Personalwirtschaft mit standardisierten HR-Prozessen

Heute kommt dem Personalmanagement (Human Resources, HR) als dem zentralen Schauplatz des Ringens um Know-how eine immer wichtigere Rolle im Unternehmen zu. Dabei geht es nicht nur darum, die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen oder die Personalkosten zu senken.

Gerade in international agierenden, multinationalen Unternehmen werden die Anforderungen und Problemstellungen im Bereich der Personalwirtschaft immer umfangreicher und komplexer. Um die Herausforderungen effizient zu lösen, sind deshalb globale HR-Systeme nötig, die Prozesse einheitlich und standardisiert abbilden können.

Hella, Partner der Automobilindustrie sowie des Kfz-Teilehandels, ist ein solches global operierendes Unternehmen, das an 100 Standorten in mehr als 35 Ländern über 29.000 Mitarbeiter beschäftigt. Mit einem Jahresumsatz von fünf Milliarden Euro gehört Hella zu den Top 50 der weltweiten Automobilzulieferer und ist eines der 100 größten deutschen Industrieunternehmen.

Weltweit einheitliche Prozesse

Um die große Zahl an Mitarbeitern zu verwalten, arbeitete Hella bislang mit lokalen Lösungen in den einzelnen Landesgesellschaften. Da diese allerdings nicht in ein unternehmensweites Gesamtsystem integrierbar waren, entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines globalen HR-Systems.

Mit der weltweit einheitlichen Lösung sollte die Zahl der eingesetzten HRAnwendungensubstanziell verringert werden und eine Konzentration auf die wichtigsten Funktionalitäten erfolgen. Ziel war es, dadurch den Aufwand für die Personalverwaltung deutlich zu reduzieren. Zudem sollten Prozesse, die bis dato nur lokal betrieben wurden, jetzt weltweit standardisiert werden, sodass beispielsweise am Ende ein international einheitlicher Katalog für Stellenbeschreibungen entsteht.

Die Entscheidung zugunsten einer SAP-Lösung stand frühzeitig fest. Denn zu diesem Zeitpunkt war SAP HR bereits erfolgreich in Deutschland im Einsatz und die Implementierung in den USA war bereits in vollem Gange. Die Entscheidung, dieses System vollumfänglich in allen Produktionsstätten weltweit zu nutzen, lag deshalb auf der Hand.

Gesucht und gefunden

Allerdings musste noch der richtige Partner gefunden werden, um dieses strategisch wichtige Projekt umzusetzen. Dazu evaluierte Hella insgesamt vier Dienstleister. Am Ende entschied sich das Unternehmen für Ciber, einen System- und Lösungspartner für SAPbasierte globale IT-Services, da dieser seine Kompetenz im SAP-Umfeld bereits zuvor deutlich unter Beweis gestellt hatte.

"Wir hatten 2008 bei der Implementierung von SAP HR in den USA bereits mit Ciber gearbeitet und dabei hervorragende Erfahrungen gemacht. Der positive Eindruck hat uns nicht enttäuscht, sondern hat sich im Laufe des gesamten Projektes mehr als bestätigt", erklärt Tobias Leweling, Head of HR Systems and Payroll bei Hella.

"Die Chemie hat einfach von Anfang an gestimmt. Angefangen bei dem überzeugenden Auftreten des Projektleiters über die Flexibilität, die das gesamte Projektteam über die komplette Zeit der Zusammenarbeit an den Tag legte, bis hin zum Umgang mit kulturellen Gegebenheiten beispielsweise in China oder Indien", ergänzt Leweling.

Umfassende Kommunikation und schnelle Reaktionszeiten

Die Implementierung wurde dann stufenweise durchgeführt. Im Januar 2010 erfolgte zunächst der Roll-out in China, anschließend im April 2010 der Go-Live in Indien und im Juni 2011 die erste Stufe der Implementierung in der Slowakei. Im Januar 2012 startete dann die zweite Phase in der Slowakei, bevor Ende 2012 mit dem Roll-out der Lösung in Mexiko das umfangreiche Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Ausschlaggebend für den reibungslosen Ablauf war die gut funktionierende Kommunikation zwischen allen Beteiligten. "Es war von Anfang an klar, dass dies ein sehr umfangreiches Projekt wird. Umso wichtiger war die Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten. Besonders beeindruckt hat uns, dass auch auf kurzfristige Anfragen und sich ändernde Projektanforderungen immer sofort reagiert wurde", berichtet Leweling.

Heute profitiert Hella von weltweit konsistenten HR-Prozessen und damit geringeren Verwaltungskosten sowie von einer konsistenten Datenstruktur innerhalb einer homogenen Systemlandschaft. So gibt es bei Hella heute nicht nur international einheitliche Stellenbeschreibungen, sondern über ein weltweit gültiges Beurteilungssystem der Stellen kann beispielsweise auch geprüft werden, ob die Entlohnung der Mitarbeiter nach den üblichen Marktpreisen der jeweiligen Region erfolgt. Zudem gibt es heute wesentlich weniger Schnittstellen zwischen den verschiedenen Legacy-Systemen, wodurch die Prozesskosten nochmals gesenkt werden konnten.

Ausblick

Das nächste Projekt bei Hella ist die Implementierung einer Data-Warehouse-Lösung, die zukünftig die wachsende Anzahl an globalen Reporting-Anforderungen einfacher und flexibler gestalten soll. Zudem wird es auch zukünftig weitere Roll-out-Projekte der SAP-HRLösung seitens des Unternehmens geben. Aufgrund der bisher gesammelten, positiven Erfahrungen wird Ciber auch diesmal bei der Auswahl des Dienstleisterseine entscheidende Rolle spielen.