Buchhaltung mit Lexware Buchhalter 2013

Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen stehen immer wieder vor der gleichen Herausforderung: Sie müssen nicht nur das komplette operative Geschäft stemmen, sondern auch den beachtlichen Verwaltungsaufwand, den ein Unternehmen mit sich bringt.

Verständlich, wenn viele Firmenchefs versuchen, sich dieser Arbeit zu entledigen. Weil sich viele keinen Buchhaltungsprofi leisten können, landet der Wäschekorb mit den Belegen meist auf dem Tisch des Steuerberaters. Eine effektive, aber nicht nachhaltige Lösung. Externe Dienstleister verursachen nicht nur Kosten, sie belasten auch die Prozesseffizienz:

• Wenn Rechnungen oder Überweisungen im Unternehmen erstellt werden, die Buchhaltung aber extern erfolgt, entstehen Systembrüche. Das führt zwangsläufig zur doppelten Erfassung von Daten.
• Mit dem Outsourcing ist die Buchhaltung nicht automatisch erledigt. Häufig ist eine Vorkontierung erforderlich. Mindestens aber sind Rückfragen zu beantworten.

Einfache Prozesse wie die Buchung einer Ausgangsrechnung werden deutlich in die Länge gezogen. Aktualisierte Geschäftszahlen stehen dadurch später, mitunter sogar erst Wochen später, zur Verfügung.

Hinzu kommt, dass sich externe Daten, etwa im Excel- oder PDF-Format, nur mit Mühe mit eigenen Informationen verknüpfen lassen. Das geht wesentlich einfacher, wenn alle Informationen aus einer Datenbank kommen.

Zudem sind schnelle, individuelle Unternehmensberichte und eigene kaufmännische Kompetenz Faktoren, mit denen man bei Investoren, Kreditgebern und Geschäftspartnern durchaus punkten kann.

Finanzbuchhaltung mit Zukunft

Dennoch wagen viele Unternehmen aus Respekt vor dem Finanzamt nicht, die Buchhaltung in die eigenen vier Wände zu holen. Dabei sind die Zeiten, in denen ein mehrmonatiger Buchhaltungskurs Voraussetzung für ein solches Projekt ist, längst vorbei.

Moderne Lösungen verknüpfen kaufmännische Präzision mit einer simplen Benutzerführung und dem notwendigen Fachwissen. Selbst Anwender ohne Vorkenntnisse sind damit in der Lage, das "Abenteuer Buchhaltung" erfolgreich zu meistern. Speziell wachstumsorientierte Unternehmen sollten bei der Marktsondierung allerdings darauf achten, dass die Software professionellen Standards entspricht - also zum Beispiel mit Buchungsmaske, Kontenrahmen und gängigen Schnittstellen ausgestattet ist.

Ebenso wichtig ist die flexible Ausbaufähigkeit. Das gilt sowohl mit Blick auf zusätzliche Arbeitsplätze als auch in puncto Funktionsumfang. Nur so ist sichergestellt, dass die Finanzbuchhaltung mit dem Unternehmen mitwächst und aufwändige Datenmigrationen entfallen.

Genau in diese Kategorie fällt Lexware Buchhalter. Die Software beherrscht Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung. Sie ist für einzelne Arbeitsplätze erhältlich und gleichzeitig Teil des kaufmännischen Komplettpaketes Lexware Lexware financial office.

Per Upgrade auf umfangreichere Versionen lassen sich zusätzliche Funktionen und Arbeitsplätze ergänzen. Anbindungen bestehen zu angrenzenden Anwendungen wie Auftragsbearbeitung, Lohnbuchhaltung oder Reisekostenabrechnung. Neben der Finanzbuchhaltung gehören die Offene-Posten-Verwaltung, Budgetvergleiche und Kostenstellenauswertungen zum Standard.

Ideal für Einsteiger

Während man bei anderen Herstellern oft wenig mehr als die nackte Software in den Händen hält, ist bei Lexware Buchhalter das erforderliche Fachwissen inklusive. Einsteiger dürfen sich über einen interaktiven Buchhaltungskurs freuen, mit dem man schnell in die Thematik findet. Anders als bei Seminaren oder Fachbüchern wird Buchhaltungs-Knowhow hier im Kontext zur eingesetzten Software vermittelt.

Zusätzlich liefert ein integriertes Fachportal steuerrechtliche und kaufmännische Fachinformationen. Erfreulich, dass die Fachbibliothek keine Beilage, sondern direkt in die Programmober äche integriert ist: Die ef ziente Volltextsuche liefert schnelle Ergebnisse.

Zusätzlich führen Querverweise an vielen Stellen der Software zu passenden Fundstellen des Nachschlagewerks. Auch bei der täglichen Arbeit greift Lexware Buchhalter einem kräftig unter die Arme. So begleiten Assistenten komplexe Aufgaben wie etwa bei der neu hinzugekommenen elektronischen Bilanz (E-Bilanz). Hier hilft die Software bei der Zuordnung selbst erstellter Konten und dem anschließenden Versand ans Finanzamt. Die ELSTER-Zentrale listet alle verschickten Meldungen auf. Der Datenaustausch mit den Finanzbehörden läuft ausschließlich über das authentifizierte Verfahren.

Lexware Buchhalter ist mit einer übersichtlichen Benutzerführung ausgestattet, die den nächsten logischen Schritt erahnt. Erwähnenswerte Erleichterungen sind zudem Buchungsvorlagen, vereinfachte Buchungsmasken für Zahlungen oder der schnelle Storno falscher Buchungssätze.

Umfangreiches Berichtswesen

Neben einer möglichst stressfreien Belegverarbeitung kommt es bei der Finanzbuchhaltung auf die Ergebnisse an. Fleißarbeit will schließlich belohnt werden. Und die Zahlen aus dem betrieblichen Rechnungswesen stellen nicht nur das Finanzamt oder den Kreditberater zufrieden, sie stützen auch unternehmerische Entscheidungen.

Das Berichtswesen von Lexware Buchhalter ist in zwei Bereiche gegliedert:

Die Berichtszentrale ist den traditionellen, druckorientierten Auswertungen vorbehalten. Hierzu gehören beispielsweise Bilanz, Kostenstellenauswertungen oder die diversen Listen.

Das Business Cockpit ist hingegen für die schnelle Information zwischendurch zuständig. Es liefert aktuelle Werte zu Außenständen, Umsatz, Ausgaben oder Liquidität in grafischer beziehungsweise tabellarischer Form. Umsatzsteuervoranmeldungen, Bilanz oder EÜR werden elektronisch an das Finanzamt gesendet.

Wer den Jahresabschluss vom Steuerberater erstellen lässt, kann die Buchungsdaten via DATEV-Schnittstelle übermitteln. Für alle anderen Anlässe genügen Office-Formate wie PDF oder Excel.

Fazit

Lexware Buchhalter ist eine ausgereifte Software, die sich an keiner Stelle eine Blöße gibt. Die geschickte Kombination aus Software, Fachwissen und didaktischen Lernprogrammen ist ein Segen für ambitionierte Einsteiger, die das Problem "Buchhaltung" selbst in die Hand nehmen wollen.

Die zahlreichen Hilfen, die softwareseitig zur Verfügung stehen, sind einzigartig. Die umfangreichen Auswertungen lassen sich mit denen weit teurerer Lösungen vergleichen.

Ein weiterer Pluspunkt betrifft die Erweiterbarkeit: Lexware Buchhalter lässt sich nicht nur um zusätzliche Arbeitsplätze ergänzen, sondern auch um Funktionen wie Kasse, Online-Banking oder Anlagenverwaltung. Im engen Zusammenspiel mit angrenzenden Anwendungen wie der Auftragsbearbeitung nimmt Lexware Buchhalter in Sachen Effizienz dann richtig Fahrt auf.