Zusammenarbeiten

Zusammenarbeiten

Wenn Sie keine Pakete beim Einrichten des Arbeitsbereichs abgewählt haben, bietet Ihnen eine Alfresco-Site ein Wiki mit einem Wysiwyg-Editor, ein Blog, den Gruppenkalender, eine Link-Liste, einen Diskussionsbereich sowie sogenannte Datenlisten. Diese erweisen sich als recht vielseitiges Werkzeug und werden mit einigen Vorlagen ausgeliefert. Mit einem Mausklick pflegen Sie so zentrale Aufgabenlisten oder auch Themensammlungen für Besprechungen.Ein wichtiger Bestandteil ist natürlich auch die Dokumentenbibliothek. Hier lassen sich Dateien online als auch offline bearbeiten. In diesem Fall wird die Datei für die Änderung durch andere Mitglieder gesperrt. Erst wenn Sie eine neue Version hochladen, kann mit dem Dokument erneut gearbeitet werden. Alfresco kümmert sich dabei automatisch um eine Versionierung und zeigt Ihnen die bereits gespeicherten Versionen an.

Open-Office-Integration

Für Nutzer des Open-Office-Pakets interessant ist die sehr gute Zusammenarbeit zwischen Alfresco und der Office-Suite. Die entsprechende kostenlose Erweiterung vorausgesetzt, laden und speichern Sie problemlos Dateien direkt aus der Anwendung heraus. So brauchen Sie sich nicht erst per Browser einzuloggen, sondern sperren aus einer Office-Applikation Dateien vor der weiteren Bearbeitung und legen diese nach dem Editieren erneut in den Datenbestand zurück.

Mit Workflows arbeiten

Bei der Arbeit mit digitalen Daten innerhalb eines Teams sind geordnete Abläufe wichtig. Zu Alfresco gehören Workflows, die mit einem Dokument verbunden werden können. Direkt über die Hauptnavigation wechseln Sie über Mehr/Workflows, die ich gestartet habe zur Übersicht. Mit einem Klick auf Workflow starten beginnt die Anlage.Oder Sie nutzen den Kontext eines Dokuments. Dazu wechseln Sie in die Dokumentenbibliothek und klicken auf den Namen des Dokuments, um sich die Eigenschaften anzusehen. Unter Dokumentenaktionen wählen Sie Workflow starten. Suchen Sie anschließend den Ablauf, etwa Parallele Überprüfung, aus. Auf der nächsten Seite definieren Sie die Fälligkeit und schreiben eine einleitende Nachricht für die Benutzer. Mit einem Klick auf Workflow starten beginnt der Arbeitsablauf. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe, die Sie zur Bearbeitung ausgewählt haben, finden das Dokument innerhalb ihrer Aufgaben vor.

Ausblick und Fazit

Für kleinere Arbeitsgruppen sind die ausgelieferten Funktionen mit Sicherheit ausreichend. Größere Unternehmen, die auf Support Wert legen, werden sich ohnehin für eine kostenpflichtige Variante von Alfresco entscheiden. Im Rahmen eines Projekts lassen sich mit dem ECMS individuell anpassbare Arbeitsabläufe gestalten, die optimal zum Unternehmen passen.

Alfresco installieren

Um Alfresco nutzen zu können, sind sowohl MySQL als auch Tomcat notwendig. Neben der Möglichkeit, alle Komponenten vollständig manuell zu installieren oder sich die Anwendung aus dem Quelltext zu kompilieren, steht die Community-Edition auch in fertigen Installationspaketen für Windows und Linux zur Verfügung. Enthalten sind alle Komponenten, die benötigt werden. So wird die Konfiguration besonders einfach und angenehm, da auch bereits die Kennwörter für den SQL-Nutzer und den Administrator der Installation vergeben werden können.