Versandhandelslösung mit SPH AG

"Unverhofft kommt oft" - im positiven wie auch manchmal im negativen Sinne. So stand die Mirabeau Versand GmbH im Jahr 2010 vor dem Hintergrund der Arcandor-Insolvenz (KarstadtQuelle-Gruppe) recht unverhofft vor einer technologischen Herausforderung.

Da der Nürnberger Spezialversender zu eben jener Unternehmensgruppe gehörte und sich auf die Services des dazu gehörigen Dienstleisters Itellium stützte, ergab sich mehr oder weniger ad hoc die Aufgabe, eine komplett neue technologische Basis für die bis dato im Einsatz befindliche heterogene Lösungslandschaft aus mehreren selbst programmierten Einzelsystemen zu schaffen.

Spontaner Anbieterwechsel

Direkt nach dem Kraftakt der Entflechtung von Systemen, Dienstleistungen und Prozessen zur Sicherstellung der operativen Geschäftsfähigkeit standen die Verantwortlichen bei mirabeau vor der Herausforderung, einen naht- und reibungslosen Fortgang des Versandhandels nach der drohenden Abschaltung der Kernsysteme zum Jahreswechsel 2010/11 sicherzustellen. Denn neben dem ursprünglichen IT-Dienstleister waren auch Rechenzentren und Betriebsdienstleistungen von der Insolvenz betroffen.

"Da wir uns ohnehin als sehr flexibles und dynamisches Unternehmen sehen, haben wir diese Aufgabe mit der notwendigen Zuversicht angenommen. Für das bei einem vollständigen Systemwechsel übliche zeitraubende Prozedere mit Marktstudie, Beauty-Contest, langwieriger Definition von Lastenheften und so weiter fehlte uns in dieser Situation schlicht die Zeit", sagt Ingo Altermann, Leiter Organisation und IT bei mirabeau.

"Wir standen letztendlich vor der Entscheidung, entweder unser heterogenes Altsystem in einer komplett neuen Infrastruktur wieder aufzusetzen oder eine neue Lösung einzuführen, der wir quasi als ,Proven Concept' vertrauen konnten."

An dieser Stelle kam mirabeau die Erfahrung von IT-Leiter Altermann zugute, der den Wechsel der Kollegen von Bogner Homeshopping zur Versandhandelslösung SPH-Direct eng begleitet und beobachtet hatte. Bogner Homeshopping war zuvor als Nutzer der Technologie der zu Arcandor gehörenden Primondo Group in einer vergleichbaren Situation.

Kein Parallelbetrieb

"Wir haben uns dann auch vor dem Hintergrund der sehr positiven Erfahrung der Kollegen bei Bogner entschieden, die Versandhandelslösung SPH-Direct der Stuttgarter SPH AG einzuführen", so Ingo Altermann. Natürlich habe man auch gesehen, dass das Potenzial der Altlösung mit Blick auf weiteres Wachstum des aufstrebenden Unternehmens begrenzt war und somit ein Wechsel auf eine moderne Standard-Software angezeigt war. Der Aspekt der Wirtschaftlichkeit im Betrieb war ein weiteres Argument für diese Entscheidung.

Aufgrund der zahlreichen unterschiedlichen Quellsysteme erwies sich die Datenübernahme vom heterogenen Insel-Altsystem in die neue Lösung als einer der Knackpunkte des Projekts. Im Gegensatz zu langfristig und ohne Zeitdruck geplanten Software-Wechseln war teilweise noch während der laufenden Umstellung nicht ganz klar, welche der vorhandenen Daten im neuen System überhaupt gebraucht werden. Auch der sonst übliche Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem unmittelbar vor der Inbetriebnahme der neuen Lösung musste entfallen. Netz und doppelter Boden? Fehlanzeige!

"An dieser Stelle war das eigentliche Erfolgsgeheimnis für den rechtzeitigen Abschluss der Umstellung das Engagement und die äußerst pragmatische, direkte Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter aus den Fachabteilungen mit den einzelnen Teammitgliedern der SPH AG", so Ingo Altermann. "Wären bei der Datenmigration respektive im gesamten Projektverlauf alle Detailfragen über meinen Schreibtisch gelaufen, wären wir wahrscheinlich heute noch nicht fertig."

Standard? Oder darf es etwas mehr sein?

Nach weniger als sechs Monaten Projektlaufzeit bis zum Praxisstart am Neujahrstag 2011 hat mirabeau gemeinsam mit SPH seine komplette Systemlandschaft umgebaut: Zwei operative Kernsysteme für Einkauf, Beschaffung, Kundenservice und Logistik-Abwicklung sowie das dispositive Data Warehouse und die SAP-Finanzsysteme für Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung wurden in einem Zug ausgetauscht.

SPH-Direct deckt somit bei mirabeau sämtliche Funktionen des Versand- und Online-Handels ab. Die größten Herausforderungen waren dabei der komplexe Wareneinkauf über Asien sowie die Sperrgut-Abwicklung, die parallel zum normalen Post-Versandgeschäft in einem separaten Prozess mit differenzierten Lieferkonditionen abgewickelt wird.

Die Ware aus Fernost kann mit der Lösung bereits während des Transports im schwimmenden Containerlager erfasst und in die Bewertung der Lagerbestände einbezogen werden. Die entsprechenden Zollprozeduren sowie die Lieferzeiten eingekaufter Artikel werden automatisch berücksichtigt.

Neben der Kundenbuchhaltung ist auch die Finanzbuchhaltung in die Lösung integriert, die damit die zuvor im Einsatz befindlichen SAP-Lösungen ersetzt. Alle betrieblichen Vorgänge sind miteinander verknüpft und revisionssicher abgebildet; sie basieren auf einer zentralen Datenhaltung. Über das Standardsystem Tradebyte ist mirabeau zudem an externe Verkaufsplattformen wie Amazon oder Neckermann angebunden.

Kostensenkungsprogramm

Gemeinsam mit unserem Projektpartner SPH AG arbeiten wir derzeit offene Punkte ab, die wir im Projektverlauf zugunsten wichtigerer, teilweise unvorhergesehener Aspekte zurückgestellt haben", erläutert Ingo Altermann. "Diese flexible und ergebnisorientierte Vorgehensweise hat uns in der Zusammenarbeit mit der SPH AG gut gefallen. Entsprechend der SPH-Roadmap werden wir in den kommenden Monaten und Jahren die Funktionalitäten der Versandhandelslösung nach unseren Anforderungen sukzessive erweitern."

"Im hart umkämpften Versandhandelsmarkt ist neben qualitativ hochwertigen Produkten und einem exzellenten Kundenservice natürlich auch die Kontrolle der operativen Kosten ein entscheidender Wettbewerbsfaktor", resümiert mirabeau-Geschäftsführer Dr. Christian Bühring.

"Mit der SPH-Software haben wir ein für unsere Bedürfnisse maßgeschneidertes, leistungsstarkes System eingeführt, das mirabeau noch kundenorientierter, wirtschaftlicher und effizienter macht und technologisch eine weitere Internationalisierung unseres Geschäftes und die Erschließung neuer Zielgruppen vorbereitet."

Die Zwischenbilanz bei mirabeau nach Einführung von SPH-Direct fällt positiv aus: Im Jahr 2011 konnte der Spezialversender seinen Umsatz um nicht weniger als 30 Prozent steigern. Neben der allgemein positiven Marktentwicklung hat auch die beschriebene Ablösung der alten Arcandor-Lösungen durch das neue System mit zu diesem Umsatzsprung beigetragen.