Die besten drei Gratis-Tools für den Büroalltag - Getting things done

1. Die besten drei Gratis-Tools für den Büroalltag - Getting things done
2. Teil 2: Die besten drei Gratis-Tools für den Büroalltag - Getting things done
3. Teil 3: Die besten drei Gratis-Tools für den Büroalltag - Getting things done
4. Teil 4: Die besten drei Gratis-Tools für den Büroalltag - Getting things done

© Matthias Metzler

E-Mails, Telefongespräche, Faxnachrichten, Notizzettel im Portemonnaie, Akten- und Bücherstapel auf dem Tisch, interessante Websites - all das nagt an der Konzentration des modernen Menschen und reduziert seine Produktivität. Die Produktivitätsmethode Getting things done (GTD) hilft Ihnen, in diesem Chaos wieder die Oberhand zu gewinnen. Als erstes räumen Sie dazu auf. Dabei befreien Sie Ihre Umgebung von Gegenständen, die nur deshalb nicht weggeräumt wurden, weil sie an ein ToDo erinnern sollen. Auch überflüssige Websites werden geschlossen, die E-Mail-Benachrichtigung abgeschaltet und nutzlose Icons verschwinden vom Desktop.

Für jede dieser Erinnerungen schreiben Sie eine Aufgabe auf einen Zettel, den Sie anschließend in Ihren Posteingangskorb werfen. Eventuell benötigen Sie zwei dieser Inboxes, eine im Büro und eine Zuhause. Auch ToDos, die Ihnen im Kopf herumschwirren erfassen Sie künftig sofort schriftlich. Stellen Sie außerdem sicher, dass wirklich alles (auch Briefpost, Notizzettel, Spesenquittungen, Anleitungen neu angeschaffter Geräte etc.) in Ihrem Posteingangskorb landet. Das Ziel ist, dass der Kopf frei wird für die eigentliche Arbeit und dafür ist es wichtig, den Informationsfluss auf zwei oder drei Inboxen zu beschränken.

Dann machen Sie es sich zur Angewohnheit, die Inbox einmal täglich bis auf den Boden zu leeren. Nachrichten, die Sie dabei innerhalb von zwei Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Was sich delegieren lässt geben Sie weg. Und der Rest wandert in die Aufgabenverwaltung, die Ablage oder in den Papierkorb. Genauso verfahren Sie mit Ihrer zweiten Inbox, dem E-Mail-Posteingang.

Manche ToDos sind zu komplex - GTD spricht dann von einem "Projekt"

Manche ToDos sind so komplex, dass sie sich nicht in einem einzigen Schritt erledigen lassen. GTD spricht dann von einem "Projekt". Jedes Projekt hat ein Ziel ("Diplomarbeit einreichen") und besteht aus mehreren Aufgaben, die jeweils klar voneinander abgegrenzt sind und - das ist sehr wichtig - eine klare Handlungsaufforderung ("Leihe Buch XY in der Uni-Bibliothek aus") enthalten. Für jedes Projekt muss jederzeit mindestens ein nächster Schritt definiert sein, damit Sie daran auch weiterarbeiten können.

Anders als viele andere Produktivitätssysteme kennt GTD keine Prioritäten, nach denen die verschiedenen Aufgaben zu erledigen sind. Wenn morgens der Chef mit einem Spezialauftrag in der Tür steht oder es bei einem wichtigen Kunden brennt sind alle Prioritäten ohnehin Makulatur. Stattdessen ordnen Sie innerhalb von GTD jede Aufgabe einem Kontext zu. Typische Kontexte sind zum Beispiel "Telefonieren", "Im Büro", "Zuhause, "Am PC", "Im Supermarkt" und "Unterwegs". Am jeweiligen Ort angekommen werfen Sie nur einen Blick in die passende Kontextliste und können mit der Arbeit beginnen.

Damit wichtige ToDos, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, nicht in Vergessenheit geraten tragen Sie diese in Ihren Kalender ein. Einmal in der Woche führen Sie ein so genanntes Review (zu Deutsch: eine Überprüfung) statt, während der Sie den Inhalt der Kontextlisten und Ihre Projekte darauf prüfen dass die Planung noch stimmt. Wenn Sie noch mehr über "Getting things done" wissen möchten empfehlem wir Ihnen das gleichnamige Buch von David Allen.

Für die Verwaltung Ihrer Projekte, ToDos und Kontexte können Sie ein Notizbuch verwenden, was ich aber für wenig komfortabel halte. Programme, wie wir sie Ihnen gleich zeigen, sind die elegantere Lösung. Auch wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz keine Software installieren dürfen, aber über einen Internet-Zugang verfügen, haben wir eine Lösung für Sie.

Los geht die GTD-Show auf Seite 2 mit der Web-Anwendung Remember the Milk...

zm_timkaufmann