Tipps und Tricks zu Microsoft Office 2010
In diesem Dialogfeld legen Sie sehr komfortabel die Beschriftung eines Bildes im Dokument fest.
TIPP 1: Word - Abbildungen beschriften
In Word lassen sich die Abbildungen eines Dokuments sehr komfortabel beschriften. Dazu klicken Sie eine eingefügte Grafik einfach mit der rechten Maustaste an und wählen im angezeigten Kontextmenü den Befehl "Beschriftung einfügen". Sie finden den Befehl übrigens auch auf der Registerkarte "Verweise" in der Gruppe "Beschriftungen".
Word zeigt dann ein kleines Dialogfeld an, in dem Sie den Text für die Beschriftung eingeben und die Position der Beschriftung festlegen können. Über die Schaltfläche"Nummerierung" erreichen Sie einen weiteren Dialog, in dem Sie das gewünschte Format für die Nummerierung einstellen können. Sie haben hier beispielsweise die Wahl zwischen arabischen oder römischen Zahlen und Buchstaben. Der große Vorteil dieser Bildbeschriftungen ist, dass Word ihre Nummerierung automatisch anpasst, wenn Sie einzelne Bild löschen oder im Dokument verschieben.
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TIPP 2: Word - Abkürzungsverzeichnis erstellen
Wenn Sie ein Dokument verfassen, das viele Abkürzungen enthält, werden Ihre Leser sicher dankbar sein, wenn sie am Ende ein Abkürzungsverzeichnis vorfinden. Zu diesem Zweck können Sie die Funktion nutzen, die Word zum Erstellen eines Index (Stichwortverzeichnis) anbietet.
Damit das Abkürzungsverzeichnis nicht mit den eventuell ebenfalls vorhandenen Indexeinträgen kollidiert, müssen Sie zu einem kleinen Trick greifen. Um einen Eintrag für das Abkürzungsverzeichnis zu erstellen, verwenden Sie daher nicht den Befehl "Verweise/Index/Eintrag festlegen", sondern Sie geben den Eintrag manuell ein.
- Schalten Sie mit Strg+* die Anzeige der Sonderzeichen ein.
- Fügen Sie mit Strg+F9 eine leere Feldfunktion ein. In Ihrem Dokument tauchen dann zwei geschweifte Klammern auf.
- Tragen Sie innerhalb der Klammern folgenden Inhalt ein: XE "PC"\f"abk"\t "Personal Computer". Der Code \f"abk" hilft Word, diesen Eintrag von einem normalen Indexeintrag zu unterscheiden. Der Schalter \t sorgt dafür, dass im Abbildungsverzeichnis keine Seitenzahl angezeigt wird, sondern der nach dem Schalter angegebene Text.
- Schalten Sie die Anzeige der Sonderzeichen wieder aus (Strg+*).
Um das eigentliche Abbildungsverzeichnis zu erstellen, benötigen Sie eine weitere Feldfunktion, die Sie ebenfalls mit Strg+F9 einfügen: {INDEX\f"abk" \e" "\c"1"\z "1031"}. Auch hier taucht wieder der Code \f"abk" auf. Dieser Code dient dazu, damit Word Ihre Verzeichniseinträge erkennen kann.
Um den Leerraum beim Schalter \e " " zu erzeugen, müssen Sie lediglich die Tabulatortaste drücken. Anschließend klicken Sie die Feldfunktion mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie danach zusätzlich im Kontextmenü den Befehl "Feldfunktionen ein/aus". Wem diese Methode zu umständlich oder zu langwierig ist, nutzt den dazu passenden Shortcut Umschalt+F9.
Im nebenstehenden Beispiel wurde eine Visitenkarte mit fünf Telefonnummern erzeugt.
TIPP 3: Outlook - Mehr als vier Telefonnummern speichern
Die Hauptseite für einen Kontakt enthält lediglich vier Eingabefelder für Telefonnummern. Bei Bedarf sind aber ohne Weiteres mehr als vier Nummern möglich.
- Doppelklicken Sie auf den gewünschten Kontakt, um dessen Inhalt am Bildschirm anzuzeigen.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben einer der Telefonnummern, um die Auswahlliste für das Feld zu öffnen. In der Liste haben alle Einträge einen Haken, für die Sie bereits eine Nummer erfasst haben.
- Wählen Sie den Eintrag aus, für den Sie eine neue Nummer eingeben wollen (zum Beispiel den Eintrag "Pager"). Die aktuell in dem Feld gespeicherte Nummer geht dadurch nicht verloren!
- Tippen Sie in das nebenstehende Feld die entsprechende Telefonnummer ein. Wenn Sie anschließend wieder den ursprünglich eingestellten Typ der Nummer anzeigen lassen, können Sie sich jederzeit davon überzeugen, dass dessen Nummer vollständig erhalten geblieben ist.
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TIPP 4: Excel - Rechnen mit der Statusleiste
Mitunter muss man in Excel nur mal so zwischendurch die eine oder andere Berechnung durchführen. Für diesen Schritt muss man aber glücklicherweise nicht unbedingt gleich eine dazu passende Formel eingeben. Manchmal reicht es sogar vollkommen aus, wenn Sie die betreffenden Zellen einfach markieren. Excel weist nämlich den markierten Zellen automatisch verschiedene Funktionen und mathematische Operationen wie Addition,Subtraktion usw. zu. Deren Ergebnisse erscheinen dann unten in der Statusleiste. Welche Funktionen das im Einzelfall sind, können Sie über das Kontextmenü der Statusleiste festlegen.
Selbstverständlich müssen die markierten Zellen nicht direkt nebeneinanderliegen. Sie können auch eine sogenannte Mehrfachauswahl erstellen. Halten Sie dazu einfach die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie die gewünschten Zellen der Reihe nach an.
Das Kopieren von Tabellenblättern erfolgt sehr komfortabel über die Registerkarten durch ziehen mit der Maus.
TIPP 5: Excel - Tabellenblätter kopieren
Wenn Sie in Excel ein Tabellenblatt kopieren wollen, können Sie dies natürlich mit dem Befehl "Verschieben oder kopieren" aus dem Kontextmenü seiner Registerkarte (gemeint ist der Reiter mit der Beschriftung des Tabellenblatts) erledigen. Viel schneller und einfacher geht es jedoch so: Drücken Sie die Strg+Taste und ziehen Sie die Registerkarte einfach mit der Maus an die gewünschte Position. Das Verschiebe-Symbol erhält durch das Drücken der Strg-Taste ein kleines Pluszeichen, womit der Kopiervorgang signalisiert wird. Lassen Sie dann erst die Maustaste und zum Schluss die Strg-Taste los.
Mit Office 2010 lassen sich wie in einem Grafikprogramm sogar Bildmotive mit wenigen Handgriffen komfortabel freistellen.
TIPP 6: Office 2010 - Motive in Grafiken freistellen
Die Bildbearbeitung in Office 2010 kann sich wirklich sehen lassen. Markieren Sie die Grafik und klicken Sie auf der Registerkarte "Format" auf "Freistellen". Office stellt automatisch einen Bereich des Bildes frei. Die Teile des Bildes, die Office entfernen möchte, erhalten eine violette Farbgebung. Passen Sie den Rahmen mithilfe seiner Anfasser so an, dass er den freizustellenden Bereich des Bildes umfasst. In der Regel müssen Sie den freizustellenden Bereich noch etwas korrigieren. Dazu benötigen Sie die ersten drei Schaltflächen der Registerkarte "Freistellen". Klicken Sie die erste Schaltfläche an und ziehen Sie mit dem Stift-Werkzeug kurze Linien in die Bereiche des Bildes, die zusätzlich freigestellt werden sollen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, können Sie die Wirkung der Linien beurteilen.
Um einen freigestellten Bereich zu entfernen, fügen Sie mit der Schaltfläche "Zu entfernende Bereiche markieren" nach dem gleichen Prinzip "negative" Linien ein. Leider lassen sich die Linien nicht nachträglich bearbeiten. Sie müssen die Linien daher bei Bedarf löschen und einen neuen Versuch starten. Verwenden Sie dazu entweder die normale Rückgängig-Funktion aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder benutzen Sie das Werkzeug"Markierung löschen" aus der Registerkarte "Freistellen". Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Änderungen beibehalten".