Excel-Formeln meistern: Tipps für Berechnungen, Pläne und Co.

Excel ist das Kalkulationsprogramm in der MS-Office-Familie. Es stellt eine Vielzahl an Funktionen zur Verfü­gung. Sie können in Excel auch eigene Formeln entwi­ckeln. Lernen Sie häufig benötigte Funktionen und For­meln kennen, und setzen Sie diese gezielt in Excel ein.

So erstellen Sie Formeln für Berechnungen in Excel-Tabellen

Grundsätzlich beginnt eine Formel immer mit einem Gleichheitszeichen in der Zelle, in der Sie rechnen möchten. Dadurch erkennt Excel, das in der aktiven Zelle ein Verweis erzeugt oder gerechnet werden soll. Wenn Sie also in eine Zelle 1+2 eingeben, wird dieser Eintrag als Text erkannt, und es wird nichts gerechnet. Ganz anders sieht es aus, wenn Sie =1+2 eingeben. Dann erhalten Sie als Ergebnis eine Drei. Diese wird in der Zelle angezeigt. Falls Sie sich jetzt fragen, wo die Formel geblieben ist (in der Zelle steht ja nur das Er­gebnis), klicken Sie in die Zelle mit dem Ergebnis. Die Formel finden Sie in der Leiste unterhalb des Menüs.

Da die Werte fest in die Formel eingegeben sind, spricht man hier von Konstanten. Zum Ändern des Er­gebnisses muss man immer wieder in die Ergebniszelle klicken und die Konstanten ändern. Damit es komfor­tabler wird, arbeitet Excel lieber mit Variablen. Dabei holt sich die Formel die benötigten Zahlen aus ande­ren Zellen. Wenn Sie den Inhalt dieser Zellen ändern, wird das Ergebnis sofort neu berechnet, ohne dass Sie die Formel ändern müssen.

Tippen Sie zum Beispiel in die Zelle A4 den Wert 1 und in die Zelle A5 den Wert 2 ein. In die Zelle darunter tip­pen Sie die Formel =A4+A5 ein, schon haben Sie das Ergebnis. Ändern Sie jetzt die Werte in den Zellen A4 und A5. Das Ergebnis wird sofort neu berechnet, ohne dass Sie die Formel ändern müssen.

Noch einfacher wird es, wenn Sie anstatt der manuel­len Eingabe der Zellenkoordinate durch Klicken auf die gewünschten Verweise die Werte ermitteln.

Am Beispiel des Subtrahierens gehen Sie folgendermaßen vor: Tippen Sie in die Zelle A7 das Gleichheits­zeichen ein. Klicken Sie dann in die Zelle A4, und geben Sie danach ein Minuszeichen ein. Klicken Sie anschlie­ßend in die Zelle A5. Und jetzt ist Vorsicht geboten. Kli­cken Sie nicht in eine andere Zelle, dadurch würden Sie die gewünschte Formel zerstören. Wenn Sie die Finger nicht von der Maus lassen können, klicken Sie auf das Häkchen vor der Bearbeitungsleiste. Oder betätigen Sie gleich die [Enter]-Taste für das Ergebnis.

Das Gleiche funktioniert auch mit der Multiplikation, dazu benötigen Sie den Stern [*] als Operator. Beim Dividieren benutzen Sie bitte nicht, wie in der Mathe­matik üblich, den Doppelpunkt. Dieser gilt in Excel als Bereichsangabe oder, in einer Zelle, als Uhrzeit. Ver­wenden Sie stattdessen den Schrägstrich [/]. Also zum Beispiel =A4/A5. Damit haben Sie die Grundrechenarten schon durchgearbeitet.

Für häufig benötige Funktionen bietet Excel vorbereitete Routinen

Zum Addieren vieler Werte ist es aufwendig, immer wieder mit dem Pluszeichen zu arbeiten. Dafür bietet sich die Summenfunktion von Excel an. Füllen Sie zum Beispiel die Zellen D4 bis D9 mit den Zahlen von eins bis sechs. 

In der Zelle D10 möchten Sie gerne die Summe dieser Zahlenfolge berechnen. Klicken Sie in die Zelle D10 und dann im Menü Start in der Gruppe Bearbeiten auf das Sigmar Symbol Σ. Dadurch wird in die Zelle die Formel =SUMME(D4:D9) eingetragen. Die Bereichsangabe D4:D9 bezieht sich auf die summierten Zellen.

Wenn Sie auf den kleinen Auswahlpfeil neben dem Sig­mar-Zeichen klicken, bietet Ihnen Excel noch weitere interessante Funktionen an, die man immer wieder brauchen kann: Mittelwert errechnet den Durchschnitt der ausgewählten Zellen. Mit der Funktion Anzahl be­rechnen Sie die Anzahl der Zahlen. Die Funktionen Max und Min berechnen jeweils den höchsten beziehungs­weise den niedrigsten Wert der ausgewählten Zahlen.

Tabellen sollten das aktuelle Datum beinhalten. Kli­cken Sie dazu in die Zelle, die das Datum erhalten soll. Mit der Formel =HEUTE() wird das aktuelle Datum in die Zelle eingetragen. Wer es noch genauer braucht, bekommt mit der Formel =JETZT() auch noch die ge­naue Uhrzeit dazu.

Diese Zeitfunktionen sind als aktualisierbare Funktio­nen hinterlegt und aktualisieren sich bei Änderungen in der Tabelle. Falls Sie das Datum als festen Wert benö­tigen, betätigen Sie die Tastenkombination [Strg]+[.]. Dadurch wird keine Formel erzeugt, aber das aktuelle Datum fest in die Zelle eingetragen.

Sie haben sogar die Möglichkeit, aus einem Datum den Tag und den Monat als Text auszugeben. Wenn das Da­tum in der Zelle D11 steht, berechnen Sie in der Zelle D14 den Tag aus diesem Datum: =TEXT(D11;“TTTT“). Mit der Funktion =TEXT(D11;“MMMM“) wird der Monat als Text ausgegeben. In der praktischen Anwendung setzen Sie Ihr Wissen zu der Formel:

=TEXT(D11;“TTTT“)&“, den „&TEXT(D11;“TT MMMM JJJJ“) zusammen und erhalten dann zum Beispiel das Ergebnis Freitag, den 28 Juli 2017. Das kaufmännische Pluszeichen (&) dient in dieser Formel zur Verkettung von Texten.

Verkettung von Texten aus mehreren Spalten einer Excel-Tabelle

Häufig müssen Texte miteinander verkettet werden. Nehmen Sie als Beispiel eine Liste mit Anrede, Vornamen und Nachnamen. Diese Informationen benötigen Sie zusammenhängend in einer weiteren Spalte. Klicken Sie in diese Spalte, und tippen Sie ein Gleichheitszeichen ein. 

Klicken Sie dann in die Zelle mit der Anrede. Jetzt geben Sie ein kaufmännisches Plus [&] ein und danach Anführungszeichen, einmal die Leertaste und dann wieder Anführungszeichen. Dadurch sorgen Sie dafür, dass im Ergebnis die Anrede mit einer Leerstelle vom Vorna­men getrennt wird. 

Gehen Sie auf diese Art und Weise weiter vor, sodass diese Formel entsteht: "=A2 &" "& B2 & " " & C2“ Das Ergebnis kopieren Sie über den Anfasspunkt der Zelle bis zur letzten Zelle Ihrer Namensliste.