Enterprise Social Networks
Wer Hunderte von Mails pro Tag abarbeiten muss, ist nur noch selten produktiv. Deshalb suchen viele Unternehmen eine Alternative - und offensichtlich gibt es diese bereits: Enterprise Social Networks könnten das Ende der E-Mail-Ära einläuten, zumindest im Bereich der internen Kommunikation.
Können Sie sich einen Arbeitstag vorstellen, an dem Sie sich zwar eifrig mit Mitarbeitern oder Kollegen austauschen, zu diesem Zweck aber keine einzige E-Mail verschicken oder lesen müssen? In einigen Unternehmen ist das bereits keine Utopie mehr. Und wenn das eintrifft, was uns Analysten ...
Können Sie sich einen Arbeitstag vorstellen, an dem Sie sich zwar eifrig mit Mitarbeitern oder Kollegen austauschen, zu diesem Zweck aber keine einzige E-Mail verschicken oder lesen müssen? In einigen Unternehmen ist das bereits keine Utopie mehr. Und wenn das eintrifft, was uns Analysten prophezeien, könnten E-Mail-freie Tage bereits in wenigen Jahren in praktisch allen Firmen zum Alltag gehören.
Ausgehend von den USA vollzieht sich inzwischen auch bei uns ein Wandel, der die Art und Weise, wie wir intern kommunizieren und zusammenarbeiten, grundlegend verändern dürfte. 20 Jahre lang hat uns die E-Mail gute Dienste geleistet, aber offensichtlich gibt es inzwischen effizientere Werkzeuge zur internen Kommunikation und Zusammenarbeit.
Effizienter und besser informiert
Enterprise Social Network (ESN) heißt eines dieser neuen Werkzeuge. Es sieht so ähnlich aus wie Facebook und fühlt sich auch so an, hat aber nichts zu tun mit "Socializing" und dem Inhalte-Teilen mit Freunden oder Bekannten. Ein Enterprise Social Network ist ein nach außen abgeschlossenes soziales Netzwerk, mit dem sich Mitarbeiter eines Unternehmens untereinander verbinden und vernetzen können - zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät. Ziel ist es, besser, schneller und genauer informiert zu arbeiten.
Die Marktforscher von Gartner erwarten, dass im Jahr 2016 bereits jedes zweite Unternehmen interne soziale Medien nutzen wird. In vielen Fällen soll dieses dann von den Mitarbeitern als genauso selbstverständlich und unverzichtbar wahrgenommen werden wie heute E-Mail oder Telefon.
Die E-Mail ist zwar ein ebenso einfach zu nutzendes wie günstiges Kommunikationsmedium, eignet sich aber nicht als Tool zur Team-Zusammenarbeit - und dennoch wird sie meist dazu verwendet. Der - oft überflüssige - Versand viel zu vieler Mails mit unwichtigen oder bereits bekannten Inhalten oder nur geringfügig veränderten Dateien an viel zu viele Empfänger kostet die Beteiligten viel Zeit, Nerven und Speicherplatz. Mit Enterprise Social Networks lassen sich Dokumente in virtuellen Team-Arbeitsräumen einfach ablegen und teilen - einschließlich einer transparenten und nachvollziehbaren Versionsverwaltung. Diskussionen zu wichtigen, weniger wichtigen und komplett unwichtigen Themen lassen sich auf Wunsch weiterhin verfolgen, verstopfen aber nicht mehr automatisch den Posteingang.
Weitere Vorteile: Informationen fließen sehr viel schneller und die Mitarbeiter sind besser darüber informiert, was im Unternehmen passiert. Wer Hilfe oder spezifische Informationen braucht, findet diese schneller, indem er einfach eine kurze Frage postet und daraufhin innerhalb kurzer Zeit Antworten bekommt - nicht selten von Kollegen, die er noch gar nicht gekannt hat.
Freches Fru?chtchen
Eine dieser Lösungen, die die interne Zusammenarbeit revolutionieren sollen, nennt sich MangoApps. Bereits mehr als 5000 Unternehmen nutzen das Enterprise Social Network des gleichnamigen Herstellers. Eingesetzt wird das Tool für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zum Beispiel bei Berkshire Hathaway. Da der Mischkonzern aus über 50 Einzelfirmen besteht, können seine Mitarbeiter unmöglich alle Kollegen und deren Fachgebiete kennen. Der Unternehmensverbund nutzt MangoApps daher für die Suche nach Mitarbeiterprofilen, um schnell und einfach den oder die richtigen Kollegen aus einer anderen Abteilung oder Schwesterfirma zu finden, etwa weil man deren Expertise für ein spezielles Projekt benötigt.
Teams arbeiten gemeinsam an Projekten, Aufgaben, Dokumenten oder Wikis. Alle Inhalte und Online-Diskussionen sind auch mobil nutzbar - dafür sorgen native Apps für iPhone, iPad, Android, BlackBerry und Windows Phone. Die Einarbeitung in das Enterprise Social Network erfolgt sozusagen "viral", wie bei privaten sozialen Netzwerken auch braucht niemand eine Schulung dafür.
Die meisten Funktionen von MangoApps sind kostenlos frei verfügbar - ohne Begrenzung der Nutzerzahl.
Erweiterte Features wie Sicherheits- und Steuerungsfunktionen oder die Integration in Actice Directory, Microsoft Office, SharePoint oder Windows-Fileserver können im Monats- oder Jahresabo auf Basis der gewu?nschten Nutzerzahl dazugebucht werden. Neben der Nutzung im Software-as-a-Service-Modell oder in einer Private Cloud ist auch die on-Premise-Installation im Firmennetz hinter der Firewall möglich.
