Kontaktdatenbanken

Datenbank-Quellen

Die Adressdaten für die Serienmails müssen nicht zwingend in Form einer Excel-Tabelle vorliegen. Es lässt sich auch auf die Kontaktdatenbank in Outlook direkt zugreifen. Liegen die Dartensätze schon in Outlook vor, kann man diese in Word zum Versenden verwenden - ohne die Adressen in Excel zusammenzustellen. Dies geschieht über die Funktion Aus Outlook Kontakten.

Ein anderer Weg führt direkt über Outlook. Dort können Sie im Kontakte-Ordner ausgewählte Adressen markieren und an Word schicken. Dies erfolgt per Funktion Seriendruck. In der darauffolgenden Requesterbox können Sie Alle Kontakte oder Nur ausgewählte Kontakte markieren.

Die Auswahl-Funktion Neues Dokument oder Vorhandenes Dokument (hier ist ein Dokument in Word gemeint) öffnet Word inklusive des bereits dort vorbeiteten Seriendokuments.

Tipp: Dateiverwaltungen wie FileMaker unterstützen die Ausgabe im Tabellenformat automatisch, so dass sich eine bestehende Datenbank mit wenigen Mausklicks umkonvertieren und in Outlook verwenden lässt. Auch Outlook selbst besitzt umfangreiche Importmöglichkeiten von Datensätzen aus anderen Programmen.

Adressenauswahl leicht gemacht

Liegt in Outlook bereits eine große Kontaktdatenbank vor, lassen sich deren Datensätze nach bestimmten Kriterien selektieren. Besonders vorteilhaft geschieht dies durch eine Kategorisierung der Datensätze. Dabei werden diese in Outlook mit farbigen Markern versehen, denen eine bestimmte Bedeutung zugewiesen wird - beispielsweise die Farbe Rot für Neukunden und die Farbe Blau für Lieferanten.

Stellen Sie dazu die Kontakt-Ansicht auf Telefonliste und ordnen Sie dem jeweiligen Datensatz per Mausklick die gewünschte Farbkategorie zu - sofern dies nicht schon vorher bei der Eingabe geschehen ist. Selektieren Sie dann die Datensätze nach Kategorien.

Klappen Sie in der dabei entstehenden Liste alle Kategorien zu, die nicht für die Serienmails verwendet werden sollen. Starten Sie den Seriendruck und bestimmen Sie die Auswahlkriterien. Mit Zusammenführen und der Bestätigung startet Word automatisch.

Alternativ-Software zu Outlook

• Supermailer - König der Serienmails

Wer es bequem und einfach haben will, für den ist Supermailer von Mirko Böer das Programm der Wahl. Der Menübildschirm ist selbsterklärend. Alle Funktionen sind direkt erreichbar. In der Box links unten lassen sich die Modi des Programms umschalten. Personalisierte Dateianhänge sind möglich. Selbst die Betreffzeile der Mail kann per Platzhalter eine individuelle Anrede erhalten.

Die Adressdaten können Sie manuell eingeben, aber auch für umfangreiche Importmöglichkeiten ist gesorgt. Kontakte aus Outlook, aus dem Windows-Adressbuch, aus Excel, OpenOffice, CSV-Listen und vieles mehr können Sie direkt verwenden.

Der Versand kann über Outlook erfolgen oder direkt aus Supermailer heraus über den Server des eigenen E-Mail-Providers. Doch nicht nur die intuitive Benutzerführung macht die Erstellung von Serienmails zum Vergnügen. Supermailer fragt nach, wenn wichtige Angaben wie die Betreffzeile zum Versand fehlen. Zuletzt informiert eine Übersicht über Zustand und Umfang der Serienmails, bevor der Versand stattfindet.

• Pegasus Mail - Serienmails gratis

Wer kostenlos seinen Freundeskreis mit Newslettern beschicken will, sollte sich Pegasus Mail ansehen. Pegasus bietet auch Serienmail-Funktionen. Beim Öffnen eines neuen Mail-Dokuments finden sich diese unter der Registerkarte Merge.

Die Importmöglichkeiten für Adressdateien sind weniger opulent; die Merge-Funktion funktioniert nur mit Listen im Format CSV (Komma-Trennung) oder TSV (Tabulator-Trennung). Das sind gebräuchliche Formate, die viele Tabellenkalkulationen und Datenbanken ausgeben.

Attachments sind möglich, im Vorschaumodus lässt sich die Serienmail simulieren. Auch Verteilerlisten lassen sich im Programm erstellen, jede Liste kann tausende Adressen enthalten. Die Benutzerführung ist gewöhnungsbedürftig.

• Thunderbird - bequem auf Sendung

Ebenfalls kostenlos ist das Mozilla-Produkt Thunderbird. Benutzerführung und Handling sind ein wenig intuitiver als Pegasus.

Beim Import von Adressenlisten können die Daten nicht nur in CSV-und TSV-Listen verwendet werden, auch ein Direktimport aus Outlook und Eudora ist möglich.

Serienmail-Fähigkeiten erhält Thunderbird durch das AddOn Mail Merge, welches kostenlos heruntergeladen werden kann. Mail Merge bietet zwei Funktionen: Mass Mail kann aus einem Entwurf eine E-Mail für jeden Empfänger erstellen. Mit Personal Mail lassen sich CSV-Adresstabellen per einzusetzender Variable für personalisierte E-Mails verwenden.

In beiden Varianten sind Dateianhänge möglich. Die einzelnen E-Mails werden im Postausgang gespeichert und mit dem Befehl Datei/Nachrichten aus Postausgang senden abgeschickt. Eine Debug-Option ergänzt die Serienmail-Funktion von Thunderbird.