ERP-Systeme effizient nutzen - Teil 1

Deutschland ist zwar nicht mehr Exportweltmeister, doch hinter den USA und China immer noch auf Platz drei. Die Ausfuhr von Waren bleibt eine der wichtigsten Wirtschaftstätigkeiten deutscher Unternehmen. Gleichzeitig expandieren viele Mittelständler ins Ausland, um die Märkte auch vor Ort zu erschließen.

So hat im vergangenen Jahr der Staat Garantien in Höhe von insgesamt 5,2 Milliarden Euro für deutsche Direktinvestitionen im Ausland übernommen, wie das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) berichtete. Jede fünfte neue Garantie wurde dabei zugunsten kleiner und mittlerer Unternehmen übernommen.

Doch unterschiedliche Gesetzgebungen und Buchhaltungsregeln, Sprachen und Bankensysteme erschweren die reibungslose Organisation im Alltag. Dies betrifft vor allem Unternehmen, die außerhalb Europas Filialen eröffnen. Doch selbst innerhalb der EU sind längst nicht alle Regeln harmonisiert. Gleichzeitig steigen weltweit die Ansprüche von Finanz- und anderen Behörden. Dies gilt sowohl für das Reporting als auch für die Einhaltung der in den jeweiligen Ländern geltenden Richtlinien und Gesetze.

Dabei arbeiten immer noch viele Firmen ohne oder mit einer veralteten ERP-Software. Vieles wird sogar manuell erledigt: mit Excel-Tabellen oder ähnlichen Hilfswerkzeugen. Dies erschwert natürlich die korrekte Einhaltung von Richtlinien sowie ein effizientes, einheitliches Reporting.

Die Qual der Wahl

Die Eröffnung internationaler Niederlassungen stellt immer eine Herausforderung für ein Unternehmen dar und muss klar durchdacht sein. Das betrifft nicht nur personelle und strategische Fragen, sondern auch die IT. Viele Unternehmen tendieren dazu, die Landesniederlassungen mit lokalen Produkten auszustatten, um die Anforderungen schnell und kostengünstig zu erfüllen.

Doch dadurch ergibt sich mittelfristig eine hohe Komplexität, bedingt durch unterschiedliche Anwendungen, Formate und Schnittstellen. Daher sollten international tätige Unternehmen eine einfache, standardisierte und für alle Länder nutzbare ERP-Lösung einsetzen.Ein solches einheitliches System hilft dabei, Verkaufsprozesse über Ländergrenzen hinweg zu optimieren, Informationen schneller auszutauschen, Lagerbestände effizienter zu verwalten und die Prozesse im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Ein internationaler ERP-Rollout lässt sich jedoch nicht mit einer nationalen ERP-Einführung vergleichen, da er ungleich komplexer ist und deutlich mehr Faktoren zu berücksichtigen sind. Mit einer guten Vorbereitung und der richtigen ERP-Software kann aber auch eine Länder übergreifende Installation ohne große Schwierigkeiten vonstatten gehen.

Dabei sollten Unternehmen zuerst festlegen, welche Aufgaben die ERP-Software bewältigen muss: vor allem in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Kundenmanagement, Warenwirtschaft, Logistik und Fertigung. Im Gegensatz zu einem nationalen System hat ein internationales mit verschiedenen Sprachen, Währungen, Banksystemen und Gesetzgebungen umzugehen. Dies ist zwar auf den ersten Blick selbstverständlich, doch nicht jede Software leistet dies standardmäßig. Daher ist es ein wichtiges Kriterium für die Wahl der ERP-Lösung.

Die Anpassung einer bestehenden Anwendung an solche lokalen Gegebenheiten kann die Kosten für die Einführung der ERP-Lösung schnell in die Höhe treiben. Ein standardisiertes ERP-System dagegen enthält vom Einkauf über die Finanzbuchhaltung bis zum CRM-System alles, was ein Unternehmen benötigt, um einheitliche, effiziente Abläufe einzuführen und die Kosten zu reduzieren. Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich daher eine einfach zu installierende, erweiterungsfähige und skalierbare Lösung aus einer Hand.

Doch nicht nur die Kosten halten sich mit einer solchen standardisierten Lösung im Rahmen, auch Geschäftsprozesse können vereinheitlicht werden, zum Beispiel das Reporting von Verkaufszahlen oder Lagerbeständen von allen Standorten an den Hauptsitz.