Umstellung von Überweisungs- und Lastschriftverfahren - Perfekt vorbereitet

Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, genannt Single Euro Payments Area (SEPA) wird schon bald Realität. Ab dem 1. Februar 2014 gilt mit der SEPA-Umstellung eine Reihe von neuen Regelungen und Vorschriften, deren Ziel es ist, einen Zahlungsraum zu schaffen, in dem die Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen aufgehoben werden. Dies verlangt nicht nur von den Banken, sondern auch von Privatpersonen und Unternehmen Umstellungen.

Weitreichende Veränderungen finden in den Bereichen von Überweisungen und Lastschriftverfahren statt - gerade Letztere stellen Unternehmen vor nicht unerhebliche Herausforderungen. Neben technischen Aspekten sind aber auch prozessuale und organisatorische Abläufe in Unternehmen von SEPA-bedingten Anpassungen betroffen.

Sicherer, schneller, günstiger

Den 1. Februar 2014 sollten sich alle Unternehmen fest im Kalender anstreichen. Denn dann tritt eine fundamentale Änderung im nationalen und europäischen Zahlungsverkehr in Kraft: SEPA. Die EU-Verordnung betrifft nicht nur Finanzinstitute, sondern jedes Unternehmen, das hin und wieder Geldeingänge verbucht, Rechnungen verschickt oder Löhne auszahlt. Noch ist es nicht zu spät. Mit SEPA (die Abkürzung steht für die englische Bezeichnung Single Euro Payments Area) werden die bargeldlosen Zahlungen in den Teilnehmerländern standardisiert, sodass die Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen verschwinden. Mittelfristiges Ziel ist es, den Zahlungsverkehr in der EU sicherer, schneller und günstiger zu machen, indem Banken einem stärkeren Wettbewerb untereinander ausgesetzt und versteckte Gebühren abgeschafft werden. Dadurch entfällt beispielsweise die Notwendigkeit für Privatpersonen und Unternehmen, zur Abwicklung von Auslandsgeschäften mehrere Konten in verschiedenen Ländern zu unterhalten.

Für Unternehmen stellt die Anpassung des Zahlungsverkehrs auf SEPA eine große Herausforderung dar, die - sollte sie noch nicht vollzogen sein - sehr zeitnah in die Wege geleitet werden muss. Laut SEPA-Verordnung müssen die erforderlichen technischen Umstellungen spätestens bis zum 1. Februar vorgenommen werden - dazu gehören beispielsweise die Verwendung der IBAN (International Bank Account Number) als Identifikator für Überweisungen und Lastschriften sowie des ISO-20022-XML-Formats als Standard für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Nicht nur eine technische Herausforderung

Als unkritisch lassen sich die Veränderungen im Bereich der Überweisungen bezeichnen. Die Verwendung der 22-stelligen europaweit einheitlichen Kontonummer IBAN statt der inländischen Kontonummer und des - bis Februar 2016 wegfallenden - internationalen Codes BIC (Business Identifier Code) statt der Bankleitzahl kann technisch relativ problemlos umgesetzt werden beziehungsweise ist in vielen Fällen bereits etabliert. Komplizierter verhält es sich im Bereich der Lastschriftverfahren, da es hier wichtige Unterschiede zwischen dem Geschäfts- und dem Privatkundenbereich gibt.

Eine einfache - wie bei Privatkunden vorgesehene - Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist für Unternehmen nicht möglich: Neue Mandate müssen eingefordert werden, für die zusätzlich eine Gläubigeridentifikationsnummer benötigt wird. Hinzu kommt die Verpflichtung der Vorabankündigung des Einzugs an den Debitor - was zu einem nicht unerheblichen organisatorischen Mehraufwand führen kann. Gleiches gilt für die Einführung von Vorlagefristen, welche das SEPA-Lastschriftverfahren mit sich bringt. Unterschiedliche Fristen für die Fälligkeit von Erstlastschriften (fünf Tage) beziehungsweise Folgelastschriften (ein Tag) bei Basis-Lastschriften und mindestens ein Tag bei Firmen-Lastschriften machen eine vorausschauende Planung des Zahlungslaufs und die Etablierung neuer Prozessschritte unabdingbar.

Unterstützung bei der Migration

Für Unternehmen, die SAP verwenden, bietet der Softwarehersteller - im Rahmen der Wartung von SAP R/3 und SAP ERP - ein Update, welches elementare Funktionen enthält, um den Unternehmen die SEPA-Migration zu erleichtern. Hierzu zählen unter anderem auch die entsprechende - und bei den heutigen Verwaltungs- und Buchhaltungssystemen in der Regel nicht zur Verfügung stehende - Mandatsverwaltung oder die Generierung der Zahlungsformate. Dabei kann es auch innerhalb von SAP zu einem kunden- und bankspezifischen Anpassungsbedarf kommen, nicht zuletzt da aus technischer Sicht durchaus "nationale Dialekte" beziehungsweise interne Abweichungen bei einzelnen Banken zu erwarten sind. Da beispielsweise der "Purpose Code", der den DTA-Textschlüssel ersetzt, für die automatisierte Klassifizierung von Zahlungen von SAP nicht mitgeliefert wird und bei Bedarf nachträglich implementiert werden muss, ist auf diesem Gebiet insgesamt mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand zu rechnen.

Fazit

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und der Gefahr vorzubeugen, vor vermeidbare Probleme gestellt zu sein, müssen Unternehmen das Gespräch mit den involvierten Banken suchen, nach Möglichkeit Testüberweisungen durchführen und im IT-Bereich gegebenenfalls Nachjustierungen vornehmen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema und Installation der technischen und organisatorischen Komponenten sind wichtig, um die Herausforderungen meistern zu können.

Mit Vollgas in die Insolvenz?

"Die überwiegende Mehrheit der deutschen Unternehmen hat die Umstellung auf das neue SEPA-Format bisher noch nicht angepackt. Gemäß Bundesbank-Statistik vom ersten Quartal 2013 wurden lediglich rund sieben Prozent aller Überweisungen in Deutschland im neuen Format durchgeführt. Bei Lastschriften sieht das Bild noch düsterer aus: Nicht einmal ein Prozent erfolgte im SEPA-Format. Ein komplexes Projekt wie die Umstellung von DTAUS auf XML kann in der Kürze der Zeit nicht erfolgreich umgesetzt werden. Doch was passiert mit den Unternehmen, die die Umstellung buchstäblich ,verschlafen' haben?

Die reinen ,Überweiser' werden durch ,Fall-Back-Lösungen' von Banken oder Dienstleistern zu höheren Kosten einen Konvertierungsservice in Anspruch nehmen. Unternehmen, die ihre Liquidität größtenteils über Lastschriften generieren, werden jedoch in eine schwere finanzielle Schieflage geraten, die direkt zur Insolvenz führen kann. Politik, Verbände und Banken sind daher gefordert, die betreffenden Unternehmen aktiv zu unterstützen. Durch Unternehmensinsolvenzen haben Banken erhöhten Aufwand bei der Beitreibung bestehender Verbindlichkeiten und geraten ebenfalls in wirtschaftliche Schwierigkeiten.

Eine mögliche Lösung des bestehenden Problems: Das harte Abschalten des alten DTAUS-Formats wird verschoben. Diese Entscheidung ist jedoch hoch politisch und wird, wenn überhaupt, frühestens Ende des Jahres getroffen. Unternehmen sollten sich daher keinesfalls darauf verlassen. Der ,große Knall' ist unvermeidlich - wenn die Entscheider nicht jetzt mit der SEPA-Umstellung durchstarten."

Checkliste: Sieben Tipps zur SEPA-Umstellung

Es ist zwar bereits sprichwörtlich fünf vor zwölf, aber noch können sich Unternehmen auf SEPA vorbereiten. Achim Hubert, Produktmanager bei der Sage Software GmbH, nennt im Folgenden sieben Tipps zur SEPA-Umstellung:

1. Geben Sie dem Kind einen Namen: Genauer gesagt, ernennen Sie einen internen SEPA-Verantwortlichen, der sich als Manager des "SEPA-Projekts" um einen Zeitplan und dessen Umsetzung kümmert. Die Übergabe des Verantwortungsbereichs an eine zentrale Stelle ist ein Weg, den schon bei der Euro-Umstellung viele Unternehmen verfolgten und damit gut gefahren sind.
2. SEPA ist nicht gleich SEPA - Unterschiede zwischen Überweisung oder Lastschrift: Die Umstellung auf das neue Zahlungsverfahren kann unterschiedlich umfangreich ausfallen. Dabei macht es bereits einen großen Unterschied, ob sich Ihr Zahlungsverkehr aus Überweisungen oder aus Lastschriften speist: Letztere erfordern eine umfangreichere Umstellung.
3. Überweisungen - neue Software ist ein Muss: Ist Ihre Software-Version älter als die Olympischen Spiele in Peking? Dann wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, um über ein Update nachzudenken. Für eine erfolgreiche SEPA-Umstellung sollte Ihre Software nach 2008 entwickelt worden sein, da nur dann im Lieferantenstamm IBAN und BIC erfasst beziehungsweise bequem konvertiert werden können. Achten Sie bei der neuen Software auf Schnittstellen zu anderen Systemen: Neben Rechnungswesen und Buchhaltung enthalten beispielsweise auch CRM-System und Webshop relevante Informationen für den Zahlungsverkehr. Rechnen Sie auch damit, dass sich das SEPA-Format noch einmal ändern kann. Dann wären Überweisungen nur mit einer ganz aktuellen Software möglich.
4. Überweisungen - die goldene Regel: Sie fangen Ihre SEPA-Umstellung heute an, damit Ihnen nach hinten nicht die Zeit davonläuft? Sehr gut, aber geben Sie Ihren Geschäftspartnern die Chance, es ebenso zu handhaben: Informieren Sie sie so bald wie möglich über Ihre neue Bankverbindung. Ergänzen Sie IBAN und BIC auf allen analogen und digitalen Geschäftsunterlagen, die Ihre Kontoverbindung tragen. Zugleich sollten Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten bitten, Ihnen ihre Daten mitzuteilen. Überprüfen Sie rechtzeitig die Aktualität all Ihrer Geschäftskontakte und -daten.
5. Drahtseilakt Lastschrift - sprechen Sie mit Ihrer Bank: Gegenüber den bei der Überweisung nötigen Änderungen erfordern Lastschriften noch einigen Mehraufwand. Hier ist es aufgrund des SEPA-bedingten Mixes aus gesetzlichen und privatwirtschaftlichen Änderungen auf jeden Fall ratsam, Ihre Bank zu konsultieren und deren gegebenenfalls speziellen Vorgaben zu berücksichtigen. So gibt es durch SEPA beispielsweise künftig Fristen, wann eine Lastschrift bei der Bank eingereicht sein muss. Auch die Gläubiger-ID ist ein durch SEPA bedingtes Novum, das ab Februar 2014 als Berechtigung zum Lastschrifteinzug nötig ist und bei der Bundesbank angefordert werden muss.
6. Spezialtipp für Webshops - plötzliche Mandatspflicht: In Zukunft wird für Lastschriften immer das schriftliche Einverständnis des Zahlenden nötig sein. Dabei greift auch kein Gewohnheitsrecht: Ohne gültige Mandate zum Geldeinzug darf ab Februar 2014 kein Shop-Betreiber mehr Lastschriften durchführen. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand legt die Abwägung nahe, in Zukunft eventuell nur noch Überweisungen oder Kreditkarten als Bezahlmethoden anzubieten. Dabei müssen die Kosten der Lastschriftumstellung gegen die Kreditkartengebühren abgewogen werden. Für deutsche Webshops dürfte diese Entscheidung am schwierigsten sein, denn in keinem anderen Land ist die Lastschrift als Zahlungsweise unter Kunden so beliebt wie in Deutschland. Haben Sie zuvor ein schriftliches Mandat Ihres Kunden eingeholt, dürfen Sie ihm auch künftig Lastschriften als Zahlungsmethode anbieten.
7. Vorsicht Fristen - Lastschriften erfordern Pre-Notifications: Nicht zuletzt verlangt das neue europäische Lastschriftverfahren eine Vorankündigung an den Schuldner: Wenn nicht anders vereinbart, muss der Gläubiger den Lastschrifteinzug mindestens 14 Tage vorher ankündigen und dabei seine Gläubiger-ID, eine individuelle Mandats-Referenznummer, die Summe der Abbuchung und den exakten Termin der Ausführung mitteilen. Die Banken wollen sich so gegen potenzielle kriminelle Machenschaften absichern. Die gute Nachricht: Mit aktueller Software und entsprechenden Schnittstellen zwischen den Software-Modulen Ihres Unternehmens können die Pre-Notifications automatisch erstellt werden.