TinyScan Pro im Test
Wer Belege unterwegs erfasst, hat später im Büro weniger zu tun. Die App TinyScan Pro verwandelt fotografierte Rechnungen und Kassenbons in elektronische Dokumente - und schickt sie via Cloud auf den Rechner.
Trotz der restriktiven rechtlichen Rahmenbedingungen bewahren immer mehr Unternehmen ihre Belege digital auf. Da ein großer Teil der manuellen Arbeit entfällt, sind elektronische Archive deutlich effizienter als der klassische Aktenschrank. Aufwendig wird es allerdings immer dann, we...
Trotz der restriktiven rechtlichen Rahmenbedingungen bewahren immer mehr Unternehmen ihre Belege digital auf. Da ein großer Teil der manuellen Arbeit entfällt, sind elektronische Archive deutlich effizienter als der klassische Aktenschrank. Aufwendig wird es allerdings immer dann, wenn die digitale auf die analoge Welt trifft. Das ist vor allem unterwegs problematisch, denn hier stehen keine schnellen Belegscanner zur Verfügung. So dauert es, bis Mitarbeiter die Zeit finden, Belege nach einer längeren Geschäftsreise geordnet zu erfassen.
Das muss nicht sein, denn Smartphones und Tablets haben in der Regel leidlich gute Kameras an Bord, mit denen sich beispielsweise auch Belege und Dokumente fotografieren lassen. Allerdings ist ein Foto kein Scan. Dazu wird es erst mit einer App wie TinyScan Pro. Die Software fotografiert Belege, beschneidet diese und speichert sie platzsparend als PDF im Schwarz/Weiß oder Graustufenformat. Die Qualität war sowohl mit dem iPhone 4 als auch mit dem iPad Air überzeugend. Selbst gewellte Kassenbons wurden gerade gezogen und waren bestens lesbar.
Schwächen zeigte die Software beim Dokumentenmanagement: Das beginnt zum Beispiel damit, dass die PDF-Endung nicht automatisch ergänzt wird. Die ist aber notwendig, um die Dokumente bei der Weiterverarbeitung am PC als PDFs zu erkennen. Zudem besitzt TinyScan Pro keine OCR-Funktion. Die gelieferten PDFs sind Bilder, die im Zuge der Nachbearbeitung zu analysieren sind. Darüber hinaus gibt es keine Möglichkeit, Schlagworte hinzuzufügen. Für den Datentransfer ist die App mit Anbindungen an Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder SkyDrive ausgestattet. Eine Autosynchronisierungsfunktion fehlt der Software jedoch, sodass jeder Vorgang einzeln anzustoßen ist.
Fazit
TinyScan Pro ist unterwegs ein vollwertiger Scanner-Ersatz. Dokumente sind schnell verarbeitet und übertragen. Für eine archivgerechte Aufbereitung der Belege ist der manuelle Aufwand allerdings sehr hoch. Bei großen Belegvolumen droht die Gefahr, dass Dokumente liegen bleiben. Auf dem iPad Air lief die App mitunter instabil.
