Special - Lohn & Gehalt
Gehaltsabrechnung mit Infoniqa
Die Robert Bosch AG nutzt ein HR-Portal von Infoniqa, um die monatlichen Lohn- und Gehaltszettel den Mitarbeitern in ganz Österreich elektronisch zur Verfügung zu stellen.
Die Bosch-Gruppe ist ein führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen mit den Geschäftsfeldern Kraftfahrzeug- und Industrietechnik, Gebrauchsgüter und Gebäudetechnik. In Österreich zählt das Unternehmen 2.740 Beschäftigte und erzielte 2011 einen Umsatz von knapp einer Milliarde Euro, weltweit erwirtschafteten mehr als 300.000 Mitarbeiter rund 51,5 Milliarden Euro. Die Bosch-Gruppe ist mit Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern in 150 Ländern vertreten.
Ärgerlicher Ressourcenkiller
In der Bosch-Niederlassung in Wien werden Lohn und Gehalt für rund 1600 Beschäftigte in ganz Österreich abgerechnet. Bis vor Kurzem wurden die Lohn- und Gehaltszettel für die Beschäftigten per (Haus-)Post in Briefform verschickt. Dafür musste die Personalabrechnung diese aus dem Payroll-System ausdrucken, kuvertieren, mit einem Siegelstempel versehen und auf den Postweg bringen.
"Bei unseren österreichweit betreuten Standorten verursachte das einen enormen Aufwand an Ressourcen, hauptsächlich Arbeitszeit in der Personalabrechnung, den Sekretariaten und im Postbüro, aber auch hinsichtlich Papier, Porto und Boten, um die Entgeltbelege an die Empfänger zu verteilen. Alleine das Kuvertieren und das Aufteilen der Kuverts kostete zwei Personen monatlich rund zwei Tage an Arbeitszeit. Zudem kam es auf dem Postweg immer wieder zu Fehlern und Verzögerungen. Manche Kuverts landeten bei falschen Empfängern oder wurden in den Sekretariaten nicht abgeholt", erklärt Karoline Fessl-Weghuber, Leiterin der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Bosch Österreich.
Um diese Ressourcen einzusparen, wurden unterschiedliche Ansätze erwogen. "Ein Versenden per E-Mail direkt aus dem System war nicht praxistauglich, weil die Sicherheitsauflagen nicht erfüllt werden konnten, die vor unbefugtem Zugriff auf den Entgeltbeleg schützen sollen. Auch ein Versand über die Bank erwies sich als nicht sinnvoll, denn diese Alternative lieferte nur die Lohn- oder Gehaltsangaben, ließ aber keine zusätzlichen Informationen für die Mitarbeiter zu, etwa die unternehmensinterne Personal- und Ausweisnummer", so Fessl-Weghuber.
Revisionssichere Lösung gesucht
Die Robert Bosch AG nutzt bereits seit Jahren die LOGA Vplus-Abrechungssoftware sowie die Reisekosten-Lösung WebReise von Infoniqa. Als zufriedener Kunde ließ man sich daher von dem IT-Spezialisten - aber auch von anderen Anbietern - Lösungsvorschläge für die effiziente Verteilung der Lohn- und Gehaltszettel unterbreiten.
Dabei galt es, einige spezifische Anforderungen zu erfüllen, etwa die revisionssichere Anmeldung der Mitarbeiter im IT-System, das sichere Öffnen sowie Drucken der Entgeltbelege, aber auch die Anbindung an das Zeiterfassungs- und Reisekostenabrechnungs-System.
"Uns ist ein hoher Sicherheitsstandard für den Umgang mit vertraulichen Daten wichtig. So muss das Passwort für den Einstieg in das IT-System regelmäßig geändert werden und der elektronische Zugriff auf die Lohn- und Gehaltszettel gesichert sein, denn diese dürfen nur für den jeweiligen Adressaten zugänglich sein", erläutert Fessl-Weghuber.
Nach einem Vergleich der unterschiedlichen Lösungsvarianten wählte Bosch die modulare HR-Lösung engage! von Infoniqa. Nach der Einrichtung der Lösung sowie der Standardschnittstelle zur Abrechnungssoftware für den periodischen Import personenbezogener Daten folgten die ersten Testläufe.
Im September 2011 starteten der Echtbetrieb und die Schulung der Beschäftigten, schrittweise nach Abteilung und Standort. Das engage!-Portal verteilt nun die Lohn- und Gehaltszettel über einen elektronischen Workflow. Die Mitarbeiter können nach der Anmeldung (Single Signon mit NT-Passwort) jederzeit und ortsunabhängig auf Ihre Entgeltbelege zugreifen, aber auch ihre Stammdaten, Ausweis-, Personal- und Sozialversicherungsnummer einsehen und haben direkten Zugriff auf die Zeiterfassung und Reiseabrechnung.
Wenn ein neuer Lohn- oder Gehaltszettel verfügbar ist, erhalten die Beschäftigten eine E-Mail mit einem Link, der den direkten Einstieg in das Portal ermöglicht. Dann können die Mitarbeiter mit einem separaten Kennwort das Dokument im PDF-Format öffnen und auch sicher drucken.
Einsparung überflüssiger Kosten
"Das System ist einfach zu bedienen und die Security-Auflagen sind ebenfalls erfüllt. Darüber hinaus hat uns Infoniqa durch hohe fachliche Kompetenz und viel Erfahrung überzeugt, auch wenn es zu Beginn des Projektes einen personellen Engpass in der Betreuung durch den IT-Spezialisten gab. Dieses Defizit konnte aber bald beseitigt werden und die Zusammenarbeit läuft nun ausgezeichnet", erklärt Fessl-Weghuber.
Die Lösung begeistert nicht nur die Bosch-Personalabrechnung, sondern auch die Belegschaft: Die einmalige Anmeldung für die unterschiedlichen Personalabrechnungssysteme und die einfache Bedienung des Systems sorgen für eine hohe Akzeptanz und Praxistauglichkeit der Lösung. Zudem können die Beschäftigten direkt im System die Entgeltbelege aus den vergangenen zwölf Monaten abrufen - und das unabhängig vom Aufenthaltsort.
Die Einsparungen, die Bosch Österreich durch die elektronische Verteilung der Lohn- und Gehaltszettel erzielt, übertreffen alle Erwartungen: "In Summe sparen wir pro Jahr viel Arbeitszeit und mehrere Tausend Euro für Kuverts, Papier und Porto ein. Die Ersparnis an Papier schafft einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz, den wir als umweltbewusstes und innovatives Unternehmen leisten", erklärt Fessl-Weghuber.
Im nächsten Schritt plant Bosch Wien auch andere Dokumente elektronisch an die Belegschaft zu versenden, beispielsweise Jahreslohnzettel, Prämienbriefe oder andere mitarbeiterspezifische Informationen.
"Weitere österreichische Bosch-Niederlassungen haben bereits ihr Interesse an der Lösung angemeldet und schon bald wird die Zettelwirtschaft rund um die Entgeltbelege durch das moderne, elektronische System abgelöst", verrät Fessl-Weghuber.
