IT-Strategien
Document Solutions: Scan-to-Mobile
Papierunterlagen direkt zum Smartphone oder Tablet schicken: Mit Scan-to-Mobile ist das kein Problem mehr. Für mobile Wissensarbeiter eröffnen sich damit ganz neue Möglichkeiten, werden sie doch ein ganzes Stück flexibler und produktiver.
Nach den aktuellen Zahlen der Allensbacher Computer- und Technik-Analyse 2011 planen 7,3 Millionen Menschen in Deutschland, sich ein Smartphone anzuschaffen, 3,4 Millionen wollen in ein Tablet-Gerät investieren. "Tablet-Computer erobern den Massenmarkt und erreichen immer breitere Nutzergruppen", kommentiert Prof. Dieter Kempf, Präsident des ITK-Branchenverbandes BITKOM.
Hinzu kommt ein weiterer Trend: die Nutzung privater Geräte im Arbeitsalltag. Analysten gehen davon aus, dass diese Entwicklung bald für einen Großteil der Unternehmen zu einem festen Bestandteil ihrer IT-Strategie wird. Den Marktforschern von IDC zufolge, die technologische und branchenbezogene Trends und Potenziale analysieren und prognostizieren, nutzen bereits 95 Prozent aller Mitarbeiter mindestens ein privates Endgerät auch für berufliche Zwecke.
Damit verwischen nicht nur die Grenzen zwischen privat und geschäftlich genutztem IT-Equipment, sondern auch zwischen Arbeitswelt und Privatleben. Diese veränderte Arbeitsweise verlangt angepasste Prozesse, insbesondere für auf Papier basierende Abläufe. Denn zum einen gestaltet sich der Austausch von Papierdokumenten immer schwieriger, je mobiler die Mitarbeiter werden. Zum anderen ist es manchmal einfach nicht möglich, alle potenziell benötigten Unterlagen mit sich herumzuschleppen. Die Lösung: nahtlose elektronische Prozesse, bei denen der Scan-Vorgang ganz am Anfang steht.
Die Zeit ist reif - die Technik auch
Mit mobilen Scannern lassen sich auf Papier basierende Informationen jederzeit und u?berall in digitale Prozesse integrieren. Drei Basiselemente machen die Stärken der mobilen Helfer aus:
- Das erste ist die Mobilität beim Einsatz von Scannern.
- Das zweite ist der Nutzen von Dokumenten im Zusammenhang mit Services und Applikationen, die über die Cloud angeboten werden.
- Das dritte ist die Tatsache, dass auch bei den tragbaren Geräten die gleiche Produktivität wie bei den größeren Scannern geliefert wird. Damit lassen sich gleichermaßen Dokumente bearbeiten, weiterleiten, klassifizieren, indizieren oder Visitenkarten erfassen.
Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, beschreibt den Entwicklungsprozess einer neuen Scan-Lösung, die das direkte Scannen etwa über iPhone und iPad ermöglicht: "Die nahtlose Integration unserer ScanSnap-Dokumentenscanner in Cloud-Anwendungen wie Evernote und Google Docs war erst der Anfang. Für uns folgt nun die Verbindung von iPhone, iPad sowie führenden Cloud-Lösungen mit unseren ScanSnap-Scannern. Mit ,Scan-to-Mobile' können Anwender Papierdokumente per Knopfdruck direkt an iPhones oder iPads senden. Ein Umweg über digitale Ordner oder andere Geräte ist nicht mehr notwendig."
Aus fünf mach zwei
Scan-to-Mobile ist tatsächlich kein Hexenwerk: iPhone- und iPad-Nutzer können die ScanSnap Connect App kostenfrei im App Store herunterladen. Ausgerüstet mit dieser Applikation und einem am Notebook betriebenen Scanner der ScanSnap-Serie, scannen sie Dokumente, Fotos, Zeitungsartikel oder andere papiergebundene Informationen und leiten sie mit einem Klick auf den Menü-Button Scan-to-Mobile an ein iPad oder iPhone weiter. Schon ist für den autorisierten Nutzer der Zugriff von unterwegs gesichert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bereits gescannte Dokumente an das iPhone, das iPad oder an Cloud-Dienste zu leiten.
Der Anwender kann frei wählen, mit welchem Gerät er auf die Informationen zugreifen will. Damit erleichtert Scan-to-Mobile die Zusammenarbeit mit sogenannten Smart Devices ganz erheblich. Die Unternehmen profitieren von dem verbesserten Zugriff und von der verzögerungsfreien Verteilung der Informationen. Denn mobiles Arbeiten funktioniert nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter die benötigten Informationen immer vor Ort haben und nicht erst mühsam beschaffen müssen. Ein weiterer Vorteil: Das direkte Scannen auf Smartphone und Tablet spart Zeit: Was zuvor noch fünf Arbeitsschritte erforderte, lässt sich mit Scan-to-Mobile bequem in zwei erledigen. Und nicht zuletzt erhöht sich die Sicherheit, bleiben doch die Originaldokumente geschützt im Unternehmen.
Smarte Lösungen für smarte Geräte
Besondere Effizienz versprechen Lösungen, die alles automatisch anpassen und somit ohne langwierige Scan-Einstellungen auskommen. Das schließt ein, dass sie automatisch mit Dokumentengrößen von DIN A4 bis DIN A8 und unterschiedlichen Papierstärken innerhalb eines Dokumentenstapels klarkommen, leere Rückseiten automatisch löschen, Dateien auf ihr tatsächliches Format beschneiden, Helligkeits-, Kontrast- und Farbwerte individuell je Seite anpassen und idealerweise auch DIN-A3-Dokumente in einer DIN-A4-Papierzufuhr verarbeiten können.
Hilfreich ist es zudem, wenn der mobile Scanner Papierdokumente zur weiteren Bearbeitung auf Knopfdruck in Word- oder Excel-Dateien umwandeln und so in digitale Geschäftsprozesse integrieren kann.
Zusätzlich sollten Scan-Lösungen alles mitbringen, was für die persönliche Organisation von Dokumenten nötig ist, beispielsweise einen Organizer, die Direktablage in Dateiverzeichnisse, das Erzeugen durchsuchbarer PDF-Dateien sowie das direkte Scannen an Microsoft Word, Excel, PowerPoint und SharePoint.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, gescannte Visitenkarten direkt zur weiteren Bearbeitung an eine spezielle Software wie CardMinder weiterzuleiten und in Cloud-Applikationen wie Google Docs, Evernote oder Salesforce zu integrieren.
PFU-Manager Klaus Schulz weist darauf hin, dass eine große Auswahl an Funktionen nicht automatisch zu einer komplizierten Menüauswahl führen muss: "Unsere drei Grundprinzipien lauten: digitalisieren und weiterleiten in unterschiedliche Applikationen per Knopfdruck, einfache Bedienung und kein Schulungsaufwand. Dies erreichen wir durch die ausgewählte Kombination von genau aufeinander abgestimmten Software- und Hardware-Funktionen."
Von der Theorie zur Praxis
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein weltweit tätiger Gabelstapler-Hersteller bietet individuell angepasste Produkte an. Das bedeutet, dass die Servicekräfte bei der regelmäßigen Wartung vor Ort die kompletten Produktions- und Wartungsunterlagen dieser maßgeschneiderten Maschinen benötigen. Dank Scan-to-Mobile funktioniert dies heute papierlos. Der Service-Mitarbeiter kann über sein mobiles Endgerät jederzeit auf die benötigten Produktionsdaten aller Modelle zugreifen und abschließend vor Ort die Wartungsunterlagen in den digitalen Kundenordner integrieren. So lässt sich sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Stand kennt.
