Für Android und iOS
Fahrtenbuch-Apps im Vergleich
Ein Fahrtenbuch zu führen, ist lästig. Apps versprechen hier eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Das stimmt aber nicht immer.
Wer ein Fahrzeug beruflich nutzt, kann Kosten wie etwa Benzin, Versicherung, Wartung oder die Anschaffung in Form von Abschreibungen im vollen Umfang von der Steuer absetzen. Kompliziert ist es, wenn das Fahrzeug teilweise auch privat gefahren wird. In diesem Fall besteht das Finanzamt darauf, den privaten Nutzungsanteil herauszurechnen und zu versteuern. Für Arbeitnehmer entsteht sogar ein geldwerter Vorteil, der zu allem Überfluss noch sozialabgabenpflichtig ist.
Um die Kalkulation des privaten Anteils zu vereinfachen, greift das Finanzamt auf die
sogenannte 1 %-Regelung zurück. Dabei wird pauschal ein Prozent des Fahrzeuglistenpreises als Privatanteil definiert. Das gilt auch dann, wenn das Auto bereits mehr als zehn Jahre auf dem Buckel hat. Hinzu kommen 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Hört sich günstig an – ist es aber oft nicht. Wer den Firmenwagen nur selten privat nutzt, fährt mit der Vereinfachungsregelung tendenziell schlecht. Das gilt umso mehr, wenn das Fahrzeug eher teuer ist. In diesem Fall bleibt nichts anderes übrig, als dem Finanzamt die tatsächliche private Nutzung nachzuweisen – mit einem Fahrtenbuch. Die Ansprüche der Finanzbehörden sind dabei hoch: Die Aufzeichnungen müssen nicht nur vollständig und leserlich sein, sie sollten auch zeitnah erfasst werden. Änderungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren – etwa durch Durchstreichen.
Elektronisch gelten die gleichen Spielregeln
Elektronische Fahrtenbücher sind als Alternative grundsätzlich erlaubt. Allerdings gelten für sie die gleichen Spielregeln. Vor allem das Radierverbot bereitet dabei Kopfzerbrechen. Einfache Excel-Tabellen kommen daher ebenso wenig infrage, wie nachträglich änderbare Datenformate. Für Fehlerkorrekturen ist stets ein ordnungsgemäßer Storno erforderlich.
In der Verantwortung steht dabei allein der Nutzer: Arbeitet das Fahrtenbuch nicht rechtskonform, wird es bei der nächsten Betriebsprüfung verworfen. Egal, ob der Anbieter das Gegenteil behauptet. Weil in Zeiten von Tablets und Smartphones kaum noch jemand auf die Idee kommen dürfte, ein Notebook zu benutzen, laufen die meisten elektronischen Fahrtenbücher inzwischen auf mobilen Endgeräten.
Zehn Fahrtenbuch-Apps im Test
Grund genug für die Berliner Steuerberaterkanzlei felix1.de, aktuelle Fahrtenbuch-Apps genauer unter die Lupe zu nehmen. Insgesamt testeten die Experten zehn Apps – je fünf unter iOS und Android. Im Fokus stand dabei vor allem die Gesetzeskonformität. Hierzu gehört etwa die Manipulationssicherheit oder die Frage, ob die erforderlichen Daten auch tatsächlich erfasst werden. Darüber hinaus spielte die Benutzerführung eine zentrale Rolle.
Nach der Installation sind die Apps zunächst einzurichten. Da dabei in aller Regel auch die Pflichtangaben zu den einzelnen Fahrten definiert werden, sollten Nutzer die steuerrechtlichen Vorgaben zum Fahrtenbuch zumindest grob kennen. Start- und Zieladressen werden bei allen Apps mithilfe von Online-Karten ermittelt, was eine mobile Internetverbindung erfordert. Zusätzlich übernimmt das GPS die Berechnung der gefahrenen Kilometer. Letztere stimmte im Test jedoch eher selten mit der tatsächlich gefahrenen Entfernung überein, sodass die Angaben in aller Regel manuell zu erfassen waren. Generell waren Korrekturen keine Seltenheit. Lob gab es hingegen für die direkte Übernahme der Geschäftsadressen aus der Kontaktdatenbank des Smartphones.
Gesetzeskonform, aber nicht immer komfortabel
Mit Blick auf den wichtigen Punkt der rechtskonformen Datenspeicherung waren die Ergebnisse überwiegend positiv. Lediglich zwei der getesteten Apps entsprachen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Was die vollständige Aufzeichnung der Fahrten angeht, verwiesen die meisten Apps zumindest auf bestehende Lücken. Die Hälfte der Kandidaten bucht die fraglichen Kilometer zunächst als Privatfahrt, um die Ordnungsmäßigkeit zu wahren. Der automatische Eintrag lässt sich nachträglich ändern. Der Datenexport läuft bei den meisten Apps manuell. Lediglich drei Kandidaten beherrschen die Cloud-Synchronisierung. Schlechte Noten verteilten die Tester in puncto Plausibilitätskontrolle, die bei allen Kandidaten schwach oder gar nicht vorhanden war. So ließen sich Nonsens-Eingaben wie eine mehrere Hundert Kilometer lange Stadtfahrt in wenigen Minuten widerstandslos buchen.
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Für Einzelkämpfer am besten geeignet
Unterm Strich befanden die Tester, dass die Pflege elektronischer Fahrtenbücher nicht unbedingt weniger Arbeit macht als das traditionelle Papier-Fahrtenbuch. Am meisten profitieren von den Fahrtenbuch-Apps Einzelkämpfer, die ihren Firmenwagen allein nutzen und Geschäftspartner ordentlich auf dem Smartphone gespeichert haben. In diesem Fall, so die Berliner Steuerberater, gehe die Eingabe der Fahrten relativ flott von der Hand. Teilen sich mehrere Fahrer ein Fahrzeug, dann sind die Fahrtenbuch-Apps weniger geeignet, da der Erfassungsaufwand überproportional steigt.
Fazit
Einzelkämpfern empfehlen die Steuerberater von felix1.de das Fahrtenbuch Pro unter Android beziehungsweise Drivers Log für iOS-Geräte. Teilen sich mehrere Fahrer den Firmenwagen, ist Trip Tracker Pro wegen der integrierten Synchronisierung zwischen den verschiedenen Geräten eine komfortable Lösung. Bei maximal zwei Fahrern kommt auch das Gemeinsame Fahrtenbuch infrage. Ganze Fuhrparks lassen sich mit keiner der getesteten Apps verwalten.
