PowerPoint-Präsentationen: 14 Tipps zur Vorbereitung

So kommen Sie in die Ansicht des Folienmasters

Starten Sie zunächst eine neue, leere Präsentation. Aktivieren Sie das Register Ansicht, und klicken Sie in der Gruppe Masteransichten auf den Befehl Folienmaster. Eine Übersicht des Masters und der einzelnen Layouts wird angezeigt. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Miniaturansicht der Folien. Die oberste Folie, die etwas größer als die Folgefolien dargestellt wird, ist der eigentliche Folienmaster. Alle weiteren Folien sind die zu diesem Folienmaster gehörenden Layouts.

Wollen Sie Änderungen vornehmen, die sich auf alle Layouts auswirken sollen, nehmen Sie diese auf dem Folienmaster vor. Klicken Sie in der Miniaturansicht auf die oberste, etwas größer dargestellte Folie. Der Folienmaster ist nicht dazu gedacht, angezeigte Texte in den Platzhaltern zu ändern. Verändern Sie stattdessen zum Beispiel die Schriftart, die Schriftgröße, die Größe und Position der Textkästen. Auch das Firmenlogo, den Anlass der Veranstaltung und das Datum legen Sie im Master fest.

So verwenden Sie Designschriftarten für Ihre neue Präsentation

Die Schriften stellen Sie in der Gruppe Hintergrund ein. Klicken Sie auf den Befehl Schriftarten. Die integrierten Fonts werden dargestellt. Designschriftarten bestehen aus zwei Schriftarten: eine Schriftart für die Überschriften und eine Schriftart für den Textkörper. Die Auswahl wird beim Berühren mit dem Cursor auf die Vorschau in PowerPoint übertragen. Hierfür muss in der Folie nichts markiert sein.

Wenn Sie sich für eine der vorgeschlagenen Designschriftart entschieden haben, klicken Sie diese an. Die Einstellungen werden für die Masterfolie und alle dazugehörigen Layouts übernommen. Die Designschriftart Larissa Klassisch 2 enthält zum Beispiel sowohl für Überschriften als auch für Textkörper die Schriftart Arial.

Einheitliche Hintergrundformate für die Präsentationsfolien einstellen

Zum Einstellen des Hintergrundformats klicken Sie in der Gruppe Hintergrund auf den Befehl Hintergrundformate. Neben einer Auswahl vorbelegter Hintergrundformate finden Sie den Befehl Hintergrund formatieren. In diesem Bereich stellen Sie einfarbige Füllungen, Farbverläufe, Bild- und Texturfüllungen oder Musterfüllungen ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Auf alle anwenden übernehmen Sie den Hintergrund in den Master und damit für alle Folien.

Ein einheitliches Logo für alle Folien der Präsentation erstellen

Bei diesem Logo kann es sich um ein Bild (beispielsweise Ihr Firmenlogo), aber auch um Text handeln. Damit Sie Platz für Ihr Logo erhalten, müssen Sie den Platzhalter für die Titelzeile verkleinern. Markieren Sie dazu die Titelzeile. Ziehen Sie nun den rechten, mittleren Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste nach links, und schaffen Sie Platz für Ihr Bild.

Aktivieren Sie dann das Registerblatt Einfügen, und klicken Sie in der Gruppe Bilder auf den Ordner mit dem zuvor hinterlegten Logo. Ziehen Sie Ihr Logo an die gewünschte Stelle im Master. Kontrollieren Sie jetzt noch die einzelnen Layouts, indem Sie sie im Miniaturfenster nacheinander anklicken.

Auf Ihren Folien Aufzählungszeichen für Gliederungen festlegen

Unter dem Titelbereich des Folienmasters befindet sich der Textmaster. Dieser besteht aus einer Gliederung. Wenn Ihnen die Gliederungssymbole nicht gefallen, markieren Sie zunächst die Zeile mit dem anzupassenden Gliederungspunkt. Aktivieren Sie dann im Menüband das Register Start.

In der Gruppe Absatz klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben dem Symbol Aufzählungszeichen. Wenn in der angezeigten Auswahl der Aufzählungszeichen nicht das passende dabei ist, klicken Sie auf den Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen.

Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Darin finden Sie zwei Registerblätter. Im Registerblatt Aufzählungszeichen wählen Sie die Textaufzählungszeichen aus. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Anpassen. Das Dialogfenster Symbole wird eingeblendet. Wählen Sie im Auswahlfeld Schriftart am besten die Schriftart Webdings oder Wingdings aus. Hier finden Sie eine große Auswahl an geeigneten Gliederungspunkten. Es ist für jeden Geschmack etwas dabei. Markieren Sie das gewünschte Symbol, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Auf einzelnen Folien Kopf- und Fußzeilen mit Informationen einrichten

Auf den Komfort von Kopf- und Fußzeilen brauchen Sie auch in PowerPoint nicht zu verzichten. Sie können mit dieser Funktion eine automatische Foliennummerierung, das aktuelle Datum und eine frei definierbare Fußzeile einfügen. Im Folienmaster sind bereits entsprechende Felder hinterlegt. Sie können diese Felder verschieben und bearbeiten.

Hier eine elegante Möglichkeit zum Redigieren dieser Felder: Aktivieren Sie das Register Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf das Symbol Kopf- und Fußzeile. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Kopf- und Fußzeile. Über das Aktivieren des Kontrollkästchens Datum und Uhrzeit und die Option Automatisch aktualisieren wird auf der Folie automatisch das aktuelle Tagesdatum gesetzt. Wenn Sie lieber ein statisches Datum festlegen wollen, aktivieren Sie das Optionskästchen Fest und geben manuell ein Datum ein.

Das Auswahlkästchen Foliennummer nummeriert Ihre Folien automatisch durch. Durch das Aktivieren des Auswahlkästchens Fußzeile können Sie in das Eingabefeld der Fußzeile einen Text eingeben, der auf jeder Folie angezeigt wird. Die Aktivierung des Auswahlkästchens Auf Titelfolie nicht anzeigen sorgt dafür, dass diese Angaben auf der Titelfolie nicht sichtbar werden. Die Schaltfläche Für alle übernehmen weist Ihre Einstellung dem Layout des Masters zu. Aktivieren Sie das Register Folienmaster, und betätigen Sie das Symbol Masteransicht schließen. Jetzt kann das Erstellen der Folien beginnen.

Eine Begrüßungsfolie zum Einstimmen auf die Präsentation

In die Titelfolie schreiben Sie das Thema, um das es sich bei Ihrer Präsentation handelt. Sie können die Titelfolie auch als Begrüßungsfolie verwenden. Oftmals wird dafür aber eine weitere Folie erstellt. Klicken Sie dazu im Bereich Folien auf das Symbol Neue Folie. Eine neue Folie mit Titel und Inhaltsplatzhalter wird produziert.

Füllen Sie die Platzhalter aus, und fassen Sie sich dabei kurz. Denn nichts ist langweiliger als eine Präsentation, die ausschließlich aus Text besteht. Versuchen Sie, möglichst viele Bilder einzubinden. Wenn Sie tatsächlich ein textlastiges Thema haben, teilen Sie die Texte auf mehrere Folien auf. PowerPoint bietet Ihnen auch ein mächtiges Tool, um Texte in Textgrafiken umzuwandeln: SmartArt.

SmartArt wandelt Ihren Text in eine bearbeitbare Grafikstruktur um

Nachdem Sie Text im Textplatzhalter erfasst haben, können Sie diesen in eine Grafik umwandeln. Dazu klicken Sie zunächst in den Textplatzhalter. Klicken Sie anschließend im Register Start in der Gruppe Absatz auf das Symbol In SmartArt konvertieren. Daraufhin werden gängige SmartArts eingeblendet. Bewegen Sie den Cursor über diese SmartArt-Vorlagen, wird eine Vorschau auf das Ergebnis auf der Folie sichtbar.

Suchen Sie sich darin eine Vorlage aus, die zu Ihren Inhalten passt. Falls Ihnen keine dieser Vorlagen zusagt, wählen Sie den Befehl Weitere SmartArt-Vorlagen aus, um sich das Fenster SmartArt-Grafik auswählen anzeigen zu lassen. Hier finden Sie alle vorhandenen SmartArt-Vorlagen und können sich die gewünschte SmartArt aussuchen.

Übersichtliche Tabellen auf Ihren Präsentationsfolien einfügen

Eine weitere Möglichkeit, Texte strukturiert darzustellen, sind Tabellen. Diese fügen Sie über das Register Einfügen und dem Symbol Tabelle ein. Markieren Sie die Anzahl von Zeilen und Spalten, die Sie benötigen, und erzeugen Sie die Tabelle mit einem Mausklick. Das Register Tabellenentwurf wird aktiviert. Über die Tabellenformatvorlagen passen Sie das Aussehen der Tabelle nach Ihren Vorstellungen an.

Bilder zur Auflockerung oder Versachlichung einfügen

Mit einem Bild können Sie Sachverhalte wesentlich besser verdeutlichen als mit purem Text. Um ein Bild in die Präsentation einzufügen, markieren Sie die entsprechende Folie und aktivieren dann das Menü Einfügen. Mit dem Symbol Bilder suchen Sie ein geeignetes Bild aus. Falls Sie nichts Passendes auf Ihrem Datenträger finden, wählen Sie den Platzhalter Onlinebilder aus. Die Online-Bildersuche in Bing startet.

Tippen Sie das geforderte Thema ins Suchfeld ein, und wählen Sie ein passendes Bild aus. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche Einfügen. Mithilfe der jetzt eingeblendeten Registerkarten Formformat und Bildformat bearbeiten Sie die eingefügten Bilder nach Ihren Anforderungen.

Folien oder Einblendungen lassen sich auch mit Sounds hinterlegen

Wird es zu still im Publikum? Bei längeren Präsentationen gibt es irgendwann einen Tiefpunkt in der Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Planen Sie deshalb lieber eine Pause ein. Wenn das nicht geht, wecken Sie Ihr Publikum mit etwas Unerwartetem auf; dann haben Sie wieder die totale Zugewandtheit.

Wie wäre es mit einem Sound? Aktivieren Sie dazu auf der entsprechenden Folie das Register Einfügen. In der Gruppe Medien finden Sie den Befehl Audio. Nach dem Betätigen dieser Symbolfläche haben Sie die Auswahl, ein Audiofile von Ihrem Computer einzufügen oder ein Audio aufzuzeichnen.

Mit einem kurzen Video wecken Sie zusätzliche Aufmerksamkeit

Mit einem passenden Film wird Ihre Präsentation noch effektvoller oder reicher an Informationen. Erstellen Sie dazu eine neue Folie. Klicken Sie auf den Platzhalter Video. Im Untermenü haben Sie die Auswahlmöglichkeiten Onlinevideo, Video auf meinem Computer und Archiv-Videos.

Nach der Auswahl werden im Menüband die Register Videoformat und Wiedergabe eingeblendet. Im Register Videoformat stehen Ihnen Videoeffekte zur Verfügung. Im Register Wiedergabe haben Sie die Möglichkeit, das Video zu kürzen, Ein- und Ausblendungen vorzunehmen und automatisch abzuspielen.

Animationsbereich einblenden und bestimmten Inhalten zuweisen

Sie sollten es mit den Animationen nicht übertreiben; aber pointiert eingesetzt sind sie sinnvoll und hilfreich. Sie können Texte, Tabellen, SmartArts, Diagramme und Bilder animieren. Zum Generieren des Effekts wählen Sie zunächst die Folie aus, in die Sie eine Animation einbinden wollen. Markieren Sie dann per Mausklick das Objekt, das sich bewegen soll. Aktivieren Sie anschließend das Register Animationen.

Damit Sie alle Möglichkeiten zur Gestaltung erhalten, aktivieren Sie in der Gruppe Erweiterte Animation das Symbol Animationsbereich. Daraufhin finden Sie im rechten Bildschirmbereich den Animationsbereich. Sobald Sie eine Animation ausgewählt haben, können Sie auf das Symbol Effektoptionen klicken. Abhängig von der ausgewählten Animation werden in einem Dialogfenster unterschiedliche Register und Befehle eingeblendet, mit denen Sie die Animationseffekte sehr genau einstellen können.

Mit einer Endfolie beenden Sie die Präsentation standesgemäß

Auf der Endfolie wird das Publikum verabschiedet. Ein Fazit macht sich an dieser Stelle auch sehr gut. Und bedanken Sie sich bei den Teilnehmern der Veranstaltung für ihre Aufmerksamkeit.