Office-Dokumente für die Ewigkeit

Um einen Einblick in die Dokumentenformate von Microsoft Office 2007 sowie von OpenOffice.org 2.0 zu bekommen, hilft ein Trick: Nehmen Sie eine Text-Datei von Word 2007 und Writer, etwa Beispiel.DOCX und Beispiel.ODT. Ergänzen Sie beide Dateien mit einer weiteren Endung .ZIP: Beispiel.DOCX.ZIP und Beispiel.ODT.ZIP. Beide Archive öffnet die Komprimierungsfunktion von Windows problemlos. Auf dem Bildschirm sehen Sie gepackte Ordner, gefüllt mit XML-Dateien, Unterverzeichnissen und Binärdaten. Der Aufbau der Archive ist auf den ersten Blick zumindest ähnlich. Im Detail gibt es jedoch große Unterschiede.

Office-Files ohne Office ändern

Der simple Trick, die Endung .ZIP an die Dokumentnamen anzufügen, bedeutet für Benutzer von Office-Programmen, dass sie heute und in Zukunft keine proprietäre Software mehr benötigen, um mit ihren Inhalten arbeiten zu können. Notfalls genügt ein einfacher Text-Editor. Die Daten sind in den ZIP-Archiven sicher verstaut, ihre Integrität durch die obligatorische Prüfsumme verbürgt. Das Komprimieren der Daten - auch der eingebundenen Bilder - spart Speicherplatz.

Freilich profitieren nicht nur die Endanwender von den neuen Dateiformaten: Mit Hilfe von Skripten öffnen auch Dokumenten-Management-Systeme die komprimierten Archive, lesen Rohdaten aus oder ersetzen beliebige Bestandteile. Automatisch wird so zum Beispiel ein veraltetes Firmenlogo in tausenden Dokumenten durch das neue Emblem ersetzt. Zum Beispiel nutzt die Firma TGE Gas Engineering (www.tge.net) Office Open XML um Unternehmenspapiere an das neue Corporate Design anzupassen.

Zwei Standards für Office-Dokumente

Trotz dieser Gemeinsamkeiten streiten Befürworter und Gegner des einen wie des anderen Formats erbittert um die Standardisierung ihrer Entwicklungen durch das DIN und die ISO. Behörden und Unternehmen setzen die Zertifizierung von ODF oder Open XML durch die Gremien voraus, wenn ein Dateityp für das Archivieren von offiziellen Dokumenten verwendet werden soll. OpenDocument ist ISO-Norm, Microsofts File-Format nimmt nach Brancheninformationen Anfang September diese Hürde.

Welchen Vorteil hat der Anwender oder das Unternehmen von zwei Datei-Standards? Beim Blick in die umbenannten Text-Files entgehen dem Betrachter nicht die Unterschiede zwischen Microsoft und OpenOffice.org: DOCX enthält für jedes Dokumentenelement ein XML-File, in ODT sind mehrere Bestandteile zusammengefasst. Etwa versammelt OpenDocument alle Inhalte einer Datei, also Text, Kopf- und Fußzeilen sowie zum Beispiel Fußnoten in einem XML-File. Microsoft teilt auch diese Elemente noch in unterschiedliche XML-Dateien auf.

Die Microsoft-Entwickler setzen bei Office Open XML auf maximale Kompatibilität: In dem Format sollen alle Inhalte, Formatierungen und Bestandteile, die Anwender mit früheren Microsoft-Textverarbeitungen realisieren konnten, wie im Original abgebildet werden.

Gegner des Microsoft-Formats argumentieren, dass es für Entwickler nahezu unmöglich sei, einen Standard in ihre Applikationen zu implementieren, der auf mehreren tausend Seiten dokumentiert ist. Zu Recht. Microsofts Format steht OpenDocument gegenüber: Die Entwickler beanspruchen nicht für ODF, alle erdenklichen Formatierungen sämtlicher früheren OpenOffice.org-Dokumente oder gar Microsoft-Dateien korrekt zu sichern. Inhalte bleiben erhalten, was wird aber tatsächlich aus den Daten?

Beispiel OpenOffice.org Writer: Die aktuelle Revision 1.1 von ODF sieht nicht vor, dass alle Absatzdefinitionen oder zum Beispiel Rahmen wie im Original übernommen werden. Testtexte enthalten nach dem Konvertieren nur Formatierungen oder Objekte, die im ODF-Standard festgeschrieben sind. Selbstredend sind das auch Inhalte, streng genommen aber nicht die ursprünglich erzeugten Daten.

Fazit

Gegen das eine Format spricht viel Aufwand für die Implementierung, gegen das andere der mögliche Darstellungsverlust. Trotzdem arbeiten mehrere namhafte Hersteller an Tools, die das eine oder andere Format unterstützen. Die Anwender freunden sich am Besten schon heute damit an, dass es nicht einen Standard für Office-Dokumente gibt. Konverter sowohl für Microsoft Office als auch für OpenOffice.org erleichtern den Datenaustausch zwischen den Standards.

Die Erfahrung des ZIP-Tricks lehrt, dass das Arbeiten mit beiden Dateitypen im Vergleich zu den alten binären Dokumentformaten für den Anwender immer Vorteile bringt. Die Daten - ob alt oder neu geschrieben - sind sicher, kompakt und auch für unsere Enkelkinder noch lesbar.