Die besten Tipps für Microsoft Word 2010
Wir haben für Sie die besten Tipps gesammelt mit denen Sie sich die tägliche Arbeit im Büro erleichtern. Wie Sie Kommentare einfügen, Adressen schnell bearbeiten und vieles mehr, zeigen wir Ihnen in dieser Galerie.
Schneller und besser arbeiten mit Office 2010
Wir haben für Sie die besten Tipps gesammelt mit denen Sie sich die tägliche Arbeit im Büro erleichtern können. Wie Sie Kommentare einfügen, Adressen schnell bearbeiten und mehr, zeigen wir Ihnen in dieser Galerie.
Tipp 1: Automatische Adresseingabe
Zunächst öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und klicken auf den Menüreiter "Datei". Dann wählen Sie links unten "Optionen" und im nächsten Fenster "Erweitert". Scrollen Sie auf der rechten Seite des Fensters bis zum Eintrag "Allgemein". Hier finden Sie das Eingabefeld "Postanschrift". Dort tragen Sie Ihre Adressdaten ein und bestätigen mit "OK".
Tipp 1: Automatische Adresseingabe
Um die hinterlegte Adresse aufzurufen, setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Dokument und wechseln zum Register "Einfügen". Hier wählen Sie das Menü "Schnellbausteine" und im Auswahlmenü die Option "Feld".
Tipp 1: Automatische Adresseingabe
Im nächsten Fenster klicken Sie im Auswahlmenü unter "Feldnamen" auf den Eintrag "UserAdress" und auf "OK".
Tipp 2: Den Text kommentieren
Wenn Sie einen Text kommentieren wollen, nutzen Sie einfach die Kommentarfunktion von Word.
Hierzu markieren Sie zunächst bestimmte Textpassagen oder setzen den Cursor in den Text. Wechseln Sie dann zum Menüregister "Überprüfen". Dort klicken Sie auf die Option "Neuer Kommentar".
Tipp 2: Den Text kommentieren
Am rechten Rand des Dokuments öffnet sich ein Textkasten, in den Sie Ihre Kommentare eintragen können. Mit einem Klick der rechten Maustaste in den Kommentarkasten und einem Klick auf "Kommentar löschen" lässt sich der Kommentar auch wieder löschen.
Tipp 3: In Spalten schreiben
Wenn Sie einen Text in mehreren Spalten verfassen möchten, starten Sie dazu ein neues Dokument und das Register "Seitenlayout". Unter der Schaltfläche "Spalten" klicken Sie auf den kleinen Pfeil.
Dann wählen Sie den Eintrag "Mehrere Spalten". Sie können nun unter "Voreinstellungen" eine bereits vorgefertigte Spaltenvariante wählen oder neben "Spaltenanzahl" die gewünschte Zahl eintragen.
Um das Spaltenlayout gleichmäßig über die Seite zu verteilen, setzen Sie ein Häkchen vor den Eintrag "Gleiche Spaltenbreite".
Tipp 4: Menüband individuell bestücken
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Menüband und wählen Sie den Befehl "Menüband anpassen". Im Dialogfeld "Word-Optionen" wählen Sie zunächst das Hauptregister aus. Markieren Sie dazu im rechten Bereich den passenden Eintrag mit einem Mausklick und klicken Sie im unteren Bereich auf "Neue Gruppe".
Im oberen Bereich erscheint der neue Eintrag "Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)". Aus dem linken Funktionsbereich ziehen Sie ausgewählte Funktionen und Befehle mit gedrückter linker Maustaste in die neu definierte Gruppe auf der rechten Fensterseite.
Tipp 5: Word schützt Ihre Dokumente
Das PDF-Format wird von Haus aus unterstützt. Sie haben nun aber auch noch eine weitere Möglichkeit, um ein Dokument als "final" auszuweisen: die Funktion "Als abgeschlossen kennzeichnen". Dabei wird ein Schreibschutz eingerichtet, und das Dokument erhält das virtuelle Etikett "Fertig".
Das ist sinnvoll, wenn Sie mit unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes arbeiten und die finale Fassung vor versehentlichen Änderungen schützen möchten. Allerdings ist Ihr Dokument nach der Weitergabe nicht tatsächlich vor der Veränderung durch andere Personen gesichert. Diese können den Schreibschutz in Word 2010 problemlos wieder aufheben.
Tipp 6: Dokumente gleichzeitig schließen/speichern
Es ist kein Problem gleich mehrere Dateien bei Word 2010 zu bearbeiten. Jedes Dokument dann einzeln zu schließen und zu speichern kann allerdings lästig sein. Mit diesem kleinen Trick können Sie diese Prozedur umgehen:
Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf das Dreieck mit dem kleinen Strich. Wählen Sie nun "Weitere Befehle" und stellen Sie das Befehlsauswahlmenü auf "Alle Befehle".
Tipp 6: Dokumente gleichzeitig schließen/speichern
Scrollen Sie im Klappmenü zu den Befehlen "Alle schließen" und "Alle Speichern". Markieren Sie den ersten Befehl mit einem Mausklick und legen Sie ihn über "Hinzufügen in das rechte Fenster". Mit dem zweiten Befehl verfahren Sie ebenso. Danach klicken Sie auf "OK". In der Schnellzugriffsleiste stehen Ihnen nun die beiden Befehle als Schaltsymbole zur Verfügung.
Tipp 7: In der Seitenansicht korrigieren
In der Regel überprüft man das Dokument vor dem Drucken noch einmal in der Seitenansicht. Wenn Sie merken, dass es noch korrigiert werden muss, müssen Sie jedoch nicht in die Normalansicht wechseln.
In der Symbolleiste der Seitenansicht finden Sie ein Icon mit Lupe. Wenn Sie darauf klicken, verwandelt sich der Mauszeiger von der Lupe wieder zur gewohnten Eingabemarkierung. Jetzt können Sie die gewünschten Änderungen ausführen und dann das Dokument über den "Drucken"-Knopf ausgeben.
Tipp 8: Einfache Neustrukturierung
Kleine Verbesserungen in der Bedienung machen sich beim Arbeiten mit umfangreichen Texten positiv bemerkbar. Beispielsweise markieren Sie nun einen Absatz und ziehen diesen mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle im Dokument, um Ihre Arbeit neu zu gliedern. Das Kopieren und Einfügen per Shortcut entfällt.
Tipp 9: Nur den blanken Text einfügen
Beim Einfügen von Textpassagen aus anderen Vorlagen oder aus dem Internet, wird normalerweise das Textformat der Originals übernommen. Meistens ist das jedoch nicht erwünscht. Um nur den reinen Text zu übernehmen, benötigt es lediglich einiger Klicks.
Klicken Sie hierzu auf das Menü "Datei" und navigieren Sie zum Unterpunkt "Optionen". Wählen Sie im nächsten Fenster "Erweitert" und scrollen im rechten Fenster bis zur Überschrift "Ausschneiden, Kopieren und Einfügen".
In den Klappmenüs neben den Einträgen "Einfügen zwischen Dokumenten" sowie "Einfügen aus anderen Programmen" aktivieren Sie den Eintrag "Nur den Text übernehmen". Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Auswahl. Diese Formatierung ist dann auch für folgende Dokumente gültig. Um den Status zu ändern, müssen Sie die Übernahmebedingungen wieder manuell ändern.
Tipp 10: Überschriften formatieren
Überschriften formatieren Sie im Register "Start" mit den Formatvorlagen. Wenn Sie Überschriften mehrerer Ebenen festlegen (Überschrift 1, Überschrift 2 etc.), so werden diese auch im Navigationsbereich gegliedert dargestellt.
Mit einem Mausklick auf eine der Überschriften wird die Schreibmarke sofort vor die ausgewählte Überschrift gesetzt. Wenn Sie Überschriften mitsamt dem dazugehörigen Text verschieben wollen, so ziehen Sie im Navigationsbereich die entsprechende Überschrift an die gewünschte Stelle. Sowohl die Überschrift als auch der dazugehörige Text, Tabellen und Grafiken werden im Dokument verschoben.