Die besten Social Business Tools

Skype, Teamviewer, Google Drive: Beim modernen Arbeitsleben steht die Kommunikation im Mittelpunkt. Die Personen, die an gemeinsamen Projekten beteiligt sind, befinden sich jedoch selten an einem Ort, so dass Besprechungen und Planungen online stattfinden. Mit den richtigen Tools hören sich die Teilnehmer über Headsets, schauen sich per Webcam und Video in die Augen, erarbeiten gemeinsam Dokumente oder halten Präsentationen.

Die Unternehmensberater von McKinsey sehen im Einsatz von so genannten "Social Business Tools" sogar einen Wettbewerbsvorteil. Laut der Studie aus dem August 2012 liegt die Produktivitätssteigerung durch Videokonferenzen und Online-Arbeitsteilung (Collaboration) bei bis zu 12 Prozent. Aber nicht nur im Büroalltag ist die digitale Zusammenarbeit praktisch, auch im privaten Bereich können Sie mit anderen etwas planen, zum Beispiel einen gemeinsamen Urlaub, oder die Tools kommen im interfamiliären PC-Support zum Einsatz.

Die technischen Hürden sind gering, da alle von uns getesteten Tools die vorhandene Hardware (Audio und Video) tadellos erkennen. Die Datenübertragung erfolgt bereits bei mittelmäßigen DSL -Verbindungen flüssig und ruckelfrei. Da die Systeme ferner mit einem Zwischenserver arbeiten, um Verbindungen aufzubauen, sind keine Probleme mit der Firewall zu erwarten, sofern das Browsen auf Port 80 erlaubt ist - und das ist meist der Fall.

Skype: Ideal für private Video- und Telefonkonferenzen

Private Anwender erledigen alle anstehenden Aufgaben mit bekannter Freeware: Skype ist bei Video-Konferenzen zu zweit kostenlos. Skype ist als Telefon- und Chat-Programm weitgehend bekannt und viele Anwender nutzen die Video-Funktionen. Die meisten Laptops haben sowieso eine Webcam integriert und PC-Anwender besorgen sich für zwanzig Euro ein brauchbares Modell. Sind alle Treiber richtig installiert, erkennt Skype die Kamera automatisch, über Optionen/Video-Einstellungen lässt sich das prüfen.

Das Chat-Programm hat dabei auch bei schlechteren Leitungen im Allgemeinen eine gute Sprach- und Bildqualität. Nur wenn unten am Bildschirmrand bei der ersten von vier angezeigten Tasten die Kamera rot durchgestrichen ist, überträgt Skype kein Bild. Skype kann aber noch mehr. Mit der dritten Taste, dem Pluszeichen, kommen weitere Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit ins Spiel: Sie können anderen Teilnehmern Dateien schicken oder sogar den aktuellen Desktop als Video.

Letzteres ist jedoch Anwendern der kostenpflichtigen Version Skype Premium für rund sechs Euro im Monat vorbehalten. Die Bildschirmübertragung ist dafür in Echtzeit. Ändern Sie etwas bei sich am Bildschirm, sieht das der Empfänger kurz darauf, sodass Sie beispielsweise Präsentationen auf diese Weise online anpassen.

Google: Spezialist für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten

Wenn Sie aber auch Dateien gemeinsam bearbeiten wollen, ist Google Drive das Social-Business-Tool der Wahl. Zuerst legen Sie ein Dokument neu an oder laden es hoch, um es mit anderen zu teilen. Dann laden Sie die erforderlichen Teilnehmer per E-Mail ein. Diese bekommen einen Link, über den sie auf das Dokument zugreifen können. Die Teilnehmer markieren beispielsweise Bereiche in einem Bild und machen per Chat Kommentare dazu.

Word- oder Excel-Dokumente lassen sich von allen gleichzeitig bearbeiten. Auch hier gibt es Kommentarfunktionen und einen Versionsverlauf, um Änderungen rückgängig machen zu können. Ein weiteres Google-Drive-Feature ist die Online-Präsentation. Leider lassen sich keine PowerPoint-Präsentationen als Grundlage verwenden, sondern nur neue anlegen. Das ist einfach und es gibt sogar ein paar Effekte, um Folien zu überblenden oder Elemente spektakulär einzufügen.

Eine fertige Präsentation verteilen Sie als Link per Mail. Die Empfänger können sich durch die Folien klicken, allerdings können Sie das nicht steuern. Und Sie benötigen für den Vortrag einen weiteren Kommunikationskanal zum Beispiel Skype. Bessere Web-Präsentationen führen Sie mit Prezi durch.

Teamviewer: Der Alleskönner

Die meisten Anwender kennen Teamviewer als Tool zur Fernsteuerung. Aber auch die Meeting-Funktionen sind beachtlich - und für private Anwender kostenlos. Im Programmfenster finden Sie neben dem Reiter Fernsteuerung einen weiteren: Meeting. Wollen Sie zu einem Online-Meeting einladen, so klicken Sie auf Spontanes Meeting starten. Nun öffnet sich das Steuerungsfenster und oben finden Sie die Meeting-ID, zum Beispiel: m12-345-678.

Diese teilen Sie Ihren Gesprächspartnern mit. Sobald diese sich mit der ID über deren Teamviewer ins Meeting eingeloggt haben, haben Sie verschiedene Optionen: VoIP, Videokonferenz oder Bildschirmübertragung. Bei letzterer können Sie Ihren gesamten Bildschirm teilen oder nur eine Anwendung, z.B. PowerPoint. Über das Whiteboard zeichnen Sie live in Ihre Präsentation. Alle Funktionen arbeiten einfach und effektiv.

Die Teilnehmer kommunizieren per Webcam und Headset. Ihr Videobild starten Sie für andere unter Videos, indem Sie einfach auf den Pfeil im Bild klicken. Die Videobilder aller Teilnehmer blendet das Tool rechts unten in der Steuer-Software ein. Aber dieses Fenster lässt sich trennen und an anderer Stelle vergrößert darstellen.

Gotomeeting: Professioneller Einsatz

Eine Alternative zu Teamviewer stellt Gotomeeting dar. Es ist von den Funktionen her sehr ähnlich, allerdings gibt es keine Freeware für private Nutzer. Der Gastgeber schickt den Gästen dabei ebenfalls eine ID im Format 123-456-789. Die Empfänger loggen sich über die Webseite joingotomeeting.com mit der ID ein. Dann installieren sie eine Client-Software (Gotomeeting Quick Connect) auf ihrem Rechner und sind Teil der Konferenz.

Nur der Organisator benötigt eine Lizenz und kann andere einladen. Mit dem Programm führen Sie Videokonferenzen durch oder teilen den Bildschirm, um einen PowerPoint-Vortrag zu halten. Sie können die Maussteuerung komplett an einen anderen Teilnehmer abgeben. Teilnehmer wählen sich auch per Telefon dazu.

Mikogo: Schnelle Präsentationen

Wesentlich einfacher ausgestattet, dafür schlank und schnell, ist Mikogo. Es ist für private Nutzung kostenlos. Die Partner installieren den kleinen Mikogo-Launcher (knapp 10 MByte) und einer startet mit dem Start-Button die Sitzung. Er verteilt eine ID (123-456-789) und die anderen loggen sich ein. Sofort erscheint der zu teilende Bildschirm und der Gastgeber kann mit der Präsentation beginnen.

Die Teilnehmer verfolgen den Vortrag und können mit der Maus etwas markieren, allerdings nichts bearbeiten. Für die Kommunikation gibt es nur einen Chat, also keine Videokonferenz oder VoIP. Über Emoticons dokumentiert jeder Teilnehmer Zustimmung oder Missfallen.

Präsentieren mit Prezi

Präsentationen aus der Ferne abzuhalten, ist eine der kniffeligsten Aufgaben für Fernarbeitsplätze. Das Online-Tool "Prezi " funktioniert komplett im Web.

Zum Fernpräsentieren eignen sich die im Text beschriebenen Programme Skype, Teamviewer, Mikogo und Gotomeeting. Allerdings ist bei diesen erforderlich, dass die Zuschauer eine Software installieren. Reines Web-Präsentieren bietet dagegen Prezi. Damit erstellen Sie flüssige, multimediale Vorführungen, die Sie per Link mit anderen teilen. Die Zuschauer verfolgen die Präsentation live im Flash-Plug-in ihres Browsers.

Der Verlauf ist so, wie Sie ihn aktuell steuern. Sie können sogar im laufenden Betrieb Änderungen durchführen und wie auf einer Tafel Texte oder andere Elemente hinzufügen. Durch den Animationseffekt von Flash ist es sehr effektvoll möglich, in Bereiche einer Folie hinein- und wieder hinauszuzoomen. Eine ganze Reihe von Vorlagen sind darauf aufgebaut und Sie können diese anpassen.

Prezi öffnet und verarbeitet dabei einfache PowerPoint-Dokumente. Bei Präsentationen, die viele Effekte und Übergänge beinhalten, kann es allerdings zu Problemen beim Import kommen. Prezi gibt es in einer kostenlosen Variante, bei der alle Präsentationen öffentlich sind. Wollen Sie mehr Datenschutz, wählen Sie einen kostenpflichtigen Tarif (ab zirka vier Euro im Monat).

Fazit

Das Angebot an Social-Business-Software ist breit gefächert und hoch spezialisiert. Im privaten Bereich eignen sich Skype und das kostenlose Teamviewer für Konferenzen. Geschäftliche Anwender greifen ebenfalls zu Teamviewer oder Gotomeeting. Für eine schnelle Präsentation ohne Video-Konferenz ist Mikogo die richtige Wahl oder Prezi für ausgefeilte Web-Vorträge. Für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten hat sich Google Drive fest etabliert: Es ist einfach zu bedienen und funktioniert sehr zuverlässig.