Prozesse auf den Prüfstand

Viele Unternehmen stehen über kurz oder lang vor der Herausforderung, ihre SAP-Systeme umbauen oder die darin abgebildeten Prozesse neu ausrichten zu müssen. Beispielsweise dann, wenn es versäumt wurde, über eine längere Zeit viele kleine Systemänderungen vorzunehmen.

Eine Umstrukturierung des SAP-Systems kann aber aufgrund massiver, externer Einflüsse auch sehr kurzfristig notwendig werden - etwa im Zuge eines unternehmerischen oder technischen Wandels.

Meist geht mit einer plötzlichen Veränderung auch die Restrukturierung des Unternehmens einher. Beispielsweise, weil sich die Eigentumsverhältnisse ändern oder das Geschäftsmodell grundlegend überarbeitet werden muss. Die Unternehmenssoftware muss dabei reibungslos diesen betrieblichen Wandel unterstützen und alle Veränderungen durchgängig abbilden.

Wechselnde Anforderungen

Wenn ein SAP-System also schnell transformiert werden soll, müssen sich sämtliche Anwendungen, Prozesse und zahlreiche Stammdaten dynamisch an die neuen Anforderungen anpassen lassen. Je konsequenter ein Unternehmen sein SAP-System regelmäßig vereinfacht und dadurch schlank gehalten hat, desto unkomplizierter kann dieses in der Folge an betriebliche Veränderungen angepasst werden.

So lassen sich selbst kurzfristige Transformationen umsetzen. Hat es das Unternehmen hingegen versäumt, die Nutzungsbedingungen und damit die Ausgangssituation des Systems exakt zu bestimmen, wird es schwierig, schnell und in die erforderliche Richtung zu transformieren.

Eine einfache, aber anforderungsgerechte Gestaltung und die entsprechende Implementierung sind demnach zentrale Faktoren, die ein SAP-System übersichtlich machen und klar gliedern. Sie sind ein Kennzeichen dafür, dass die Systemlandschaft effizient eingesetzt werden kann und sämtliche Anforderungen in einem hohen Grad abgedeckt werden. Darüber hinaus wird die Nutzung des Systems dadurch leichter nachvollziehbar und notwendige Änderungen und Vereinfachungen lassen sich auf dieser Grundlage ganz gezielt vornehmen.

Systeme schlank halten

Hingegen ist eine gezielte Systemanpassung bei einem komplexen SAP-System kaum möglich. Meist müssen dabei spezielle Anforderungen berücksichtigt, widersprüchliche Ziele verfolgt und überflüssige Altlasten und Daten mit verwaltet werden.

Unnötige Systemvarianten und eigentümliche Terminologien erschweren es zusätzlich, sich einen Überblick über eine solche IT-Landschaft zu verschaffen oder sich in diese einzuarbeiten. Ein derartiges SAP-System ist nicht effizient und führt am Ende zu unlösbaren Konflikten, die nur durch einen radikalen Neuaufbau der IT-Infrastruktur gelöst werden können.

Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, dass Unternehmen ihre SAP-Systeme regelmäßig überprüfen und analysieren, um diese anschließend zu vereinfachen. Ausgangspunkt einer solchen Vereinfachung sollte es sein, die tatsächliche Nutzung der SAP-Landschaft zu bestimmen. In einem zweiten Schritt lassen sich dann sämtliche Strukturen und Prozesse kontinuierlich untersuchen. Dabei können diejenigen, die nicht benötigt werden, bereinigt oder zumindest auf ein erforderliches Maß reduziert werden.

Kombinierte System- und Geschäftsprozessanalyse

Entweder werden also aus der SAP-Anwendung und den Geschäftsprozessen nicht mehr benötigte Elemente von vornherein bereinigt beziehungsweise deaktiviert. Oder die selten genutzten Funktionen, Prozesse und Stammdaten werden im laufenden Systembetrieb erst einmal identifiziert. Danach lassen sich die benötigten Funktionen und Prozesse anpassen und verbessern und jene, die nicht mehr benötigt werden, aussondern.

Damit die Strukturen und Prozesse einer SAP-Landschaft vereinfacht und fortlaufend angepasst werden können, muss auf die aktuellen Nutzungsinformationen zugegriffen werden. Die dafür notwendige Datenbasis kann eine Kombination aus System- und Geschäftsprozessanalyse liefern.

Diese Anforderungen erfüllt beispielsweise die RBE Plus Potenzialanalyse von IBIS Prof. Thome. Sie gibt ausführlich Aufschluss über Nutzung, Strukturen, Kennzahlen und Details eines SAP-Systems. RBE Plus gibt Unternehmen ein passendes Analysewerkzeug an die Hand, mit dem sich gezielt Vereinfachungspotenziale erschließen und konsequent umsetzen lassen. Ein Werkzeug, mit dem die Kosten und Nutzen von SAP-Systemen gezielt überwacht und verbessert werden können.