Andreas Duthel über Managed Print Services (MPS) in Unternehmen

Wir haben Andreas Duthel im Interview. Der Director Global Services DACH der Lexmark Deutschland GmbH äußert sich zu Fragen über Managed Print Services (MPS) in Unternehmen.

Business&IT: Worauf sollten Unternehmen zu Beginn eines MPS-Projektes achten?

Andreas Duthel: Zunächst mu?ssen sie erkennen und festlegen, dass sie eine Standardisierung und Konsolidierung im Bereich Output anstreben. Dazu wird zunächst der Status Quo erfasst und eine neue Strategie erarbeitet. Anschließend sollten sie die Spielregeln fu?r die Anwendung und Umsetzung des neuen MPS-Konzeptes innerhalb der unterschiedlichen Konzernbereiche definieren. Im nächsten Schritt setzt sich das Unternehmen mit den unterstu?tzenden Prozessen rund um die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien sowie mit Themen wie Wartung und Instandsetzung auseinander.

Anschließend lassen sich die Maßnahmen festlegen, die die Menge an produzierten Dokumenten ku?nftig reduzieren sollen. Zum Schluss ist zu klären, wie mit der Fu?lle an Daten, die dem Unternehmen in Form von Dokumenten jeglicher Art zur Verfu?gung stehen, umgegangen wird. Eine wichtige Frage lautet: Wie lassen sich diese Daten in nu?tzliche Informationen umwandeln? Dabei unterstu?tzt Lexmark seine Kunden umfassend - sowohl während der Anfangsphase des Projektes als auch später im Betrieb.

Wie lassen sich durch Managed Print Services Geschäftsprozesse optimieren?

Andreas Duthel: Die Veränderung startet bereits bei der Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien. Im Rahmen eines MPS-Projektes wird dieser Prozess normalerweise automatisiert, sodass sich Mitarbeiter keine Gedanken mehr daru?ber machen mu?ssen, wie das neue Verbrauchsmaterial zum Drucker kommt. Gleiches gilt fu?r Wartungsprozesse.

Auch sie lassen sich weitgehend automatisieren: Der Techniker meldet seinen Besuch zur präventiven Wartung an, ohne dass der Drucker eine Fehlermeldung anzeigt. Zudem können Anwender u?ber den Touchscreen der Multifunktionsgeräte auf Lösungen zugreifen, die dokumentenbasierte Prozesse automatisieren. Beispielsweise gibt es Lösungen, die geschäftsrelevante Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auslesen, die Dokumente klassifizieren und automatisch an Geschäftsanwendungen u?bermitteln. Auch komplexere Workflows lassen sich so abbilden wie beispielsweise die Reisekostenabrechnung.

Was sind neben der Analyse die wichtigsten Voraussetzungen fu?r ein erfolgreiches MPS-Projekt?

Andreas Duthel: Eine wichtige Voraussetzung fu?r das Gelingen eines MPS-Projektes ist es, die Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen und von dem Projekt zu u?berzeugen. Denn Konsolidierungsprojekte hängen auch von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab: Sie entscheiden in hohem Maße u?ber den Erfolg oder Mißerfolg des Projektes.

Verständnis lässt sich beispielsweise gewinnen, indem die Mitarbeiter erfahren, wie viele Kosten der Verzicht eines Arbeitsplatzdruckers einspart und welche positiven Auswirkungen dies auf die Umwelt sowie auf die eigene Produktivität hat. Wir unterstu?tzen und begleiten unsere Kunden bei diesem Change-Management-Prozess.

Welche Sicherheitsvorgaben lassen sich mit einem MPS-Konzept abdecken?

Andreas Duthel: Multifunktionsgeräte von Lexmark bieten verschiedene Sicherheitsfunktionen wie beispielsweise eine sichere Remote- Verwaltung, Schutz der Netzwerkschnittstellen sowie Festplattenverschlu?sselung. Daru?ber hinaus ermöglichen sie es, Druckaufträge zu verschlu?sseln und erst nach Authentifizierung durch den Nutzer beispielsweise per Badge-Karte oder PIN-Code freizugeben.

Die Daten werden dann zwar direkt zum Gerät gesendet, der Ausdruck aber zunächst zuru?ckgehalten. Erst nach erfolgreicher Authentifizierung startet der Druck. So bleiben selbst vertrauliche Dokumente vor unerwu?nschten Blicken geschu?tzt. Den neuesten Trend bilden dabei Lösungen, die es erlauben, Druckaufträge zu verschlu?sseln und erst nach erfolgter Authentifizierung auszugeben und gleichzeitig die Print Server zu eliminieren. Das schafft Sicherheit und bietet weiteres Einsparpotenzial durch die Konsolidierung der Print Server.

Wie lässt sich der Einsatz von MPS kontinuierlich verbessern?

Andreas Duthel: Lexmark bietet seinen Kunden zahlreiche Möglichkeiten fu?r kontinuierliche Optimierungen. Ein fundiertes MPS-Angebot besteht nicht nur aus der Bereitstellung von Daten, sondern vielmehr aus der Analyse dieser Daten durch Spezialisten mit dem Ziel, dem Kunden Information statt Daten zu liefern.

So vereinbaren wir in der Regel ein klar umrissenes Governance-Modell mit unseren Kunden, in dessen Rahmen die gemeinsam definierten taktischen und strategischen Maßnahmen festgehalten werden. Dies geschieht durch eine fortlaufende Analyse der Output-Umgebung.

Dabei wird kontinuierlich gepru?ft, ob die Output-Umgebung noch den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht oder gegebenenfalls angepasst werden muss. Auf Management-Ebene setzen wir uns regelmäßig mit unseren Kunden zusammen, um zu besprechen, welche dokumentenintensiven Prozesse wir analysieren und optimieren können.