Ratgeber "Best Practice"
Finanzbuchhaltung mit Scopevisio
Der Sound-Designer Alex Jacobi bildet den gesamten finanziellen Workflow seines Betriebs in der Cloud ab. Die Standort übergreifende Zusammenarbeit funktioniert reibungslos zwischen Buchhaltung, Steuerberater und Account-Management dank zweier Online-Lösungen von Scopevisio.
"Sound ist Kommunikation" - das liest man auf der Website von Alex Jacobi. Und Sound ist für ihn Beruf und Berufung zugleich. In seinen Tonstudios in Düsseldorf und Aachen produziert er gemeinsam mit fünf Mitarbeitern Musik, Sprachaufnahmen und Hörspiele, vertont Filme, Radiowerbung und TV-Spots. Jacobi versteht sich als "Dienstleister für akustische Kommunikation", wobei Werbung sein Schwerpunkt ist.
Zu seinen Kunden zählen große Werbeagenturen wie BBDO oder McCann Erickson, aber auch Musiker, Bands und Hörspiel-Produzenten. Im Aachener Studio wird zum Beispiel die beliebte Ritter-Rost-Reihe für Kinder aufgenommen. Gerade hat er mit sprechersprecher.de, einer Casting-Agentur für Sprecher im Web, ein weiteres Projekt gestartet, das auf der Basis eigener Erfahrungen als Producer entstand.
Excel hat ausgedient
Wer so aktiv ist wie Alex Jacobi und ständig zwischen verschiedenen Standorten pendelt, der braucht Werkzeuge, die diese Arbeitsweise unterstützen - oder überhaupt erst möglich machen. Beinahe zwangsläufig landen viele Freiberufler und Selbstständige deshalb in der "Wolke" - so auch Alex Jacobi, der voll auf die Cloud setzt.
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"Wir organisieren unser gesamtes Office in der Cloud", berichtet Jacobi, "anders könnten wir als Kleinunternehmen in dieser Branche überhaupt nicht bestehen." Neben Google Docs und einer Cloud-Projektverwaltung setzt Jacobi die Online-Finanzbuchhaltung und die Online-Faktura von Scopevisio ein. "Auch von Belgien aus, wo ich wohne, kann ich so jederzeit auf alle Daten zugreifen."
Seine Finanzbuchhaltung hatte Alex Jacobi vor dem Einsatz der Online-Buchhaltung einem Steuerberater übertragen. Doch mit dem Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens hin zum Full-Service-Audiodienstleister im Bereich Werbung wurde es zusehends wichtiger, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu überblicken.
"Wir hatten es mit immer mehr Lieferanten, mit immer mehr Sprechern zu tun. Da reichte die Excel-Tabelle irgendwann nicht mehr", so Jacobi. "Außerdem wurden damals Daten zum Teil doppelt gepflegt - bei uns und beim Steuerberater."
Arbeitsteilung leichtgemacht
Die Arbeitsteilung ist nun wesentlich effizienter organisiert: Eine Mitarbeiterin erledigt die Auftragsabwicklung und Buchhaltung mithilfe von Scopevisio. Alex Jacobi nutzt die Finanzbuchhaltung vornehmlich als Reporting-Tool, mit dem er sein Unternehmen im Blick behält. Und schließlich ist da auch noch der Steuerberater zugeschaltet, der sich Daten - zum Beispiel für den Jahresabschluss - direkt aus der Software ziehen kann. Auf diese Weise ermöglich die Cloud-Software die einfache Zusammenarbeit aller Beteiligten - ohne großen Abstimmungsaufwand und ohne viel Papier.
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Die Faktura unterstützt den Sound-Designer bei der gesamten Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungslegung. Angebote hat er mit wenigen Klicks erstellt, da er genauere Spezifikationen zur jeweiligen Dienstleistung vorher in den Stammdaten eingetragen hat. Dabei bleibt immer noch genügend Spielraum für individuelle Änderungen oder Ergänzungen.
Die Dokumente werden in seinem Firmenlayout ausgegeben, das er zuvor als Dokumentvorlage hinterlegt hat. Problemlos kann er außerdem mit nur wenigen Klicks aus einem Angebot einen Auftrag und aus einem Auftrag eine Rechnung generieren. Die Integration in die Online-Buchhaltung ermöglicht es nun, eine Rechnung auch direkt zu verbuchen, was Doppeleingaben erspart.
Reibungslose Auftragsabwicklung
Bei der Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung arbeitet Jacobi mit einer Mitarbeiterin zusammen, die Software unterstützt das Teamwork. "Angebote erstelle ich am liebsten selbst", so Jacobi. Kommt es zum Auftrag und das Projekt schließlich zum Abschluss, hinterlegt er beim jeweiligen Vorgang die Aufgabe "Rechnung schreiben", sodass die zuständige Mitarbeiterin nun das Projekt abschließen kann. Dazu genügen wenige Klicks, da ein Angebot auf Knopfdruck in eine Rechnung umgewandelt und als PDF-Dokument ausgegeben werden kann.
Eingangsrechnungen braucht die Mitarbeiterin nur zu scannen. Die wichtigsten Angaben liest die Software mithilfe der integrierten Texterkennung automatisch aus. Gerade in der Auftragsabwicklung können auf diese Weise viele Prozesse automatisiert werden. Dabei ist es hilfreich, dass die Software einfach zu bedienen ist. "Das Design ist sehr aufgeräumt", urteilt Jacobi, der sich gleich gut in der Online-Lösung zurechtgefunden hat.
Bei der Auswahl der neuen Software hat Jacobi verschiedene Angebote verglichen. "Mir war es wichtig, meinen gesamten finanziellen Workflow in einer Anwendung abbilden zu können", betont er. "Das Fehlen einer Banking-Funktion war für mich beispielsweise ein Killerkriterium. Bei Scopevisio ist diese dagegen Teil der Fibu."
Das integrierte Banking ermöglicht es, einerseits Zahlungsläufe durchzuführen, andererseits Bewegungen des Bankkontos einzulesen. Dafür kann man bestimmte zeitliche Intervalle festlegen. Die Kontobewegungen können anschließend direkt in der Software weiterverarbeitet werden. Die Zuordnung, zum Beispiel zu den offenen Posten, läuft dabei weitgehend automatisiert.
Mehr Transparenz
"Der wohl wichtigste Vorteil, den mir die Online-Software bietet, ist die Transparenz in meinen Zahlen", unterstreicht Jacobi. "Die Auswertungen, die damals vom Steuerberater kamen, waren ja praktisch schon veraltet, als sie bei uns eintrafen." Ganz anders stellt sich die Situation jetzt dar. "Ich brauche mir nur den Finanzstatus anzuschauen, um zu sehen, wo ich stehe."
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Beim Finanzstatus handelt es sich um einen besonderen Screen in der Software, der eine Art "Chefübersicht" bietet. Einnahmen und Ausgaben sowie wesentliche Liquiditätskennzahlen werden in Diagrammen und Berichten grafisch dargestellt. Mit der Online-Buchhaltung behält der Sound-Designer somit jederzeit den Überblick - egal, ob er gerade in Düsseldorf einen Spot vertont, in Aachen Musik aufnimmt oder zu Hause an neuen Ideen bastelt.
"Cloud-Software macht uns flexibel, unabhängig und schnell. Nur so können wir als kleiner Dienstleister überhaupt im Markt bestehen", unterstreicht Alex Jacobi.
Alex Jacobi / Recording & Reklameton
Alex Jacobi versteht sich als Dienstleister für akustische Kommunikation. In seinen Tonstudios in Düsseldorf und Aachen produziert er Musik, Sprachaufnahmen und Hörspiele und vertont Filme, Radiowerbung und TV-Spots. Das Segment "Recording" ist auf die Musikproduktion für Plattenfirmen, Bands und Musiker fokussiert. Das Segment "Reklameton" dagegen widmet sich dem Bereich Werbung, insbesondere der Audio-Postproduktion und den Musik- und Sprachaufnahmen für Werbespots. Alex Jacobi ist seit zehn Jahren selbstständig und beschäftigt inzwischen fünf Mitarbeiter.
