Vorteile der Cloud-App SAP Business

Die mobile Geschäftsanwendung für SAP Business ByDesign steht derzeit für das iPhone in der Version 3.0.2 zur Verfügung. Sie kann kostenlos im Apple App Store heruntergeladen werden und ist zu der Cloud-basierenden Mittelstandslösung ab der Version FP 2.6 kompatibel. Die iPhone-App läuft auch auf dem iPad, auf dem es sich dem größeren Bildschirm anpasst und dadurch etwas unschärfer wirkt.

Auf der neuesten iPad-Generation mit Retina-Display gibt die Applikation jedoch infolge der erhöhten Auflösung des Tablets ein scharfes Bild ab.

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Eine entsprechende mobile App ist auch für Googles mobiles Betriebssystem Android verfügbar. Diese funktioniert ab der Version FP 3.5 von SAP Business ByDesign und ist über den Download bei Google play ebenfalls kostenlos erhältlich.

Mobiles Kundenmanagement

In der Praxis ermöglicht die iOS-App die Bearbeitung von Leads im Kundenmanagement sowie deren Umwandlung in Opportunities samt Pflege. Ein Manko in dieser Prozesskette ist allerdings die fehlende Folgeaktion, die eine Chance auf ein Geschäft zu einem wirklichen Kundenauftrag generiert.

Kundenaufträge können jedoch ohne Bezug zu einem Folgebeleg angelegt werden und eine Verfügbarkeitsprüfung anstoßen. Bei den Opportunities sind auch einige Abstriche zu machen, da sie nur einen möglichen Betrag enthalten - ohne Relation zu den entsprechenden Verkaufsprodukten.

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Darüber hinaus lassen sich mit der App neue Kunden anlegen, allerdings kann daraus nicht gleich ein Kundenauftrag generiert werden. Dazu sind noch weitere Kundendaten im System zu pflegen. Ob Kunden oder Ansprechpartner - auf einem tragbaren Endgerät lassen sich mit der iOS-App dennoch viele Folgeaktionen erstellen, die mit dem Customer Relationship Management (CRM) zusammenhängen, beispielsweise Telefonate.

Es lassen sich aber auch Termine oder Aufgaben dokumentieren, die sich "on the go" entwickeln. Zudem stehen Funktionen zur Verfügung, entsprechende Kunden direkt aus dem Kundenkonto anzurufen oder eine E-Mail zu versenden. Die Telefonfunktion steht dabei naturgemäß nur auf dem iPhone und nicht auf dem iPad zur Verfügung.

Schneller Überblick

Für den Vorgesetzten oder Leiter eines Unternehmens bietet die Genehmigungsfunktion der Applikation einen schnellen Überblick über die Aktivitäten, die seine Zustimmung erfordern, wie beispielsweise Bestellungen.

Die angebotenen Berichte lassen jedoch keine speziellen Analysen zu. Mit der SAP Business ByDesign App können generell nur wenige Berichte abgerufen werden. Für diesen Zweck steht eine spezielle SAP Business ByDesign Dashboard App zur Verfügung, die eine Vielzahl an Berichten enthält. Einziger Wermutstropfen: Diese lässt sich momentan nur auf dem iPad realisieren.

Grundsätzlich gilt, dass alle Berichte zunächst lediglich mit den Standardvariablen zu sehen sind. Für eine andere Variablenkombination müssten die Variablen vorher im System personalisiert und gespeichert werden.

Weitere interessante Funktionen für Außendienstmitarbeiter sind das Anlegen von Spesenabrechnungen und die Projektzeiterfassung. Auf diese Weise können diese die ihnen zugewiesenen Arbeitspakete einfach zurückmelden.

Funktionen der Android-App

Die Bedienung der Android-App für SAP Business ByDesign erweist sich in der Praxis bei erstmaliger Verwendung als etwas schwieriger als bei der iOSApp. So manche Funktion, die bei der Apple-Variante intuitiv zu finden war, haben wir im Praxistest bei Android zuerst übersehen, da diese nur über eine Standardfunktionstaste des Telefons aufgerufen werden konnten. Dies war beispielsweise bei der Neuanlage eines Kunden der Fall.

Die aktuelle Version 1.0 verfügt zudem noch nicht über alle Funktionen wie die schon länger existierende iPhone-App. Die Bereiche Projektzeiterfassung, Spesenabrechnung, Kundenaufträge, Inkassomanagement, Performance-Kennzahlen sowie Prüfungen fehlen bei der Google-Variante gänzlich.

Nur Spielerei oder praxistauglicher Nutzwert?

Beide Apps bieten einen Mehrwert für bestimmte betriebswirtschaftliche Bereiche, ersetzen aber nicht die Anwendung auf dem PC, da beispielsweise Sichten für Berichte nur dort angepasst werden können.

Interessant sind die Apps vor allem für Außendienstmitarbeiter aufgrund ihrer umfangreichen Funktionalität im Vertriebsbereich. Mit Einschränkungen müssen die Vertriebsmitarbeiter jedoch leben: Zum Beispiel können sie einen Kundenauftrag nicht als Folgebeleg einer Opportunity anlegen.

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Weitere praktische Anwendungsfälle bieten sich für Abteilungsleiter, da sie über die Apps Genehmigungen ausführen können. Für die übrigen Mitarbeiter sind vor allem die Funktionen für Zeitrückmeldungen und Spesenabrechnungen sinnvoll, die derzeit allerdings nur auf dem iPhone, nicht aber auf Android-Smartphones zur Verfügung stehen.

Mehr Effizienz

Grundsätzlich gilt: Die aufgeführten App-Funktionen bieten mehr Effizienz, insbesondere während der Reisezeiten. Wünschenswert wäre, dass Benachrichtigungen über Push-Notifications auf dem Smartphone sofort sichtbar werden, wenn beispielsweise eine zeitkritische Genehmigungsanfrage vorliegt.

Die Autoren

Julia Auernhammer, Jörg Hofmann, Stefanie Krüger - Mitarbeiter der IBIS Labs, IBIS Prof. Thome AG