Microsoft Office 365 im Überblick

Das Online-Paket Office 365 ist Microsofts Antwort auf ähnliche Produktivitäts-Suites der Konkuerrenz für kleine wie auch für große Betriebe und eingeschränkt auch den Privatanwender. Es enthält Web-Apps der wichtigsten Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote, die auch einzeln kostenlos unter office.microsoft.com verfügbar sind.

Office-365-Benutzer verfügen zudem über einen Cloud-Speicher zum Sichern Ihrer Dateien. Hinzu kommen Anwendungen, mit denen Sie die Kommunikation Ihres Projekts regeln und koordinieren sowie die Firmen-Homepage gestalten können. Dadurch lagern Sie Verwaltungsaufgaben und Dateiablagen direkt in die Cloud aus.

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Office 365 läuft auf Systemen, die mindestens mit Windows XP (SP 3) oder Mac OS X 10.5 ausgestattet sind. Als Browser sind mindestens Mozilla Firefox 3.0, Safari 3.0 oder Internet Explorer 7 nötig, so dass für die meisten Benutzer nicht einmal Hardware-Upgrades anfallen. Alledings steigen dafür die Sicherheitsanforderungen beziehungwseise die Bedenken bei der Nutzung von Office 365 oder jeglichen anderen Cloud-Diensten.

Sicherheit braucht Vertrauen - und das muss sich Microsoft noch erarbeiten. Microsoft hat dazu erklärt, dass sich das Unternehmen an das staatliche US-Recht hält und daher nicht garantieren kann, dass in der EU gehostete Daten nicht unter Zuhilfenahme des Patriot Act-Gesetzes von der amerikanischen Regierung eingesehen werden können.

Mögliche Bedenken

Nicht zu unterschätzen ist noch ein weiterer Punkt: die Verfügbarkeit. Denn Office 365 funktioniert nur online. Eine zuverlässige Internet-Verbindung ist für jeden Arbeiter also unabdingbar, um damit arbeiten zu können.

Wer mit diesen Einschränkungen und milden Risiken jedoch leben kann, bekommt ein vollständiges Office-Paket an die Hand, das mit nützlichen Funktionen aufwartet.

Die meisten davon kennt man schon, denn wer bereits mit MS-Office 2007 oder 2010 gearbeitet hat, wird sich an die Arbeit mit den Office Web-Apps sehr schnell gewöhnen. Das Look & Feel und die Grundausstattung der Programme bleibt erhalten, doch auf einzelne, spezielle Funktionen müssen Benutzer der Web-Apps leider verzichten.

Word, Excel & Co. abgespeckt

Excel musste dabei am meisten Federn lassen, da etwa die Auswahl von Tabellenfunktionen nicht mehr verfügbar ist. Das zwingt den Benutzer dazu, die Funktionen von Hand einzugeben. Dennoch hat Excel dank der Einbindung von Macros im Vergleich zu Konkurrenzprodukten weiterhin die Nase vorn .

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Zusammen mit den Organisations-Tools ergibt dies ein starkes Angebot, das alle Arbeitsbereiche umfasst. Vor allem für Unternehmen und Arbeitsgruppen macht dieses Dienstleistungsmodell Sinn: Die IT-Infrastruktur wird nach außen verlagert, so dass jeder Mitarbeiter nur noch einen internetfähigen Computer besitzen muss, statt kostspielige, eigene Serveranlagen tragen zu müssen. Privatanwender, die Projektarbeit mit mehreren Kollegen koordinieren wollen, können aber auch gut davon profitieren.

So arbeiten Sie mit Office 365

Der zentrale Vorteil von Office 365 besteht im Co-Authoring. Alle Benutzer in der Arbeitsgruppe haben durch Sharepoint Zugriff auf die Dokumentenbibliothek, wo alle Dateien gespeichert und ständig synchronisiert werden.

Mehrere Benutzer können so gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, so dass mehrfacher Datenaustausch der Vergangenheit angehört. Sie können damit sogar ein eigenes Intranet in der Cloud aufbauen, indem Sie wichtige Informationen wie Firmengrundsätze oder Arbeitsanweisungen für alle einsehbar hochladen und aktualisieren.

Um die Konfigurierung dieses Netzes müssen Sie sich keine Sorgen machen - das erledigt Microsoft. Sie haben sogar die Option, eine eigene Webseite anhand des anpassbaren Grundgerüsts von Office 365 zu erstellen und unter der eigenen Domain laufen zu lassen. Die E-Mail-Konten, die Sie per Exchange verwalten, tragen dann natürlich auch den Namen Ihrer Domain.

Austausch unter Mitarbeitern

Gleichzeitig koordinieren Sie Ihr Team mit integrierter Kalenderverwaltung und Terminplanung. Als Teil von Office 365 sind Anti-Spam und Virenschutz in der E-Mail-Nutzung bereits inklusive.

Jeder Benutzer hat 25 GByte Speicherplatz in seinem Exchange-Postfach. Exchance-E-Mails haben dabei eine Maximalgröße von 25 MByte pro Stück und es dürfen höchstens 125 Anhänge auf einmal verschickt werden. Pro Konto können Sie nicht mehr als 30 Mails pro Minute verschicken.

Außerdem gelten Empfänger-Absender-Einschränkungen: Unter "An:", "Cc:" und "Bcc:" dürfen maximal 500 Adressen stehen. Jede Cloud-Mailbox ist auf 1500 Empfänger pro Tag beschränkt. Diese Drosselungen sind integriert, um Spammern keine Plattform in Office 365 zu bieten. Größere Unternehmen können jedoch einzelne gesetzte Grenzen überschreiten und so den Exchange Account unabsichtlich sperren.

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Übrigens: Die Server-Software bietet Mircosoft auch in Versionen für Mac-Maschinen, Android-Smartphones und weitere Geräte an. Auch wer auf sein heimisches Outlook 2010 nicht verzichten will, kann Exchange mit dem Programm verknüpfen. Dadurch haben Sie von Outlook 2010 aus Zugriff auf den Exchange-Server und können damit alle Aufgaben erledigen, die Ihnen in Office 365 zur Verfügung stehen.

Sofortige Kommunikation

Lync ist Microsofts Cloud-Pendant zu Skype. Alle Benutzer, die Sie in Exchange hinzugefügt haben, können Sie mit Lync entweder durch Instant Messaging oder sogar durch Audio- und Video-Anrufe erreichen. Auch Konferenzschaltungen sind möglich, falls Sie ein Projekt näher besprechen oder Ideen austauschen möchten.

Microsoft verspricht, in Office 365 Benutzereingaben jeglicher Art verschlüsselt zu übertragen, so dass Sie sich verständigen können, ohne Angst vor böswilligen Eindringlingen auf der Suche nach vertraulichen Informationen haben zu müssen.

Es kann jedoch einige Zeit vergehen, bis alle Benutzer ihre jeweiligen E-Mail-Adressen und Berechtigungen für jedes Feature bekommen haben, Sie Ihre Webseite und die Team-Seiten nach Ihren Ansprüchen verändert haben und allgemeine Optionen für die Erstkonfiguration gesetzt sind. Hilfe dazu finden Sie in Form von Video-Anleitungen auf Microsofts Hilfeseiten.

Je nach Preismodell steht Ihnen außerdem kostenloser Support durch die Microsoft-Seite oder telefonisch zur Verfügung.

Probieren, nicht studieren!

Wer die Funktionen der Cloud-Suite ausprobieren möchte, kann auf der Microsoft-Seite ein Testkonto anlegen, mit dem Sie sich austoben und alle Funktionen 30 Tage lang ausprobieren können.

Danach kostet die Nutzung Geld. Microsoft hat sich für die Abrechnung ein Preis- und Tarifmodell ausgedacht, das nach "Plänen" aufgeteilt ist. Zur Verfügung stehen Plan P1 für kleine Unternehmen und Plan E3 für mittelständige und große Unternehmen (siehe Preistabelle unten). Die Konfiguration, die Sie im Test benutzt haben, können Sie beim Kauf der Lizenz natürlich behalten.

Fazit: Für Unternehmen attraktiv

Abgesehen von den ansonsten kostenlosen Web-Apps bietet Office 365 hochentwickelte Funktionen wie Exchange-E-Mail, Dokumenten-Sharing und zentralisierte Kommunikation.

Solche Lösungen waren bislang vergleichsweise teuer und daher größeren Unternehmen vorbehalten. Doch mit dem Tarifmodell, das für verschiedene Nutzergruppen ausgelegt ist, ist dieser Service ganz besonders für kleinere Unternehmen attraktiv. Doch auch für Privatnutzer kann das Angebot interessant sein.

Für Projektarbeit im kleineren Kreis, bei der Wert auf Kommunikation und Koordination - auch extern - gelegt wird, ist der Plan P1 hilfreich, da keine Mindestlaufzeit besteht.

Wer allerdings nach einer günstigen Alternative zur regulären Office-Suite mit Cloud-Speicher sucht, ist hier fehl am Platz. Mit einer Open-Source-Variante wie Libre-Office und einem Online-Speicher wie Dropbox fahren Sie in diesem Fall besser.