Mobile Business
Wie gehen Unternehmen mit dem Trend "BYOD" um?
Der Einsatz privater Smartphones, Tablets und Notebooks am Arbeitsplatz ist heute vielerorts bereits gängige Praxis und wird in den kommenden Jahren stark zunehmen. Wie gehen Unternehmen mit diesem Trend um?
Auch in diesem Jahr überschwemmen neue Smartphones den deutschen Markt: Laut dem Marktforschungsinstitut Eito werden hierzulande 28 Millionen iPhones, Galaxys, BlackBerrys & Co. verkauft.
Diese Entwicklung betrifft immer stärker auch Unternehmen. So erwarten die Analysten von Gartner, dass die Hälfte aller Firmen weltweit schon 2017 für ihre Angestellten keine Smartphones mehr kaufen wird, weil diese nur noch ihre eigenen Privatgeräte beruflich nutzen.
Der Anwenderdruck wächst
Auch wenn der Anwenderdruck schon sehr groß ist, ist Bring Your Own Device, kurz BYOD, keine selbsterfüllende Prophezeiung. Jedes Unternehmen sollte sich bereits jetzt genau überlegen, welche Vor- oder Nachteile BYOD konkret bringt und auf Basis dieser Analyse eine fundierte Entscheidung treffen.
Warum wollen oder nutzen Anwender BYOD? Wie sieht die Situation im eigenen Unternehmen eigentlich konkret aus? Und ist nicht doch die bewährte Ausgabe von Geräten die bessere Alternative - sowohl für die Unternehmen als auch für die Anwender?
Erfassen des Status quo: Wer nutzt was wofür?
Um diese Fragen zu beantworten, empfiehlt es sich, erst einmal den aktuellen Status quo in Sachen BYOD im eigenen Unternehmen zu erfassen. Denn kaum ein Betrieb weiß heute, wie viele Mitarbeiter ihre privaten Geräte für welche beruflichen Anwendungen nutzen.
Viele wollen das auch gar nicht wissen oder verbieten BYOD gleich ganz. Doch beide Reaktionen sind falsch. Denn dadurch verpasst die Firma die Chance, durch attraktive BYOD-Angebote ihre Mitarbeiter zu binden.
Den Bedarf zeigen oft schon die bereits genutzten Anwendungen. Denn Mitarbeiter verwenden private Geräte und Lösungen meist dann, wenn für den entsprechenden Arbeitsprozess keine praktikable und effiziente Anwendung im Unternehmen bereitsteht.
Parallel dazu sollten die Fachabteilungen ermitteln, welche BYOD-Projekte die Produktivität der Mitarbeiter steigern oder Arbeitsprozesse erleichtern können.
In jedem Fall sind bereits in dieser Phase sowie in allen nachfolgenden Schritten die Mitarbeiter eng einzubinden und umfassend zu informieren. Sonst erhalten sie das Gefühl, dass an ihren Bedürfnissen vorbeigeplant und ihnen eine Lösung aufgezwungen wird. Dann nutzen sie weiterhin ihre privaten Anwendungen, und es ist nichts gewonnen.
Der Teufel steckt im Detail
Nachdem der aktuelle Stand und mögliche Einsatzszenarien von BYOD ermittelt sind, geht es an die detaillierte Analyse der Vor- und Nachteile. Häufige Pro-Argumente sind etwa Zeitersparnis durch bekannte Oberflächen, einfachere Handhabung oder ortsunabhängiger Zugriff. Unter Contra stehen meist der höhere Sicherheitsaufwand, die komplexere Einhaltung von Richtlinien sowie das Management des Netzwerkzugangs.
Diese prozesstechnische Sicht ist durch eine Kosten-Nutzen-Analyse sowie eine Berechnung des Return on Investment (RoI) zu ergänzen. Zu berücksichtigen sind hier unter anderem der Administrationsaufwand, die Software-Lizenzkosten, die möglichen Hardware-Einsparungen sowie Effizienzsteigerungen.
Dies sollte nicht nur für die Einrichtung, sondern auch den laufenden Betrieb und die Wartung durchgeführt werden. Denn ständig neue Geräte, Anwendungen und Prozesse führen dazu, dass BYOD-Projekte regelmäßig zu aktualisieren und anzupassen sind.
Anschließend folgt die Klärung rechtlicher Fragen, vor allem hinsichtlich des Datenschutzes der Mitarbeiter. Nur wenn berufliche und private Daten auf dem Gerät strikt und nachvollziehbar getrennt sind, lässt sich sicherstellen, dass Administratoren nicht auf persönliche Angaben oder Dateien zugreifen.
Da ein Mitarbeiter trotzdem das Recht hat, den Zugriff auf sein privates Gerät zu verweigern, sind individuelle Vereinbarungen unter Einbindung eines bestehenden Betriebsrates zu treffen.
Privat-, Firmen- oder Hybrid-Gerät?
Auf Basis dieser Vorarbeit ist festzulegen, ob und für welche Anwendungen BYOD genutzt werden soll. Verwenden Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte, hat das Unternehmen keinen Einfluss darauf, welches Gerät der Nutzer einsetzt.
Es kann für den Netzwerkzugang zwar bestimmte Hardware oder Software erlauben oder verbieten. Doch dies lässt sich im Alltag nur schwer durchsetzen, ohne den ein oder anderen Mitarbeiter zu verärgern.
Als Alternative kann das Unternehmen den Mitarbeitern firmeneigene Geräte zur Verfügung stellen. In diesem Fall darf der Arbeitgeber Hardware und Software festlegen sowie den Zugriff eines Administrators und das Aufspielen von Sicherheitssoftware erzwingen. Der Mitarbeiter sollte dann aber keine persönlichen Daten auf das Gerät spielen oder es für private Zwecke nutzen.
Der Mittelweg ist COPE (Corporately Owned, Personally Enabled). Bei diesem Ansatz werden die unternehmenseigenen Geräte nicht vollständig vom Administrator verwaltet, sondern bieten dem Mitarbeiter die Möglichkeit für eigene Anwendungen und Einstellungen. Die strikte Trennung von beruflichen und privaten Daten kann erzwungenermaßen endgerätebasiert erfolgen - im Gegensatz zum "reinen" BYOD.
Last but not least: Welche technische Lösung soll es sein?
Erst nach diesen Vorbereitungen steht die Entscheidung für die konkrete technische Lösung an. Diese hat möglichst viele Bedürfnisse und sämtliche Compliance-Richtlinien zu erfüllen.
Zudem sollte sie effizientere Arbeitsprozesse, höhere Flexibilität und Produktivität sowie eine verbesserte Zusammenarbeit bringen. Diese Lösung ist dann mit einem umfassenden Plan umzusetzen, der bereits zu verpflichtende Dienstleister einbezieht sowie von vornherein sämtliche Kosten kalkuliert.
