studie "The Future of Unified Communications & Collaboration" haben die Marktforscher von Ovum kürzlich IT-Manager gefragt, ob sie planen, in den nächsten beiden Jahren UC-Komponenten einzuführen. 80 Prozent der Befragten bejahten diese Frage, und interessanterweise hat fast derselbe Anteil, nämlich 78 Prozent, hierfür bereits konkrete Budgets eingeplant. Es sieht also ganz so aus, als ob UC nicht nur theoretisch als wertvoll anerkannt wird, sondern durchaus den von IDC vorhergesagten Anstieg erleben könnte - von heute 26 Milliarden US-Dollar auf 38 Milliarden im Jahr 2016.Was treibt dieses Wachstum des UC-Marktes an? Es gibt eine Reihe von Faktoren, die dazu führen, dass Unternehmen sich mit der Einführung von Unified Communications befassen, und sie alle haben mit den Menschen zu tun - vor allem mit den Mitarbeitern und den Kunden.

Intern kommunizieren -aber richtig

Bei der herkömmlichen internen Kommunikation ist es oft schwierig, Kollegen zu erreichen. Teilweise werden dieselben Diskussionen immer wieder geführt, und es gibt auch überflüssige Kommunikation. UC erleichtert es den Mitarbeitern, mit Kollegen oder Kunden gezielt über das jeweils am besten geeignete Medium zu kommunizieren, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Die Mitarbeiter sind immer mobiler, und häufig sinken die Produktivität oder die Erreichbarkeit, wenn sie nicht im Büro sind. Auch die Effektivität und die Arbeitsergebnisse werden schlechter, sobald die Mitarbeiter von unterwegs arbeiten.

Das führt dazu, dass die Erledigung der Aufgaben deutlich länger dauert und in der Folge zusätzliche Kosten entstehen.Der Trend zum Bring Your Own Device (BYOD), der wachsende Anteil der "Generation Y" in der Arbeitswelt, Social Media wie Facebook, die auch im Büro genutzt werden, und immer mobilere Mitarbeiter: Das alles kann zu komplexen Installationen mit mehreren Herstellern führen. Und wenn man keinen Zugriff auf die Werkzeuge hat, die man braucht, um reibungslos mit den Kollegen zu kommunizieren, dann leidet die Zusammenarbeit. UC löst dieses Problem.

Günstige Bereitstellung in der Cloud

Mangelnde interne Zusammenarbeit führt ganz schnell zu unzufriedenen Kunden, die sich häufiger beschweren. Es kommt dann schon mal vor, dass eine einfache Kundenanfrage zu einer handfesten Reklamation wird - und das alles nur, weil im Unternehmen nicht ordentlich kommuniziert wird, Abteilungen sich nicht abstimmen oder der zuständige Ansprechpartner nicht erreichbar ist. Auch diese Probleme lassen sich mit Unified Communications lösen.

Kommunikationslösungen wie die OpenTouch-Suite von Alcatel-Lucent unterstützen die kooperationsorientierte Multimedia-Kommunikation zwischen mehreren Teilnehmern - und das von jedem Endgerät wie Smartphone, Tablet, Festnetztelefon oder PC. Video hinzufügen? Kein Problem. Während des Gesprächs eine Information überprüfen? Ist ebenso einfach. Sogenanntes "Rapid Session Shift" ermöglicht es, von unterwegs genauso zu kommunizieren wie im Büro und Multimedia-Kommunikationen von einem Endgerät zum anderen weiterzuleiten. So lässt sich die Zusammenarbeit, die Mitarbeitereffizienz und die "User Experience" verbessern.

Läuft das System auf einem einzigen Server, reduzieren sich die Kosten erheblich - in einigen Fällen bis zu einem Drittel. Somit verringern sich auch die Betriebskosten und die Amortisationsdauer. Zusammen mit einer Cloud-basierten Bereitstellung wird UC damit erschwinglich - auch für kleine und mittelständische Unternehmen.

Fazit

Wie die Ovum-Studie zeigt, beginnen Unternehmen die Vorteile von Unified Communications zu erkennen, die sich insbesondere vor dem Hintergrund einer zunehmend mobilen Belegschaft ergeben. Und sie fangen auch an, Budgets für die Implementierung bereitzustellen. Der tatsächliche Return on Investment, der durch die Einführung von UC erzielt werden kann, wird aber erst langsam sichtbar.

Dabei müssen insbesondere auch die qualitativen Vorteile in Form von verbesserter Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter und schnellerer Entscheidungsfindung berücksichtigt werden, die hier aufgezeigt wurden. Bei richtiger Implementierung kann Unified Communications zu einer schnelleren Time-to-Market und kürzeren Konzeptionsphasen und Projektlaufzeiten führen. Und natürlich lassen sich weitere quantitative Vorteile erzielen, zum Beispiel erhebliche Einsparungen bei den laufenden Kosten für Reisen, Infrastruktur und Kommunikation.