Hosted-Exchange statt eigenem Mail-Server

Keine Firma, kein Freiberufler und Selbstständiger kann seine Arbeit heute noch ohne den Einsatz von E-Mail bewältigen. Doch während die "Ein-Mann/Frau"-Betriebe der Selbstständigen in der Regel mit den normalen E-Mail-Angeboten der großen Provider zurechtkommen, stellt sich schon für kleine Firmen schnell die Frage nach dem eigenen Mail-Server: So hat man nicht nur die so wichtigen Kommunikationswege selbst unter Kontrolle, sondern kann alle Aspekte der E-Mail selbst verwalten, kontrollieren und betreuen.

Mit diesen Ansprüchen haben sich vielfach auch kleine Firmen entschlossen, einen eigenen Exchange-Server anzuschaffen oder haben in Verbindung mit einer Lösung wie dem Small Business Server (SBS) auf eine solche Lösung gesetzt. Doch die Versionen des Exchange-Servers ändern sich rasch.

Mit diesem Wandel steigt aber nicht nur der Anspruch des Servers bei den Anforderungen für Hard- und Software, sondern auch Verwaltung und Betreuung dieser professionellen Mail-Software werden immer komplexer - wer hier kein geschultes Personal vor Ort besitzt, kann einen sicheren Betrieb nur schwer ermöglichen.

So steht dann beispielsweise eine Firma, die bis jetzt einen Exchange Server 2003 betrieben hat, vor der Frage, ob sich der Zeit- und Kostenaufwand lohnt, nun den ganz neuen Exchange Server in der Version 2013 einzuführen, was mehrere Tausend Euro kostet.

Auch Firmen, die bisher den Small Business Server in einer Version einsetzten, die den Exchange-Server als Teil dieser Lösung beinhaltet, müssen umdenken: Microsoft führt diese Variante nicht weiter und der Nachfolger Windows Server 2012 Essentials enthält kein Exchange. Hier sollen die Kunden nach dem Willen von Microsoft auf die Cloud-Variante von Exchange zurückgreifen, wie sie auch als Teil des Office-365-Pakets bereitsteht.

Exchange online: Option auch für Freiberufler und kleine Firmen

Große Firmen, die bereits ein eigenes Rechenzentrum betreiben und damit in der Regel auch das entsprechend qualifizierte Personal besitzen, werden häufig die Installation eines Exchange-Servers "On-Premise" vorziehen:

So besitzen sie die volle Kontrolle über alle Aspekte ihrer gesamten E-Mail-Infrastruktur, können auch eine sehr gute Integration in den Verzeichnisdienst Active Directory erreichen (obwohl dieses Feature in der Zwischenzeit auch von vielen Providern für Hosted Exchange angeboten wird) und besitzen die volle Kontrolle über die eigenen Daten.

 Viele Firmen, die mit sicherheitsrelevanten Daten oder wie Krankenhäuser mit den persönlichen Daten ihrer "Kunden" arbeiten, dürfen schon aus datenschutzrechtlichen Gründen ihre E-Mail-Kommunikation nicht außerhalb der eigenen Firma betreiben. Unter dieser Voraussetzung bleibt nur der Einsatz eines eigenen Exchange-Servers auf eigener Hardware.

Zudem stehen bei derartigen Unternehmen auch die notwendige Infrastruktur sowie das entsprechende Know-how bereit, um die E-Mail-Daten zu sichern und gegebenenfalls auch zu archivieren.

Ganz anders sieht die Lage da für Freiberufler, etwa in Bürogemeinschaften, und kleine Firmen aus: Natürlich werden auch sie Wert darauf legen, dass ihre Daten in einem Rechenzentrum gespeichert und gesichert werden, das sich in Deutschland befindet, aber das ist eine Anforderung, die von den meisten Providern heute bereits erfüllt wird.

Hinzu kommt, dass Firmen dieser Größe und noch viel mehr die Selbstständigen weder die Mittel noch die Zeit haben, etwa notwendige Patches und Updates immer sofort einzuspielen und dabei zugleich auch noch den laufenden Betrieb eines Exchange-Servers zu gewährleisten: All diese Aufgaben übernimmt bei einer gehosteten Version das Fachpersonal des Providers.

Auch für eine Einzelperson wie etwa einen Freiberufler kann es durchaus sinnvoll sein, ein Hosted Exchange-Postfach bei einem größeren Anbieter anzumieten. Im Vergleich zu den herkömmlichen IMAP-Postfächern überzeugt Microsoft Exchange beispielsweise durch die einfache Synchronisation von Kalender- und Kontaktinformationen.

Zwar bieten Google Mail & Co. durchaus ähnliche Möglichkeiten, doch das Zusammenspiel zwischen einem lokal installierten Outlook und den Zugriffsmöglichkeiten von mobilen Endgeräten wie SmartPhones oder Tablet-PCs aus funktioniert in der Exchange-Umgebung ausgezeichnet.

Zumal Anwender bei Anbietern wie Google nie sicher sein können, wie lange die entsprechenden Möglichkeiten unterstützt werden: Hat Google doch erst Anfang des Jahres die Unterstützung für ActiveSync (bei der Anmeldung neuer mobiler Geräte) eingestellt.

Ein weiterer Vorteil ist die Erweiterbarkeit bei Exchange: Vergrößert sich die Firma oder Arbeitsgruppe, so kann einfach ein weiteres Konto im selben Domänenadressraum beim Anbieter angemietet werden.

Hosted Exchange-Server: Wie funktioniert das und welche Vorteile hat es?

Bei einer Hosted Exchange-Lösung kommt ein Mail-Server zum Einsatz, der sich im Rechenzentrum eines Providers befindet. Das bedeutet, bei einer solchen typischen Cloud-Lösung befinden sich die Daten der Nutzer und damit auch ihre "Postfächer" auf dem Rechner im Rechenzentrum.

Der große Unterschied zwischen einem Exchange-Postfach und einem "normalen" E-Mail-Postfach wird sichtbar, wenn auf der Seite des Anwenders als Client Outlook oder OWA (Outlook Web Access) zum Einsatz kommt: Dann können nämlich die eigentlichen Stärken eines Exchange-Servers, die sonst nur die Anwender innerhalb eines Firmennetzwerks nutzen können, zum Einsatz kommen.

Dazu zählt der flexible Einsatz eines Online-Kalenders: Dieser kann dann nicht nur zwischen den unterschiedlichen Standorten und auch mobilen Geräten synchronisiert werden, sondern es stehen auch gemeinsame Gruppenkalender oder verwaltete Kalender zur Verfügung, die Projekt- und Teamarbeit deutlich erleichtern.

Auch die Aufgaben werden direkt synchronisiert und stehen direkt auf jedem Endgerät oder via Browser übers Netz immer direkt zur Verfügung.

Zudem ermöglicht es der Einsatz eines solchen Servers, die mobilen Endgeräte wie SmartPhones und Tablets mit Hilfe des ActiveSync-Protokolls von Exchange mit "Push-Mail" zu versorgen: Der Exchange-Server sorgt dabei aktiv dafür, dass neue Nachrichten direkt und sofort (oder jeweils innerhalb eines entsprechenden gewählten Zeitraums) automatisch auf die mobilen Endgeräte der Nutzer gesendet werden.

Möglich werden all diese zusätzlichen Möglichkeiten durch die Art und Weise wie Exchange-Server im Rechenzentrum des Providers und der Outlook-beziehungsweise OWA-Client im Browser miteinander verbunden sind. Ein Exchange-Server unterstützt zwar auch Standard-E-Mail-Protokolle wie POP3, IMAP4 oder SMTP, um die zuvor geschilderten Features zu bieten, muss die Verbindung zwischen Server und Client allerdings via so genannter RPC (Remote Procedure Calls) aufgebaut werden.

Das proprietäre Protokoll, das hierbei von Microsoft verwendet wird, trägt die Bezeichnung MAPI (Messaging Application Programming Interface). Für eine sichere Kommunikation kommt seit Exchanger 2003 RPC-over HTTPs zum Einsatz, ein VPN-Tunnel (Virtual Private Network) ist daher auch bei der Kommunikation via Internet nicht notwendig.

E-Mail-Adressen und der MX-Record-Eintrag

Vielen Firmen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nach dem Wechsel zu einer Hosted-Exchange-Lösung auch weiterhin unter den bisher bekannten E-Mail-Adressen mit der gleichen Domäne (also beispielsweise Fritz.Huber@Firma.de) wie bisher erreichbar bleiben. Dazu muss nur der so genannte MX-Record-Eintrag beim Provider geändert werden - vielfach können die Anwender das sogar selbst durchführen.

Der MX-Record (Abkürzung für MaileXchange) steuert die Weiterleitung der E-Mail-Nachrichten zum richtigen Mail-Server. In einer Internet-Umgebung ist das typischerweise nicht der Server, der die Webseite unter dem entsprechenden Namen (domain-name.suffix) präsentiert, sondern ein anderer Rechner.

Der MX-Record regelt die Weiterleitung an einen benannten A-Record oder an eine IP-Adresse. Darüber hinaus verleiht dieser Wert der Weiterleitung einen Prioritätswert. Grundsätzlich bestimmt der A-Record (auch als Record-Adresse bezeichnet) welche IP-Adresse welchem Domainnamen zugeordnet ist. Ein fiktiver A-Record-Eintrag könnte in etwa so aussehen:

Der Mail-Server trägt jetzt den Namen post.redaktionsgemeinschaft.net. Dieser kann dann im MX-Record verwendet werden:

Danach können alle Nachrichten, die beispielsweise an tester@springfield.local geschickt werden, an den Server nelson.springfield.local mit der IP-Adresse 13.22.04.321 gesendet werden und erreichen das gewünschte Ziel, auch wenn der Server nun bei einem Cloud-Anbieter steht.

Viele Anbieter und Möglichkeiten: Was Sie bei der Auswahl beachten sollten

Unsere Recherche zu diesem Thema hat gezeigt, dass es für Firmen, die auf eine Exchange-Lösung wechseln wollen, eine große Auswahl an unterschiedlichen Angeboten gibt, von denen sich ein kleiner Querschnitt in unserer Übersicht auf dieser Seite wiederfindet.

Wer eine solche Lösung einsetzen möchte, sollte sich zunächst auf den Web-Seiten der Provider informieren und dann gezielt nachfragen, ob das Angebot den eigenen Ansprüchen entspricht. Da sich diese Angebote sehr schnell verändern und mit immer neuen Features auf den Markt kommen, können wir hier nur grundsätzliche Empfehlungen geben.

Ein wichtiger Faktor ist die Größe des Postfaches eines einzelnen Nutzers: Natürlich kann eine kleine Firma zunächst auch mit Postfächern in der Größe von 500 MByte starten, was zunächst sehr kostengünstig scheint. Doch bei dem heutigen Mail-Aufkommen und dem Versand immer größerer Anhänge sollten 5 GByte als Startgröße anvisiert werden. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, wie flexibel der Provider bei der Erweiterung solcher Limits ist.

Ein weiterer entscheidender Faktor: Welche Größe erlaubt der Provider für Anhänge? Das größte Postfach nützt nichts, wenn Nachrichten mit einem 500 MByte großen Anhang abgewiesen werden. Viele Provider definieren eine Gesamtgröße von Mail plus Anhang oder setzen die Gesamtgröße des Postfachs als Grenzwert fest.

Flexibilität ist insgesamt ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Providers: Ein entscheidender Vorteil einer Hosted-Exchange-Lösung besteht sicher auch darin, dass ein schneller Wechsel zu einem anderen Provider oder auch zurück zu einem eigenen Server möglich ist: Will der Provider hingegen gleich einen Vertrag auf einen oder gar zwei Jahre abschließen, so muss der daraus entstehende Preisvorteil gegen die verlorene Flexibilität abgewogen werden.

Wer seine mobilen Geräte ebenfalls mit dem Exchange-Server in der Cloud verbinden will, sollte darauf achten, dass der Provider eine ActiveSync-Unterstützung für Push-Nachrichten zu bieten hat.

Für größere Firmen, die in ihrem Netzwerk den Verzeichnisdienst Active Directory verwenden, ist eine entsprechende Anbindung des Exchange-Servers, die dann im Idealfall auch eine Single-Sign-On-Lösung ermöglichen kann, ebenfalls wichtig:

Viele Provider bieten eine solche Unterstützung gegen Aufpreis oder als Teil der größeren Business-Pakete an. Besonders gut ist das nach unserer Erfahrung bei Microsofts Office-365-Paketen gelöst, die auch einen AD-Server-Dienst in der Cloud anbieten können.

Schließlich ist es gerade für Firmen, die von einer On-Premise-Lösung auf ein Hosted-Angebot wechseln wichtig, dass sie in Zweifelsfall auf die Unterstützung ihres Providers bei dieser Aufgabe rechnen können. Einige Anbieter setzen dabei allein auf die Unterstützung durch Wikis und Web-Seiten mit FAQs, während andere Provider auch direkten Support bieten.

So betont Michael D' Aguiar, Pressesprecher Hosting bei der 1&1 Internet AG, dass 1&1 die Kunden zwar derzeit zunächst per Telefon-Support unterstützt, mittelfristig aber ein standardisierter Migrationsservice geplant sei, "den wir über unsere Website den Kunden anbieten können. Außerdem werden wir in Kürze optional einen einmaligen Migrationsdienst anbieten, der dann den Wechsel von "On Premise" auf "Hosted" für den Kunden vornimmt."

Fazit: Eine gehostete E-Mail-Lösung kann in vielen Fällen genau richtig sein

Wie unsere Beispiele zeigen, kann es gerade für kleine und mittelständische Betriebe sinnvoll sein, den Schritt hin zu einer gehosteten E-Mail-Lösung zu wagen. Hat beispielsweise eine kleine Firma mit zehn oder 20 Mitarbeitern bisher keinen eigenen Mail-Server betrieben, möchte aber nun nicht mehr mit einzelnen voneinander getrennten Postfächern bei einem Provider arbeiten, so gilt es eigentlich nur noch, den richtigen Anbieter für die eigenen "Mail-Bedürfnisse" zu finden.

So lassen sich Vorteile wie gemeinsame Kalender nutzen und zudem vielleicht auch mobile Endgeräte einbinden. Aber auch Firmen, die vielleicht bisher schon einen eigenen Exchange-Server mit einer älteren Version der Software betrieben haben, sollten einen solchen Schritt ernsthaft in Erwägung ziehen, da bei einem Update Kosten für ein Update der Soft- und Hardware anfallen.

Außerdem sind gerade bei einem Wechsel auf die neue Version 2013 des Servers eine Menge Knowhow bei Einführung und Betrieb des Systems gefordert.

Office 365: Alle Büroprogramme direkt aus der Wolke

Ein Bestandteil von Microsofts Cloud-Office ist ein gehosteter Exchange-Server. Es unterscheidet sich aber nur wenig von den Angeboten anderer Provider.

• Office in der Cloud

Mit der Version 2013 kam bei Microsoft Office der große Wechsel: weg vom einzelnen Office-Paket, das auf jedem PC installiert wird, und hin zum Software-Paket, das dem Anwender direkt aus der Wolke angeboten wird.

Mit Office 365 werden Funktionen wie E-Mail, freigegebene Kalender, das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten online, eine Instant-Messaging-Funktionalität, Web-Konferenzen, eine öffentliche Website für das Unternehmen sowie interne Teamwebsites bereitgestellt (SharePoint-Funktionalität). Dabei ist Office 365 sowohl zu Office 2007 als auch zu den neueren Versionen von Office wie Office 2010 und 2013 kompatibel.

• Pakete für verschiedene Ansprüche

Um den verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden, die unterschiedlichen Nutzergruppen vom einzelnen Freiberufler bis hin zu Großunternehmen an eine derartige Lösung stellen, bietet Microsoft so genannte Pläne an, die unterschiedliche Konfigurationen beinhalten: Nur für den Bereich der kleinen Unternehmen stehen dabei zwei Pläne zur Verfügung, die unter der Bezeichnung "Exchange Online" eine gehostete Exchange-Lösung anbieten.

Office-Dateien können zwar als Anlagen im Browser angezeigt werden, eine Bearbeitung ist aber erst mit einem der als "Small Business" bezeichneten Pläne oder natürlich mit einem vorhandenem Office-Paket möglich. Wer allein das Angebot für Exchange-Online betrachtet, wird nur wenig Unterschiede zu den Angeboten anderer Hoster feststellen können: Hier kann Microsoft sich nur wenig absetzen.

Ein Vorteil gerade für kleine Unternehmen besteht aber darin, nach und nach auf einen der "Small Business"-Pläne umzusteigen und so auch die Office-Anwendungen und weitere Möglichkeiten wie Team-Webseiten direkt online und ohne weitere Investitionen in Soft- und Hardware nutzen zu können. Ein Problem ist aber, dass US-Behörden auf die durch Microsoft gehosteten Daten zugreifen können.

Datenmigration: Umzug in die Cloud

Wenn sich eine Firma entschlossen hat, von einer gehosteten E-Mail-Lösung auf Exchange in der Cloud umzusteigen, müssen zunächst sowohl die bestehende E-Mail-Infrastruktur als auch die Anforderungen an die neue, gehostete Umgebung analysiert werden. Dann erst kann der Umzug in Angriff genommen werden.

1. Analyse und Planung

Vor dem Umzug auf ein Exchange in der Cloud sind zunächst einige dieser grundlegende Fragen zu klären:

Soll die gesamte Unternehmenskommunikation auf den Cloud-Server migriert werden oder nur bestimmte Bereiche? Wie viele Benutzer sind grundsätzlich angelegt und viele wirklich aktive Nutzer gibt es? Gibt es spezielle Anforderungen, wie etwa Nutzer, die ein besonders großes Postfach benötigten?

Und die wichtigste Frage für viele Firmen: Wie lange dauert solch ein Umstieg überhaupt? Bei einem Umstieg von einer On-Premise Exchange-Lösung zu Office 365 kann dieser Umzug bei wenigen hundert Anwendern an einem Wochenende komplett bewältigt werden.

2. Schneller Wechsel mittels "Cutover"

Geht es dabei um Exchange Installationen mit weniger als 1000 Nutzern, so kann eine so genannte "Cutover Migration" zum Einsatz kommen, bei der alle On-Premise vorhandenen Postfächer und dazugehörigen Daten komplett auf die Hosted-Lösung migriert werden.

Eine "Cutover Migration" kann direkt vom Control Panel einer lokalen Exchange-Installation aus gestartet werden. Dabei erstellt der Migrationsdienst zunächst neue Postfächer in der Cloud-basierten Installation.

Für jeden bestehenden Anwender wird dabei ein neuer Anwender in der Hosted-Version angelegt. Auch Verteilergruppen und Kontakte werden entsprechend migriert. Danach transferiert der Dienst E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Kalendereinträge von der lokalen Installation auf den Hosted-Server zu den entsprechenden neuen Postfächern.

Der Dienst synchronisiert die lokalen und die Cloud-basierten Postfächer alle 24 Stunden bis die Migration abgeschlossen ist.

3. "Staged Migration" in die Wolke

Sollen mehr als 1000 Exchange-2003- oder 2007-Postfächer migriert werden, so kann eine "Staged Exchange Migration" verwendet werden, bei der schrittweise nur ein Teil der Postfächer migriert wird. Dies funktioniert nicht mit Exchange 2010 - hier rät Microsoft zum Einsatz hybrider Lösungen.