Windows 8.1 im Unternehmen

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Windows 8.1 bietet im Vergleich zur Vorgängerversion einige neue Funktionen, die Microsoft speziell mit Blick auf seine Unternehmenskunden eingeführt hat. Ein großes Trendthema, das mit zahlreichen Sicherheitsfragen einhergeht, ist Bring Your Own Device (BYOD): die Integration privater Mobilgeräte in die Unternehmens-IT.

Egal, ob es sich um private Geräte oder um die Arbeitsgeräte externer Mitarbeiter handelt: Das Windows-Update minimiert einige Sicherheitsrisiken mit neuen Features wie "Workplace Join" und "Work Folders", über die IT-Administratoren Windows-8.1-Geräten außerhalb der Unternehmensdomäne Zugriff auf definierte interne Ressourcen gewähren und den Datenaustausch sichern können.

Erstmals lassen sich zudem private und Firmendaten voneinander trennen, sodass die IT-Abteilung selektiv Unternehmensdaten auf den Geräten löschen, die privaten Informationen der Mitarbeiter aber erhalten kann. Diese Möglichkeit ist eine wichtige Voraussetzung für BYOD, etwa wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder sein Gerät verliert.

Darüber hinaus bietet Windows 8.1 die Möglichkeit, mobile Geräte auch ohne separaten Management-Client per Mobile Device Management zentral zu verwalten. Diese neuen Funktionen dienen dazu, dass Unternehmen Arbeitsplätze gezielter an die Bedürfnisseihrer Mitarbeiter anpassen und mobile Endgeräte wesentlich sicherer in das Firmennetzwerk integrieren können.

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Individuell gestaltete Bedienoberflächen

Doch unabhängig davon, ob man mit einem Tablet, Notebook oder einem All-in-One-PC arbeitet: Neuerungen wie die flexibler zu gestaltende Oberfläche führen dazu, dass die Bedienung der modernen Touch-Oberfläche und des klassischen Desktops durchgängigerwird. Für Mitarbeiter, die den Windows- 7-Desktop schätzen beziehungsweise nutzen müssen, kann einfach die "Bootto-Desktop"-Funktion aktiviert werden, wodurch die Kacheloberfläche beim Hochfahren übersprungen und direkt in den bekannten Desktop gebootet wird.

Das Design der neuen Clients ist ein wichtiges Teilprojekt im Migrationsprozess und als solches nicht zu unterschätzen. Im Vergleich zu Windows XP oder 7, wo meist für jeden Mitarbeiter ein und derselbe Standardarbeitsplatz eingerichtet wurde, erhöht die Anpassung an unterschiedliche Arbeitsformen den Aufwand. Der größere Funktionsumfang von Windows 8.1 bringt neue Konfigurationsfragen mit sich: Für einzelne Mitarbeitergruppen müssen individuelle Entscheidungen getroffen werden, obund - wenn ja - wie sie die neu mit Windows 8.1 verfügbaren Funktionen nutzen. Die dadurch erzielten Produktivitätssteigerungen gleichen die höheren Investitionskosten jedoch aus.

Support und Mobilität

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter ist Windows 8.1 für viele Microsoft-Kunden grundsätzlich interessant. Zeitlich kritisch ist ein Update für Unternehmen, die jetzt noch mit Windows XP oder Vista arbeiten und auf den Support seitens Microsoft und anderer Hersteller Wert legen. Microsoft beendet diesen für XP bekanntlich im April 2014. Viele andere Hersteller haben den Support für XP - und auchfür Windows Vista - bereits eingestellt.

Firmen, die bislang gegenüber Windows 8 skeptisch waren, weil sie ihren Mitarbeitern keine zu große Umstellung auf die moderne Bedienoberfläche zumuten wollten, können mit Windows 8.1 leichter auf das klassische Look and Feel des Windows-7-Desktops umschalten.

Und Windows-8-Skeptiker, die Probleme mit der ersten Version des neuen Betriebssystems fürchteten, können mit dem Update beruhigt werden: Neben vielen funktionalen Neuerungen speziell für Unternehmen ist es Microsoft gelungen, die "Kinderkrankheiten" von Windows 8, zum Beispiel im Zusammenspiel mit dem Windows Store und mit der Applikationsverteilung, zu beheben.

Unternehmen, die bereits Windows 7 einsetzen, aber ihre mobilen Arbeitsplätze wesentlich verbessern wollen, können beide Betriebssysteme - Windows 7 und 8.1 - parallel betreiben.

Wie die Migration effizient gelingt

Obwohl Windows 8.1 mit einigen Neuerungen aufwartet, ist der Migrationsprozessvon älteren Microsoft-Betriebssystemen durchaus reibungslos zu bewältigen. Wichtig ist vor allem eine gute Planung und Vorbereitung unter Berücksichtigung der jeweils bestehenden Hard- und Software.

Zudem ist die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter elementar, um die bestmöglichen Abstimmung auf die jeweiligen Nutzerbedürfnisse zu gewährleisten und die Clients entsprechend einzurichten und auszustatten. Wie die Migration effizient erfolgen kann, lässt sich in fünf Schritten dokumentieren:

1. Kompatibilität der Software sicherstellen

Im ersten Schritt müssen alle Software-Anwendungen dahin gehend überprüft werden, ob sie zu Windows 8.1 kompatibel sind. Hierbei ist es ratsam, die Software generell auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls auszusortieren, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Etwa 80 Prozent der unter Windows XP eingesetzten Applikationen können mit Windows 8.1 problemlos weiterverwendet werden.

Allerdings kann es bei speziellen Sicherheitslösungen sowie selbst entwickelten Anwendungen gelegentlich zu Kompatibilitätsproblemen kommen. Neben den normalen Desktop-Applikationen müssen auch Web-Applikationen im Firmen-Intranet auf ihre Kompatibilität mit Internet Explorer 11 geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Eine weitere Herausforderung ist die Erneuerung der Sicherheitslösungen von Drittherstellern. Denn Anwendungen wie Firewalls, Virenschutz, Festplattenverschlüsselung und VPN sind meist dediziert für eine Version des Betriebssystems entwickelt worden und funktionieren auf anderen Versionen nicht odernicht richtig. Windows 8.1. bringt dafür auch bordeigene Lösungen mit, die Sicherheitslösungen von Drittherstellern nach Analyse der individuellen Anforderungenüberflüssig machen können.

Darüber hinaus muss bei der Migration zu Windows 8.1 ein Lizenzverwaltungsdiensteingerichtet oder angepasst werden. Der Key Management Service überprüft und aktiviert regelmäßig die vorhandenen Microsoft-Lizenzen; er wurde bereits mit Windows 7 eingeführt.

2. Kompatibilität der Hardware prüfen

Auch die Vorbereitung der Hardware auf den Wechsel des Betriebssystems ist in den meisten Fällen unkompliziert: Wenn Unternehmen Server, PCs und Peripheriegeräte wie Drucker und Scanner in üblichen Abschreibungszeiträumen erneuern, gibt es in der Regelkeine Kompatibilitätsprobleme mit Windows 8.1. Das neue Betriebssystem stellt keine besonders hohen Hardware-Anforderungen und ist sehr ressourcenschonend.

Wenn Hardware-Probleme auftauchen, dann meist bei älteren Peripheriegeräten, für die keine neuere Treiber-Software mehr verfügbar ist. Für sehr alte Umgebungen ist ebenfalls noch ein Blick auf eventuelle Probleme beim Wechsel von 32- auf 64-Bit-Systeme zu richten.

3. Intern Verantwortliche definieren

Bevor die eigentliche Migration beginnt, müssen Unternehmen auch einige organisatorische Vorkehrungen treffen: Eine der wichtigsten ist die Suche nach Applikationsverantwortlichen, die entscheiden können, ob eine Software weiterhin verwendet werden soll und wie sie konfiguriert wird.

Dies ist umso wichtiger, wenn ein externer Dienstleister das Projekt leitet oder begleitet. Zudem müssen alle Projektmitarbeiter geschult werden. Denn die Konfiguration, Installation, Verteilung und Administration der Betriebssystem-Software hat sich seit Windows XP grundlegend verändert.

4. Timing und Kosten planen

Um ein neues Betriebssystem effizient einzuführen, ist ein professionelles Projektmanagement unentbehrlich. Diese Aufgabe wird häufig unterschätzt. Geradebei größeren Unternehmen nimmt die Projektplanung viel Zeit in Anspruch, weil in der Regel verschiedene Abteilungen in die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse eingebunden sind.

Entsprechend sollten große Unternehmen mit mehr als 1 000 Arbeitsplätzen für die Migration mindestens ein Jahr meinplanen. Manche Aufgaben, wie etwa das Client-Design, sind bei kleinen Firmen wie großen Konzernen ähnlich umfangreich.

Wie die Zeitangaben hängen auch die Kosten maßgeblich von den Rahmenbedingungenund Anforderungen der Unternehmen ab. Dazu gehört die Anzahl und geografische Verteilung der Standorte. Weitere Kostentreiber sind die Menge und Vielfalt der Geräte, die Zahl der Applikationen und das Alter der vorhandenen Infrastruktur.

5. Der eigentliche Migrationsprozess

Im darauf folgenden Schritt wird die neue Client-Umgebung konzipiert und das eigentliche Migrationskonzept erstellt. Das heißt: Die Clients müssen von der alten in die neue Welt übertragen und getestet werden. Dabei sind die Verfahren und Werkzeuge für die Software-Installation und -verteilung zu erneuern beziehungsweise an die Anforderungen von Windows 8.1 anzupassen. Zum Abschluss der Planung wird das Konzept in einer vom Produktionsnetz abgetrennten Umgebung getestet. Nach dem erfolgreichen "Proof of Concept" wird im Rahmen einer Pilot-Installation eine gewisse Zahl an Anwendern bereits in der produktiven Umgebung auf das neue Betriebssystemumgestellt. Anschließend folgt die Verteilung an allen Standorten und Arbeitsplätzendes Unternehmens. Parallel werden die Mitarbeiter möglichst zeitnah geschult und mit den neuen Funktionen und Bedienoberflächen von Windows 8.1 vertraut gemacht.

Abschließend ist für den Erfolg der Windows-Migration eine lückenlose Übergabe an das Betriebsteam notwendig. Die neuen Systeme, Werkzeuge und Verfahren müssen dafür dokumentiert übergeben und während der Anlaufphase des Betriebes auch begleitet werden. Die frühe Einbindung des Betriebsteams bereits während der Planung verbessert dabei die Qualität der Betriebsübergabe maßgeblich.

Fazit: Arbeitsplätze modernisieren und mobilisieren

Windows 8.1 bietet Unternehmen einige neue Möglichkeiten, die den Migrationsaufwandrechtfertigen - erst recht, wenn sie Arbeitsplätze und Anwendungsszenarien noch gezielter als bislang auf ihre Mitarbeiter zuschneiden und eine höhere Produktivität erreichenwollen. Auch der auslaufende Support von Windows XP und Vista sind Argumente, die für ein zeitnahes Update sprechen.