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Seriendruck mit Word: Klasse trotz Masse
Ob Vereinspost oder Marketingaktion - eine persönliche Ansprache gehört zum guten Ton. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Briefe und E-Mails mit der Seriendruckfunktion von Word individualisieren.
Seriendruck mit Word: Klasse trotz Masse
TIPP 1: Zunächst richten Sie das Hauptdokument ein
Beginnen Sie den Seriendruck mit dem Anlegen des sogenannten Hauptdokuments. Dabei handelt es sich zunächst um ein ganz normales Word-Dokument. Sie können dazu ein neues Dokument erstellen oder ein bereits vorhandenes öffnen.
Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Sendungen". Hier nden Sie alle Funktionen, die Sie für den Seriendruck benötigen. Klicken Sie dort auf die Schalt äche "Seriendruck starten" und wählen Sie in ihrem Menü den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten.
Falls Sie bereits mit der Seriendruckfunktion von Word 2003 gearbeitet haben, können Sie mit dem letzten Befehl des Menüs den Aufgabenbereich "Seriendruck" einblenden. Dieser Aufgabenbereich führt Sie schrittweise durch den Vorgang.
So funktioniert ein Serienbrief
Der Ausgangspunkt beim Seriendruck ist im Prinzip ein normales Word-Dokument, das häufig als Hauptdokument bezeichnet wird. Dieses Dokument enthält neben dem Text, den alle Empfänger erhalten sollen, zusätzlich verschiedene Platzhalter, die für jeden Empfänger mit individuellen Inhalten gefüllt werden (Namen, Anschriften, Zahlenangaben usw.). Diese Inhalte entnimmt Word der sogenannten Datenquelle (Word-Tabelle, Excel-Dokument, Datenbank usw.).
Die Registerkarte "Sendungen" ist die Schaltzentrale für den Seriendruck.
TIPP 2: Legen Sie nun die Adressliste an
Üblicherweise werden Sie Ihre Adressdaten bereits in elektronischer Form gespeichert haben. Ob es sich dabei um Microsoft Outlook, eine Word- oder Excel-Tabelle oder um eine Kontaktdatenbank handelt, ist dabei nahezu unerheblich. Word ist in dieser Beziehung sehr flexibel und kommt mit fast allen Datenquellen zurecht. In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie eine eigene maßgeschneiderte Adressliste erstellen.
Klicken Sie dazu in der Registerkarte "Sendungen" auf "Empfänger auswählen" und wählen Sie im Menü der Schaltfläche den Befehl "Neue Liste eingeben". Word zeigt ein Dialogfeld mit einer Tabelle an, die bereits einige Spalten für häufig benötigte Adressangaben enthält.
Über die Schaltfläche "Spalten anpassen" erreichen Sie ein weiteres Dialogfeld, mit dem Sie fehlende Spalten ergänzen können. Geeignete Spalten wären zum Beispiel "Geschlecht" oder "Anrede".
Geben Sie nun die Daten der Empfänger ein, an die Sie Ihren Serienbrief verschicken wollen und springen Sie dabei mit der Tab-Taste von Spalte zu Spalte. Wenn Sie in der letzten Spalte die Tab-Taste drücken, legt Word automatisch eine neue Tabellenzeile an (alternativ klicken Sie auf "Neuer Eintrag").
Diese Arbeit fällt natürlich nur einmalig an. Sobald Sie Ihre Eingabe mit "OK" bestätigen, haben Sie die Möglichkeit, die Adressliste zu speichern und können jederzeit über "Empfänger auswählen/Vorhandene Liste verwenden" erneut darauf zugreifen. Lassen Sie sich übrigens von der Dateiendung ".mdb" nicht täuschen: Das verwendete Datenbankformat kann von älteren Access-Versionen (genauer: von der Jet Engine) nicht gelesen werden.
Mit der mittleren Liste steuern Sie, welche Namensbestandteile in die Grußformel aufgenommen werden.
TIPP 3: So fügen Sie elegant Adressen ein
Wenn Sie in Ihren Brief eine Adresse aufnehmen wollen, um beispielsweise Ihre Briefe in Fensterumschlägen verschicken zu können, greifen Sie auf ein echtes Komfortmerkmal von Word zurück.
Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der die Adresse eingefügt werden soll, und klicken Sie in der Registerkarte "Sendungen" auf die Schaltfläche "Adressblock" (in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen"). Word zeigt das Dialogfeld "Adressblock einfügen" an. Hier können Sie die verschiedenen Namensbestandteile Ihrer Kontaktdaten in die Adresse aufnehmen und so eine eher private oder eher förmliche Anrede realisieren.
Durch Ein- und Ausschalten der einzelnen Optionen lassen sich verschiedene Bestandteile in die Adressangabe aufnehmen oder aus ihr entfernen. So können Sie zum Beispiel allein für den Empfängernamen zwischen mehr als 20 verschiedenen Varianten wählen. Welche der angebotenen Adressangaben sich in Ihrem konkreten Fall realisieren lassen, hängt natürlich in erster Linie von Ihrem Datenbestand ab.
Über die Schaltfläche "Felder wählen" gelangen Sie in ein wichtiges Dialogfeld, in dem Sie in der Regel etwas "Übersetzungshilfe" leisten müssen, damit Word den Inhalt der von Ihnen gewählten Datenquelle richtig interpretieren kann. Fehlende oder falsche Zuordnungen führen zwangsläufig zu falschen oder unvollständigen Adressen.
Kontrollieren Sie alle Zuordnungen und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Schließen Sie dann die beiden Dialoge mit "OK".
Seriendruck mit Word: Klasse trotz Masse
TIPP 4: Standard-Grußzeile einfügen
Nach dem gleichen Prinzip, mit dem Sie die Adresse erstellt haben, können Sie auch die passende Briefanrede erzeugen lassen. Bewegen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie die Anrede eingeben wollen, und klicken Sie in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" auf "Grußzeile".
Wählen Sie den Aufbau der Grußzeile nach Ihren Vorstellungen. Sie können in den Listenfeldern auch eigene Eingaben vornehmen. Prüfen Sie dann über "Felder wählen", ob Word die benötigten Felder auch in Ihrer Adressliste findet.
Bei unvollständigen Adressdaten verwendet Word automatisch eine neutrale Anrede. Schließen Sie den Dialog anschließend mit "OK".
Word kennt nahezu alle handelsüblichen Etikettenformate.
TIPP 5: Persönliche Grußzeile erstellen
Eine Grußzeile a la "Liebe(r) ..." ist für den privaten Bereich völlig inakzeptabel. Wenn Sie eine wirklich persönliche Ansprache wünschen, die sich automatisch an das Geschlecht des Empfängers anpasst, müssen Sie in die Trickkiste greifen. Damit der hier beschriebene Weg funktioniert, muss Ihre Adressliste eine Spalte enthalten, in der das Geschlecht des Empfängers gespeichert ist (siehe Tipp 2).
Fügen Sie zunächst wie im letzten Schritt beschrieben eine normale Grußzeile ein. Wählen Sie dabei im ersten Listenfeld den Eintrag "(ohne)" und im zweiten Feld den Eintrag "Johann" ("Johann" steht für den Vornamen, "Hans" für den Spitznamen). Klicken Sie nun das einfügte Feld an und drücken Sie "Umschalt+F9". Word zeigt dann die Feldfunktion für die eingefügte Grußzeile an:
{ GREETINGLINE \f "<<_BEFORE_ >><<_
FIRST0_>><<_AFTER_ ,>>" \l 1031 \e
"Sehr geehrte Damen und Herren," }
Setzen Sie die Einfügemarke direkt vor die spitzen Klammern hinter "_BEFORE_". Der Cursor muss dabei hinter dem Leerzeichen stehen.
Klicken Sie in der Registerkarte "Sendungen" auf die Schaltfläche "Regeln" (das Blattsymbol mit dem Fragezeichen) und wählen Sie im Ausklappmenü den Eintrag "Wenn ... Dann ... Sonst". Word zeigt das Dialogfeld "Bedingungsfeld einfügen: WENN" an.
Wählen Sie im ersten Listenfeld den Feldnamen, in dem Sie das Geschlecht des Empfängers eingetragen haben. Das zweite Feld lassen Sie auf "Gleich" stehen und im dritten Feld tippen Sie "w" ein. Umgangssprachlich lautet die eingestellte Bedingung nun "Wenn im Feld Geschlecht ein w steht".
Tragen Sie im Textfeld "Dann diesen Text einfügen" den Text "Liebe " ein (mit angehängtem Leerzeichen. In das letzte Textfeld tippen Sie die männliche Grußformel "Lieber" ein (vergessen Sie auch hier das Leerzeichen nicht). Anschließend können Sie das Dialogfeld mit "OK" schließen.
Drücken Sie Alt+F9, um alle Feldfunktionen anzuzeigen. Dieser Shortcut arbeitet wie ein Schalter, d.h. wenn Sie ihn erneut drücken, werden alle Feldfunktionen ausgeblendet und Sie sehen nur noch die Feldergebnisse. Ihre individuelle Grußformel sollte nun folgendermaßen aussehen:
{GREETINGLINE\f"<<_BEFORE_{ IF {MER
GEFIELD Geschlecht} = "w" "Liebe" "Lieber" }>><<_FIRST0_>>()<<_AFTER_,>>"\I 1031 \e .Sehr geehrte Damen und Herren," }
Einzelne Seriendruckfelder lassen sich an beliebiger Stelle im Dokument einfügen.
TIPP 6: Brief vervollständigen und abschließend prüfen
Jetzt fehlt nur noch der eigentliche Brieftext, den Sie wie gewohnt eingeben und editieren. Selbstverständlich können Sie den Text beliebig formatieren und mit eingefügten Grafiken ausstatten.
Wenn Sie im Dokument noch einzelne Seriendruckfelder einfügen wollen, positionieren Sie erst die Einfügemarke und öffnen dann das Aufklappmenü der Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen", in dem Sie das gewünschte Feld auswählen können.
Nachdem Sie das Dokument vervollständigt haben, klicken Sie auf "Vorschau Ergebnisse". Jetzt werden zum ersten Mal anstelle der Seriendruckfelder die Empfängerdaten in Ihr Dokument eingefügt und Sie sehen den ersten Serienbrief.
Mit den Navigations-Schaltflächen der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen hin- und herschalten und prüfen, ob Daten und Text gut zusammenpassen. Um den Vorschaumodus wieder zu verlassen, klicken Sie die Schaltfläche "Vorschau Ergebnisse" erneut an.
Seriendruck mit Word: Klasse trotz Masse
TIPP 7: Serienbriefe erzeugen und letzte Anpassungen vornehmen
Ihr Serienbrief ist damit so gut wie fertig. Für den letzten Schritt klicken Sie die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" an und müssen sich dann nur noch für eine der drei folgenden Varianten entscheiden:
- Wenn Sie den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" wählen, schickt Word die Serienbriefe nicht direkt zum Drucker, sondern schreibt sie in ein Dokument. In diesem Dokument befinden sich die einzelnen Briefe jeweils in einem eigenen Abschnitt. Sie können dann bei einzelnen Briefen noch Änderungen vornehmen und anschließend das gesamte Dokument ausdrucken.
- Der Befehl "Dokumente drucken" schickt die einzelnen Briefe direkt zum Drucker.
- Mit dem dritten und letzten Befehl können Sie die Briefe per E-Mail verschicken. Dies ist wesentlich eleganter als der Versand per Verteilerliste, da so vermieden wird, dass jeder Empfänger der E-Mail alle Adressen der anderen Empfänger zu sehen bekommt. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre E-Mails per Outlook verwalten. Andere E-Mail-Programme werden von Word leider nicht unterstützt.
Unabhängig davon, für welche der drei besprochenen Varianten Sie sich schließlich entscheiden, erscheint zuvor noch ein Dialogfeld, in dem Sie zusätzlich steuern können, ob Sie alle oder nur bestimmte Empfänger anschreiben wollen.
Übersicht: Work ow für einen Serienbrief
- Hauptdokument erstellen
- Datenquelle einrichten
- Empfängerliste bearbeiten
- Platzhalter einfügen
- Seriendruck in der Vorschau prüfen
- Seriendruck starten
