Document Solutions in der Cloud

Modernes Informationsmanagement ist in Zeiten von "Big Data" zu einem echten  Wettbewerbsvorteil geworden. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die  dokumentenbasierenden Prozesse effizienter zu gestalten, um so den administrativen Aufwand zu verringern.

Mit der aktuellen "SoftTrend Studie 263 - DMS/ECM Software 2012" bietet das Hamburger  Beratungshaus Soft-Select Unternehmen eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends  und Entwicklungen auf. Insgesamt 64 Anbieter mit 70 DMS-Lösungen haben sich an der aktuellen  SoftSelect-Untersuchung beteiligt.

DMS werden vielseitiger und funktionaler

Das Datenaufkommen in den Unternehmen hat sich durch Digitalisierung und preisgünstige Speichermedien in den letzten Jahren vervielfacht. Das Handling der Datenmengen bindet  zunehmend personelle Ressourcen - der verwaltungstechnische Aufwand steigt. Mitarbeiter verwenden heute einen beachtlichen Teil ihrer Arbeitszeit darauf, Dokumente wiederzufinden und relevante Informationen aus der Informationsflut herauszufiltern.

Die dokumentenbasierenden Prozesse effizienter zu gestalten, um so den administrativen  Aufwand zu verringern, ist zu einem geschäftskritischen Faktor geworden. Hersteller von  Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bzw. Enterprise-Content- Management-Software  (ECM) bieten Unternehmen wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderung  an.

Der Trend zu umfassenderen und zugleich hochfunktionalen Dokumentenmanagementsystemen spiegelt sich auch in der Untersuchung wider: Ein großer Teil der in der Umfrage berücksichtigten ECM-Systeme bietet umfangreiche Funktionalitäten in allen Kernbereichen des Enterprise  Content Management an: vom Input-Management über die Dokumentenverwaltung und  Dokumentensuche bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Viele Anbieter haben darüber hinaus grundlegende Funktionen im Bereich des Reportings  (Business Intelligence) oder Groupware-Funktionalitäten zur Standort übergreifenden  Zusammenarbeit in petto. Eine Unterstützung beim Output-Management, also zum Beispiel bei  der Druckkosten- oder Portooptimierung, wird nur von einer Minderheit standardmäßig  abgedeckt

Steigende gesetzliche Anforderungen

Ein gewichtiges Argument für die Anschaffung moderner und leistungsfähiger DMS-Lösungen liefert der Gesetzgeber in Form der gestiegenen Anforderungen zur regelkonformen Archivierung (Compliance) von Dokumenten. Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen zum Datenschutz, zur Rechnungslegung, Buchführung und zur Archivierung gilt es für Unternehmen mittlerweile zu berücksichtigen, um für Revisionen gewappnet zu sein.

Dokumentenmanagementsysteme bieten in puncto revisionssicheres Archiv einen wertvollen Mehrwert. Denn um den Anforderungen zu genügen, reicht das reine Speichern aufbewahrungswürdiger und aufbewahrungspflichtiger Dokumente wie etwa bei einem Backup nicht aus.

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"Unter revisionssicherer Archivierung ist eben nicht nur die langfristige Ablage gemeint, sondern die Fähigkeit, gespeicherte Informationen über eine längere Zeit gemäß den geltenden Bestimmungen und Gesetzen vorzuhalten und wiederzufinden", erläutert Michael Gottwald, Geschäftsführer der SoftSelect GmbH.

"Dabei müssen die erforderlichen Informationen in der Regel vollständig und unveränderbar wiederhergestellt werden können - Stichwort: dauerhafte Reproduktionsfähigkeit. Die sogenannte ,revisionssichere Archivierung' bedeutet, dass gegenüber einem sachverständigen Dritten nachgewiesen werden kann, dass aufbewahrungswürdige und aufbewahrungspflichtige Objekte weder absichtlich noch versehentlich manipuliert oder gelöscht werden könnten", ergänzt Gottwald.

SaaS-fähige Lösungen sind unterrepräsentiert

Fast jede DMS-Software wird für den Inhouse-Betrieb angeboten. Doch Mietmodelle wie Application Server Providing (ASP) und Software as a Service (SaaS) finden zunehmend stärkere Verbreitung. Mehr als die Hälfte der Lösungen sind mittlerweile für ASP und SaaS ausgelegt. Allerdings sind Software-as- a-Service-fähige Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement im Vergleich zu anderen Software-Bereichen unterrepräsentiert.

So sind 56 Prozent der Dokumentenmanagementlösungen als Mietmodell per Software as a Service zu beziehen. Application Server Providing wird von 57 Prozent der untersuchten DMS angeboten. Zum Vergleich: Im Bereich von Personalwesen-Software (Human Resource Management) liegen die Anteile mit 67 bzw. 80 Prozent deutlich höher.

Test: Notebooks mit 3D-Display

Der verhältnismäßig geringe Anteil an On-Demand-Modellen im Bereich DMS deckt sich mit einer zwar schwindenden, aber dennoch häufig wahrnehmbaren grundsätzlichen Skepsis gegenüber Software as a Service in den Unternehmen. Gerade beim Dokumentenmanagement - so wurde in begleiteten Auswahlprojekten zur Studie deutlich - ist der individuelle Anpassungsbedarf bei Dokumentenmanagementlösungen recht hoch. Standardisierte SaaS-Lösungen "out of the Box" stoßen hier oftmals an ihre Grenzen.

Aufgrund der Komplexität der dokumentenbasierenden Prozesse in den Unternehmen ist eine SaaS-Lösung nach dem Baukastenprinzip in vielen Fällen nicht ratsam.

Ausblick

Und dennoch: Cloud Computing mittels Internet-gestützter Software-Anwendungen ist das IT-Trendthema schlechthin und macht auch vor dem DMS-Segment nicht halt. Wie aus dem kürzlich erschienenen SaaS-Trend-Report 2011 hervorgeht, erfreut sich Software as a Service in den Unternehmen nicht zuletzt dank seiner anpassbaren Skalierbarkeit zunehmender Beliebtheit.

Auch wenn die Akzeptanz im Bereich Dokumentenmanagement gegenüber anderen Software-Bereichen noch vergleichsweise verhalten ist, zeigt sich, dass auch hier SaaS-Lösungen zunehmend nachgefragt werden. Gerade die Möglichkeit, die Datenablage in die Cloud (zum Beispiel mithilfe von Azure oder Dropbox) auszulagern, wird von Unternehmen verstärkt genutzt und von einigen DMS-Anbietern bereits standardmäßig angeboten.